Διαμόρφωση εργασιών μετατροπής σε PDF

Δημιουργώντας εργασίες μετατροπής σε PDF, μπορείτε να μετατρέψετε έγγραφα σε PDF χρησιμοποιώντας την επιλογή PDF. Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε έγγραφα εικόνας σε PDF με δυνατότητα αναζήτησης χρησιμοποιώντας την επιλογή PDF με δυνατότητα αναζήτησης.

  1. Στο τμήμα παραθύρου διαδικασιών στα αριστερά, επιλέξτε τη διαδικασία σας.

    Οι σελίδες διαμόρφωσης για την επιλεγμένη διαδικασία εμφανίζονται στα δεξιά.

  2. Ανοίξτε την καρτέλα "Επεξεργασία".

  3. Στον πίνακα "Εργασίες μετατροπής σε PDF", επιλέξτε Προσθήκη εργασίας μετατροπής ή για να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα εργασία, επιλέξτε Επεξεργασία εργασίας μετατροπής.

    Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε μια εργασία μετατροπής επιλέγοντας την εργασία, πατώντας Αντιγραφή εργασίας μετατροπής και εισαγάγοντας ένα νέο όνομα όταν σας ζητηθεί. Η αντιγραφή μιας εργασίας σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε γρήγορα ένα διπλότυπο και να το τροποποιήσετε.

  4. Στη σελίδα "Επιλογή εγγράφου":

    1. Στην ενότητα "Λεπτομέρειες εργασίας":

      • Εισαγάγετε ένα όνομα και μια περιγραφή για την εργασία.
      • Από την αναπτυσσόμενη λίστα Μορφή εξόδου PDF:
        • Επιλέξτε PDF αν ο δημιουργούμενος τύπος περιεχομένου PDF πρέπει να είναι ίδιος με τον τύπο περιεχομένου του εγγράφου προέλευσης. Για παράδειγμα, αν το έγγραφο προέλευσης είναι ένα σύνολο εικόνων, δημιουργείται ένα PDF που περιέχει εικόνες. Αντίστοιχα, από ένα έγγραφο Word δημιουργείται ένα PDF κειμένου.
        • Επιλέξτε PDF με δυνατότητα αναζήτησης αν το περιεχόμενο PDF θα πρέπει να έχει δυνατότητα αναζήτησης. Με την επιλογή αυτής της δυνατότητας, ενεργοποιείται η καρτέλα Ρυθμίσεις PDF στην οποία μπορείτε να επιλέξετε τις γλώσσες περιεχομένου στις οποίες θα πρέπει να εφαρμοστεί η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR). Στον πίνακα PDF - Ρυθμίσεις με δυνατότητα αναζήτησης - Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων, μπορείτε να επιλέξετε τις απαιτούμενες γλώσσες επιλέγοντας τα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου. Αν επιλέξετε πολλαπλές γλώσσες, το OCR εφαρμόζεται με τη σειρά των γλωσσών που εμφανίζονται στη δεξιά πλευρά του πίνακα στην ενότητα Επιλεγμένες γλώσσες. Αυτή η σειρά καθορίζεται από την ακολουθία των επιλεγμένων πλαισίων ελέγχου. Αν δεν επιλέξετε καμία γλώσσα, το OCR εφαρμόζεται μόνο στο περιεχόμενο αγγλικής γλώσσας, καθώς το πλαίσιο ελέγχου για τα Αγγλικά είναι επιλεγμένο από προεπιλογή.
    2. Στην ενότητα "Μετατροπή εγγράφων":

      • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Μετατροπή εγγράφων".

      • Για την επεξεργασία εγγράφων για συγκεκριμένα προφίλ εγγράφων, επιλέξτε ένα ή περισσότερα προφίλ εγγράφων από τη λίστα του πεδίου "Περιορισμός σε προφίλ εγγράφων" ή επιλέξτε "Όλα" για να γίνει επεξεργασία εγγράφων για όλα τα προφίλ εγγράφων που έχουν καθοριστεί.

    3. Στην αναπτυσσόμενη λίστα "Διατήρηση πρωτότυπου ως τύπου συνημμένου", επιλέξτε τον τύπο στον οποίο θέλετε να διατηρήσετε το πρωτότυπο έγγραφο.

    4. Στην ενότητα "Μετατροπή συνημμένων":

      • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Μετατροπή συνημμένων".

