47 ドキュメントでの共同作業

ほとんどすべての企業がドキュメントでの共同作業に多くの時間を費やしています。これには、共同作成、共有、レビュー、承認、編集などが含まれます。WebCenter Portal: Spacesでは、ドキュメントの開発時にも、Spacesアプリケーションのすべてのユーザーがドキュメントを使用できるようになったときにも、次のような様々な方法でドキュメントの共同作業を行うことができます。

第47.1項「ドキュメント・サービスを使用したドキュメントでの共同作業」
第47.2項「ワークフローを使用したドキュメントでの共同作業」
第47.3項「Oracle AutoVueを使用したドキュメントでの共同作業」

注意:

ドキュメント・サービスは、Content Server 11gを使用する場合にのみ、スペースの「ドキュメント」ページと管理設定に公開されます。接続したコンテンツ・リポジトリがContent Server 10gの場合、「ドキュメント」ページはスペースに表示されなくなり、スペースの管理設定(「サービス」および「ロール」)で利用できなくなります。10gのドキュメント・サービス機能を使用する場合、スペースにページを作成し、そのページにドキュメント・サービスのタスク・フローを追加できます。

対象読者

この章は、Spacesアプリケーションでのドキュメントの共有および共同作業に関心のあるSpacesユーザーを対象としています。

47.1 ドキュメント・サービスを使用したドキュメントでの共同作業

ドキュメント・サービスでは、フォルダやファイルのアクセス、追加および管理、ファイルやフォルダのプロパティの構成および表示、接続しているコンテンツ・リポジトリでのファイルやフォルダの内容の検索を行うための機能を提供します。

ドキュメント管理のコンテキスト内では、ドキュメント・サービスはドキュメントの共同作業のための機能を提供します。これらの機能には、次のものがあります。

ドキュメントのその場での表示。第43.10項「ファイルを開く」を参照してください。
ドキュメントのタグ付け。第43.20項「タグの使用」を参照してください。
サポートするドキュメントへのリンク。第43.24項「リンクの使用」を参照してください。
類似ドキュメントに対する推薦の表示。第43.25項「推薦の使用」を参照してください。
ドキュメントへのコメント。第43.19項「ファイルに対するコメントの表示、入力および削除」を参照してください。
ドキュメントへのリンクの共有。第43.27項「フォルダまたはファイルのURLの共有」を参照してください。
ドキュメントへのサブスクライブ。第43.28項「ファイルへのサブスクライブ」を参照してください。
ドキュメントのお気に入り登録。第43.29項「ファイルのお気に入り登録とお気に入り登録解除」を参照してください。
ドキュメントのお気に入りリストへの追加。第43.30項「フォルダまたはファイルのお気に入りへの追加」を参照してください。
WikiドキュメントのSpacesアプリケーションへの追加。これにより、複数のユーザーが共同で作業して、関連性がある、有益な最新のコンテンツを作成できるようになります。第49章「Wikiドキュメントの使用」を参照してください。
体験や意見を記録するためのブログの追加。これにより、複数のユーザーがブログ投稿を通じて提供できます。第50章「ブログの使用」を参照してください。

47.2 ワークフローを使用したドキュメントでの共同作業

ドキュメントの作成中は、通常、複数の人でレビューおよび承認を行う必要があります。このプロセス管理に使用できるように、Spacesには組込みワークフロー機能があります。この機能は、割り当てられた承認者による必要な承認にドキュメントを進めます。この機能は、接続しているコンテンツ・リポジトリがContent Serverの場合に使用できます。

ドキュメント・ワークフローの割当て、表示、更新および参加の詳細は、第45章「ワークフロー対応コンテンツの使用」を参照してください。

47.3 Oracle AutoVueを使用したドキュメントでの共同作業

ワークフロー、Wikiドキュメントおよびスペースを使用してドキュメントでの管理および共同作業を行うためにSpacesで提供されている様々な機能の他に、Oracle AutoVueを使用するというオプションもあります。

注意:

Oracle AutoVue機能を有効にするには、次の要件を満たす必要があります。

Spacesアプリケーションへのアクセスには、Content ServerとSpacesアプリケーションを同一のホストとポートで公開するOracle HTTP Server (OHS)を使用する必要があります。SpacesへのフロントエンドとしてOHSを設定する方法の詳細は、『Oracle Fusion Middleware Oracle WebCenter Portal管理者ガイド』のWebCenter Portalアプリケーション用にContent Serverを構成する方法に関する項を参照してください。
AutoVue VueLink統合サーブレットは、Content ServerおよびWebCenter Portalに対して構成されている同じOHSフロントエンドを使用してマップする必要があります。詳細は、『Oracle Fusion Middleware Oracle WebCenter Portal管理者ガイド』のWebCenter PortalでのiFrame UIの有効化に関する項を参照してください。
シングル・サインオフを許可し、Content Serverセッションの予期しない再利用を避けるために、Content ServerとSpacesアプリケーション間でSSOを設定する必要があります。『Oracle Fusion Middleware Oracle WebCenter Portal管理者ガイド』のシングル・サインオンの構成に関する項を参照してください。
Spacesは、webContextRootパラメータにContent Serverのホスト名を設定して、Content Serverリポジトリに接続している必要があります。webContextRootの設定の詳細は、『Oracle Fusion Middleware Oracle WebCenter Portal管理者ガイド』のコンテンツ・リポジトリの登録に関する項を参照してください。WLSTでwebContextRootを設定する場合は、『Oracle Fusion Middleware WebLogic Scripting Toolコマンド・リファレンス』のcreateJCRContentServerConnectionおよびsetJCRContentServerConnectionに関する項を参照してください。

Spacesとは別にパッケージ化されているOracle AutoVueは、ドキュメント・レビューおよびコラボレーション機能を提供するためにContent Serverのバックエンド・リポジトリと簡単に統合できます。AutoVueは、様々なファイル・タイプ(Word、Excel、PDFおよび2Dや3DのCADファイル・タイプなど)をサポートします。Oracle AutoVueの詳細は、http://www.oracle.com/us/products/applications/のドキュメント・ライブラリを参照してください。

Oracle AutoVueを使用してファイルのレビューおよび共同作業を行う手順は、次のとおりです。

ドキュメント・ビューアの「プレビュー」ペインでファイルを開き、「ファイル」メニューをクリックして、「AutoVueで注釈付け」を選択します(図47-1)。

図47-1 ドキュメント・ビューアの「ファイル」メニュー

Content ServerでAutoVueファイル・ビューアを開きます。

注意:

SSOが設定されていない場合は、AutoVueビューアを表示するためにContent Serverにログインする必要があります。
AutoVueファイル・ビューア(図47-2)で、コメントおよび個別のマークアップを入力し、変更を保存します。

図47-2 Content ServerのAutoVueファイル・ビューア

SpacesでAutoVueマークアップが含まれるファイルを表示するには、ドキュメント・ビューアの「プレビュー」ペイン(図47-3)の下部にある「Autovue」タブをクリックし、ファイルのAutoVueバージョン名をクリックします。

注意:

「Autovue」ペインに、そのファイルのマークアップされた複数のバージョンがリストされる場合があります。必要なバージョンをクリックします。

図47-3 ドキュメント・ビューア: 「Autovue」ペイン