Konfigurace úloh převodu na PDF

Pomocí vytvořených úloh převodu do PDF můžete převádět dokumenty do souborů PDF s využitím volby PDF a obrazové dokumenty do prohledávatelných souborů PDF s využitím volby Prohledávatelné PDF.

  1. V podoknu procedur na levé straně vyberte proceduru.

    Stránky konfigurace pro vybranou proceduru se zobrazí napravo.

  2. Otevřete kartu Zpracování.

  3. V tabulce Úlohy převodu do formátu PDF klikněte na ikonu Přidat úlohu převodu. Pokud chcete upravit existující úlohu, klikněte na ikonu Upravit úlohu převodu.

    Úlohu převodu můžete také zkopírovat, a to tak, že ji vyberete, kliknete na tlačítko Kopírovat úlohu převodu a po výzvě zapíšete nový název pro kopii úlohy. Kopírování úlohy slouží k rychlému vytvoření jejího duplikátu, který pak lze upravit.

  4. Na stránce Výběr dokumentu:

    1. V sekci Podrobnosti úlohy:

      • Zadejte název a popis úlohy.
      • V rozevíracím seznamu Výstupní formát PDF:
        • Volbu PDF vyberte, pokud má být typ obsahu generovaného souboru PDF stejný jako typ obsahu zdrojového dokumentu. Jestliže je zdrojem například sada obrázků, bude generován soubor PDF obsahující obrázky. Z dokumentu aplikace Word bude oproti tomu vytvořen textový soubor PDF.
        • Pokud má být obsah PDF prohledávatelný, vyberte možnost Prohledávatelné PDF. Výběrem této možnosti aktivujete kartu Nastavení PDF, na které můžete zvolit jazyky obsahu, pomocí kterých se provede optické rozpoznávání znaků (OCR). Požadované jazyky můžete vybrat zaškrtnutím odpovídajících políček v tabulce PDF - Nastavení prohledávání - Optické rozpoznávání znaků. Vyberete-li více jazyků, použije se OCR v pořadí jazyků zobrazeném na pravé straně tabulky v části Zvolené jazyky. Toto pořadí je založeno na sekvenci výběru zaškrtávacích políček. Pokud nezvolíte žádné jazyky, použije se OCR pouze na obsah v angličtině, protože políčko u angličtiny je zaškrtnuté ve výchozím nastavení.
    2. V sekci Převod dokumentu:

      • Zapněte políčko Převést dokumenty.

      • Chcete-li zpracovat dokumenty pro určité profily dokumentů, vyberte jeden či více profilů dokumentu z těch, které jsou uvedeny v poli Omezit na profily dokumentu, nebo výběrem položky Vše zpracujte dokumenty pro všechny definované profily dokumentů.

    3. V rozevíracím seznamu Zachovat originál jako typ přílohy vyberte typ, ve kterém chcete zachovat originální dokument.

    4. V části Převod příloh:

      • Zapněte políčko Převést přílohy.

      • Chcete-li zpracovat přílohy pro určité typy příloh, vyberte jeden či více typů příloh z těch, které jsou uvedeny v poli Omezit na typy příloh, nebo výběrem položky Vše zpracujte přílohy pro všechny definované typy příloh.

      • V rozevíracím seznamu Zachovat originál jako typ přílohy vyberte typ, ve kterém chcete zachovat originální přílohu.

  5. Na stránce Následné zpracování určete, jaký bude další postup, jakmile bude dokončeno zpracování převodu dokumentu, v závislosti na jeho úspěšnosti.

    Viz Konfigurace následného zpracování a sledování úlohy převodu do PDF.

  6. Zkontrolujte nastavení na stránce Souhrn a klinutím na tlačítko Odeslat uložte úlohu.

  7. Proveďte konfiguraci způsobu, jakým budou převedeny dokumenty do formátu PDF v dávkovém toku. Viz Konfigurace toku dávky do úlohy převodu do PDF.

  8. Vyzkoušejte úlohu převodů do formátu PDF, kterou jste vytvořili.

Konfigurace následného zpracování a sledování úlohy převodu do PDF

Volby následného zpracování úlohy převodu použijte k určení, co se stane po dokončení zpracování.