      • Για την επεξεργασία συνημμένων για συγκεκριμένους τύπους συνημμένων, επιλέξτε έναν ή περισσότερους τύπους συνημμένων που παρατίθενται στο πεδίο Περιορισμός σε τύπους συνημμένων ή επιλέξτε Όλοι για να γίνει επεξεργασία συνημμένων για όλους τους τύπους συνημμένων που έχουν καθοριστεί.

      • Στην αναπτυσσόμενη λίστα "Διατήρηση πρωτότυπου ως τύπου συνημμένου", επιλέξτε τον τύπο στον οποίο θέλετε να διατηρήσετε το πρωτότυπο συνημμένο.

  5. Στη σελίδα "Μετέπειτα επεξεργασία", καθορίστε τι συμβαίνει μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας μετατροπής εγγράφων, ανάλογα με το αποτέλεσμα.

    Ανατρέξτε στην ενότητα Διαμόρφωση μετέπειτα επεξεργασίας και παρακολούθησης μιας εργασίας μετατροπής σε PDF.

  6. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις στη σελίδα "Σύνοψη" και πατήστε "Υποβολή" για να αποθηκεύσετε την εργασία.

  7. Διαμορφώστε τον τρόπο ροής των δεσμών για τη μετατροπή εγγράφων σε PDF. Ανατρέξτε στην ενότητα Διαμόρφωση ροής δέσμης σε μια εργασία μετατροπής σε PDF.

  8. Δοκιμάστε την εργασία μετατροπών σε PDF που δημιουργήσατε.

Διαμόρφωση μετέπειτα επεξεργασίας και παρακολούθησης μιας εργασίας μετατροπής σε PDF

Χρησιμοποιήστε τις επιλογές μετέπειτα επεξεργασίας μιας εργασίας μετατροπής για να καθορίσετε τι συμβαίνει αφού ολοκληρωθεί η επεξεργασία.

Για να διαμορφώσετε μετέπειτα επεξεργασία και παρακολούθηση μιας εργασίας μετατροπής:
  1. Στο τμήμα παραθύρου διαδικασιών στα αριστερά, επιλέξτε τη διαδικασία σας.
    Οι σελίδες διαμόρφωσης για την επιλεγμένη διαδικασία εμφανίζονται στα δεξιά.
  2. Ανοίξτε την καρτέλα "Πρόγραμμα επεξεργασίας".
  3. Στον πίνακα "Εργασίες μετατροπής σε PDF", προσθέστε ή επεξεργαστείτε μια εργασία μετατροπής σε PDF.
  4. Κάντε κλικ στη σελίδα "Μετέπειτα επεξεργασία" για να εμφανιστούν οι επιλογές επεξεργασίας για επιτυχή επεξεργασία (χωρίς σφάλματα συστήματος) και ανεπιτυχή επεξεργασία (ένα ή περισσότερα σφάλματα συστήματος). Τα επόμενα βήματα ισχύουν και για τις δύο ενότητες: Όταν δεν υπάρχει σφάλμα συστήματος και Όταν υπάρχουν σφάλματα συστήματος.
  5. Στα πεδία "Πρόγραμμα επεξεργασίας δέσμης" και "Εργασία προγράμματος επεξεργασίας δέσμης", καθορίστε ποιο βήμα επεξεργασίας, αν υπάρχει, εκτελείται αφού ολοκληρωθεί η επεξεργασία μετατροπής. Μπορείτε να επιλέξετε από Κανένα, Πρόγραμμα επεξεργασίας οριστικοποίησης, Πρόγραμμα επεξεργασίας αναγνώρισης, Μετατροπή σε TIFF, Μετατροπές σε PDF ή Πρόγραμμα επεξεργασίας αναζήτησης πόρων ή Πρόγραμμα επεξεργασίας μετασχηματισμού XML. Αν επιλέξετε πρόγραμμα επεξεργασίας αναγνώρισης ή μετατροπές σε TIFF/PDF, καθορίστε μια εργασία προγράμματος επεξεργασίας.

    Για παράδειγμα, μπορεί να στείλετε δέσμες χωρίς σφάλματα συστήματος στο πρόγραμμα επεξεργασίας οριστικοποίησης. Μπορεί να καθορίσετε "Κανένα" για τις δέσμες με σφάλματα συστήματος, στη συνέχεια, να αλλάξετε την κατάσταση ή το πρόθημα δέσμης για να διευκολύνετε την περαιτέρω επεξεργασία στο client.