Postup konfigurace následného zpracování a sledování úlohy převodu:
  1. V podoknu procedur na levé straně vyberte proceduru.
    Stránky konfigurace pro vybranou proceduru se zobrazí napravo.
  2. Otevřete kartu Procesor.
  3. V tabulce Úlohy převodu do PDF přidejte nebo upravte úlohu převodu do PDF.
  4. Kliknutím na stránku Následné zpracování zobrazíte volby pro úspěšné zpracování (bez systémových chyb) a neúspěšné zpracování (jedna či více systémových chyb). Další kroky platí pro obě části: Když nejsou žádné systémové chyby a Když existují systémové chyby.
  5. V polích Procesor dávky a Úloha procesoru dávky určete, jaké kroky zpracování (pokud nějaké budou) se provedou po dokončení procesu převodu dokumentu. Můžete si vybrat z voleb Žádná, Procesor potvrzení, Procesor rozpoznávání, Převod do formátu TIF, Převody do formátu PDF, Procesor vyhledávání materiálů nebo Procesor transformace XML. Když zvolíte procesor rozpoznání nebo převody do formátů TIFF/PDF, určete úlohu procesoru.

    Můžete například odeslat dávky bez systémových chyb do procesoru potvrzení. Hodnotu Žádná můžete určit u dávek se systémovými chybami, a poté změnit jejich stav dávky nebo předponu a usnadnit tak další zpracování v klientu.

  6. V poli e-mailové adresy volitelně zadejte adresu, na kterou bude odeslána zpráva o úspěšném či neúspěšném dokončení zpracování. Když konfigurujete a testujete úlohu procesoru rozpoznání, nastavte sami sebe jako příjemce e-mailových oznámení o systémových chybách, a poté automaticky uvědomte správce o zpracování chyb.
  7. Ve zbývajících polích určete, jak mají být změněny zpracované dávky.

    • Přejmenujte dávky přidáním předpony. Přejmenujte například dávky, které byly neúspěšné, doplněním předpony ERR pro další šetření.

    • Změňte stav dávky nebo prioritu. Můžete například změnit stav dávky se systémovými chybami a poté vytvořit klientský profil s filtrováním dávek nastaveným na tento stav, aby kvalifikovaní uživatelé směli ručně upravit a dokončit dávky, u kterých došlo k chybám.

  8. Kliknutím na tlačítko Odeslat uložte úlohu.

Konfigurace toku dávky do úlohy převodu do PDF

Ke spuštění úlohy převodu do PDF musíte konfigurovat dávky do toku úloh ke zpracování. Toto provedete tak, že nastavíte úlohu převodu do PDF jako krok následného zpracování v klientském profilu nebo úloze jiného procesoru.

Toky dávek se dají konfigurovat v těchto místech:

Deaktivace nebo odstranění úlohy převodu do PDF

Když odstraníte úlohu převodu do PDF, nebude nadále dostupná pro dávky, ve kterých je nastavena jako krok následného zpracování. Není-li úloha určená pro fázi následného zpracování dostupná, dojde v dávce k chybě. Proto je vhodné úlohu před odstraněním nejprve přepnout do stavu offline, abyste mohli řešit případné nečekané problémy při jejím odstranění. Online úlohy převodu jsou spuštěny, když jsou vybrány v klientském profilu nebo na stránce Následné zpracování úlohy procesoru. Úlohu můžete dočasně zastavit (přepnout do stavu offline) nebo deaktivovanou úlohu změnit tak, aby byla znovu spouštěna.

Postup deaktivace nebo odstranění úlohy převodu do PDF:
  1. V podoknu procedur na levé straně vyberte proceduru.
    Stránky konfigurace pro vybranou proceduru se zobrazí napravo.
  2. Otevřete kartu Zpracování.
  3. Chcete-li úlohu deaktivovat, vyberte ji v tabulce Úlohy převodu do PDF a klikněte na volbu Deaktivace nebo aktivace úlohy převodu do PDF.

    Úlohu převodu do PDF můžete deaktivovat nebo aktivovat také zapnutím či vypnutím pole Online na stránce Výběr dokumentu.

  4. Vyberte deaktivovanou úlohu v tabulce Úlohy převodu do PDF a klikněte na tlačítko Odstranění úlohy převodu do PDF.
  5. Po zobrazení výzvy potvrďte kliknutím na Ano, že chcete tuto úlohu převodu odstranit.