  6. Στο πεδίο διεύθυνσης ηλ. ταχυδρομείου, εισαγάγετε προαιρετικά μια διεύθυνση στην οποία αποστέλλεται ένα μήνυμα αφού ολοκληρωθεί επιτυχώς η επεξεργασία ή αποτύχει. Ενώ διαμορφώνετε και δοκιμάζετε μια εργασία προγράμματος επεξεργασίας μετατροπής, μπορείτε να ρυθμίσετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν εμφανίζονται σφάλματα συστήματος και, αργότερα, να ειδοποιείται αυτόματα ένας διαχειριστής για τα σφάλματα επεξεργασίας.
  7. Στα υπόλοιπα πεδία, καθορίστε τον τρόπο αλλαγής των επεξεργασμένων δεσμών.

    • Μετονομάστε τις δέσμες προσθέτοντας ένα πρόθεμα. Για παράδειγμα, μετονομάστε τις δέσμες που ήταν ανεπιτυχείς με το πρόθεμα ERR για παρακολούθηση.

    • Αλλάξτε την κατάσταση ή την προτεραιότητα δέσμης. Για παράδειγμα, ενδεχομένως να αλλάξετε την κατάσταση των δεσμών με σφάλματα συστήματος, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε ένα προφίλ client με φιλτράρισμα δέσμης καθορισμένο σε αυτήν την κατάσταση ώστε να επιτρέπεται σε κατάλληλους χρήστες να επεξεργάζονται μη αυτόματα και να ολοκληρώνουν δέσμες που αντιμετώπισαν σφάλματα.

  8. Πατήστε "Υποβολή" για να αποθηκεύσετε την εργασία.

Διαμόρφωση ροής δέσμης σε μια εργασία μετατροπής σε PDF

Για να εκτελέσετε μια εργασία μετατροπής σε PDF, πρέπει να διαμορφώσετε δέσμες που έχουν ροή προς την εργασία για επεξεργασία. Αυτό γίνεται ορίζοντας τις μετατροπές σε PDF ως βήμα μετέπειτα επεξεργασίας σε ένα προφίλ client ή μια άλλη εργασία προγράμματος επεξεργασίας.

Μπορείτε να διαμορφώσετε ροές δεσμών από τα ακόλουθα:

Απενεργοποίηση ή διαγραφή εργασίας μετατροπής σε PDF

Όταν διαγράφετε μια εργασία μετατροπής σε PDF, δεν παραμένει διαθέσιμη πλέον για δέσμες για τις οποίες έχει οριστεί ως βήμα μετέπειτα επεξεργασίας. Αν μια εργασία που έχει καθοριστεί για μετέπειτα επεξεργασία δεν είναι διαθέσιμη, προκύπτει σφάλμα για τη δέσμη. Ενδέχεται να θέλετε να αλλάξετε μια εργασία σε εκτός σύνδεσης για ένα χρονικό διάστημα πριν τη διαγράψετε, γεγονός που σας επιτρέπει να επιλύσετε μη αναμενόμενα προβλήματα με τη διαγραφή της. Οι ηλεκτρονικές εργασίες μετατροπής εκτελούνται όταν έχουν επιλεγεί σε ένα προφίλ client ή στη σελίδα "Μετέπειτα επεξεργασία" μιας εργασίας προγράμματος επεξεργασίας. Μπορείτε να διακόψετε προσωρινά μια εργασία (να την θέσετε εκτός σύνδεσης) ή να αλλάξετε μια απενεργοποιημένη εργασία ώστε να εκτελεστεί πάλι.

Για να απενεργοποιήσετε ή να διαγράψετε μια εργασία μετατροπής PDF:
  1. Στο τμήμα παραθύρου διαδικασιών στα αριστερά, επιλέξτε τη διαδικασία σας.
    Οι σελίδες διαμόρφωσης για την επιλεγμένη διαδικασία εμφανίζονται στα δεξιά.
  2. Ανοίξτε την καρτέλα "Επεξεργασία".
  3. Για να απενεργοποιήσετε μια εργασία, επιλέξτε τη στον πίνακα "Εργασίες μετατροπής σε PDF" και πατήστε Απενεργοποίηση ή διαγραφή μιας εργασίας μετατροπής PDF.

    Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε ή να ενεργοποιήσετε μια εργασία μετατροπής σε PDF επιλέγοντας ή αναιρώντας την επιλογή του πεδίου "Σε σύνδεση" στη σελίδα "Επιλογή εγγράφου".

  4. Επιλέξτε την απενεργοποιημένη εργασία στον πίνακα "Εργασίες μετατροπής σε PDF" και πατήστε Διαγραφή μιας εργασίας μετατροπής PDF.
  5. Όταν σας ζητηθεί, πατήστε "Ναι" για να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή της εργασίας μετατροπής.