Adición de datos adjuntos
Los datos adjuntos contienen archivos adjuntos a la conciliación general, comentarios o transacciones sobre la conciliación.
El cajón de navegación Datos adjuntos está reservado para el rol de preparador. Solo el preparador puede usar el cajón de navegación Datos adjuntos. El preparador actual que está trabajando en la conciliación con estado Abierto con preparador tiene acceso completo para agregar o suprimir los datos adjuntos en el cajón de navegación Datos adjuntos, independientemente de si los agregó o no.
Los preparadores pueden agregar datos adjuntos a la conciliación global en la sección Datos adjuntos del resumen y a las transacciones o comentarios de conciliaciones. Los revisores y comentaristas solo pueden agregar datos adjuntos a sus comentarios.
Puede:
- Ver quién ha agregado los datos adjuntos, así como la fecha y hora en la que se agregaron.
- Traslado de saldo de un dato adjunto en una conciliación al siguiente periodo en el que se crea la conciliación.
- Editar la descripción de un dato adjunto hasta que el flujo de trabajo de la conciliación se haya completado.
- Expandir la lista de datos adjuntos de transacción y establecer como vista expandida predeterminada.
-
Agregar un dato adjunto a varias conciliaciones a la vez.
-
Agregar uno o más datos adjuntos arrastrando y soltando desde el cuadro de diálogo Agregar datos adjuntos. También puede arrastrar y soltar más de un dato adjunto y, a continuación, cargarlos a la vez.
Permisos basados en rol y estado
La siguiente tabla describe las tareas que puede realizar dependiendo de su rol y el estado de la conciliación:
Tabla 5-1 Datos adjuntos
| Rol | Estado: Abierto con preparador | Estado: Abierto con revisor | Estado: Cerrado |
|---|---|---|---|
| Preparador | Puede agregar o suprimir datos adjuntos, independientemente de si los agregó o no | Puede ver datos adjuntos | Puede ver datos adjuntos |
| Revisor | Puede ver datos adjuntos | Puede ver datos adjuntos | Puede ver datos adjuntos |
| Comentarista | Puede ver datos adjuntos | Puede ver datos adjuntos | Puede ver datos adjuntos |
| Administrador | Puede ver datos adjuntos | Puede ver datos adjuntos | Puede ver datos adjuntos |
| Usuario avanzado | Puede ver datos adjuntos | Puede ver datos adjuntos | Puede ver datos adjuntos |
Agregar un documento externo o enlace de página web
Para agregar un documento externo o enlace de página web a las secciones de datos adjuntos, realice los siguientes pasos:
- En Inicio, haga clic en Conciliaciones y, a continuación, seleccione y abra la conciliación en la que desee trabajar.
- En el cuadro de diálogo Resumen de conciliación, haga clic en el separador Datos adjuntos (icono de clip) situado a la derecha. Aparece la lista de datos adjuntos.
- Haga clic en el icono Datos adjuntos o Enlace de archivo.
- Para los datos adjuntos, seleccione Elegir archivo para seleccionar y adjuntar el archivo y haga clic en Aceptar.
- A continuación, introduzca un nombre descriptivo.
- Si desea que este dato adjunto se incluya en la conciliación para el siguiente periodo, seleccione la casilla de verificación Traslado de saldo.
- Para enlaces, introduzca la URL (por ejemplo: Oracle, http://www.oracle.com), a continuación, introduzca el nombre de URL y haga clic en Aceptar
- A continuación, introduzca un nombre descriptivo.
- Si desea que este dato adjunto se incluya en la conciliación para el siguiente periodo, seleccione la casilla de verificación Traslado de saldo.
Si selecciona Traslado de saldo, verá un icono de traslado de saldo junto al archivo adjunto o enlace web.
Nota:
La opción para cargar un archivo como datos adjuntos solo se puede ver si la opción Evitar carga de archivos no está seleccionada con el formato asociado a esta conciliación. - Para los datos adjuntos, seleccione Elegir archivo para seleccionar y adjuntar el archivo y haga clic en Aceptar.
Nota:
Una vez que un preparador haya agregado un enlace, un usuario que haga clic en el enlace lo abrirá en función de la configuración del explorador del usuario.Edición o supresión de datos adjuntos
Puede editar o suprimir datos adjuntos si accede a la acción Editar o Suprimir de la derecha.
En el cuadro de diálogo Editar datos adjuntos, puede editar el nombre y también cambiar la casilla de verificación Traslado de saldo.
Nota:
Puede editar la descripción del nombre hasta el momento en el que el flujo de trabajo de la conciliación se haya completado.Datos adjuntos de traslado de saldo
Puede que alguna vez quiera que se realice un traslado de saldo de un dato adjunto a una conciliación a un periodo futuro para esa conciliación. Puede utilizar la casilla de verificación Traslado de saldo de los cuadros de diálogo Agregar datos adjuntos o Editar datos adjuntos para indicar que este mismo dato adjunto se incluirá con la conciliación cuando se haya creado para el siguiente periodo.
Expansión de todos los adjuntos de transacción
Puede hacer clic en el icono Expandir todo situado junto a Adjuntos de transacción para ver una lista completa de adjuntos de transacción. El icono será Expandir todo o Contraer todo. Los valores predeterminados de configuración para el último ajuste utilizado en una sesión.
Este es un ejemplo de la lista expandida.
Adición de un archivo o URL a varias conciliaciones o transacciones a la vez
Para agregar un archivo de referencia o URL a varias conciliaciones o transacciones a la vez:
-
En Inicio, haga clic en Conciliaciones o Transacciones.
-
Puede seleccionar varias conciliaciones o transacciones (tanto resaltar más de una fila como seleccionar más de una utilizando la tecla Mayús) y luego haga clic en Acciones, Agregar referencia y Archivo o URL.
Adición de uno o varios datos adjuntos mediante la opción de arrastrar y soltar
También puede agregar uno o más datos adjuntos mediante la funcionalidad de arrastrar y soltar, disponible en el cuadro de diálogo Agregar datos adjuntos. Puede cambiar el nombre del dato adjunto en el campo Nombre, si lo desea. Si arrastra y suelta varios datos adjuntos, puede cargarlos a la vez.
Nota:
Debe acceder al cuadro de diálogo Agregar datos adjuntos para poder arrastrar y soltar datos adjuntos correctamente. Es posible que se produzca algún problema si intenta arrastrar y soltar desde el resumen.
Nota:
La opción para cargar un archivo como datos adjuntos solo se puede ver si la opción Evitar carga de archivos no está seleccionada con el formato asociado a esta conciliación.Consideraciones de tamaño para conciliación y datos anexos al comentario
Tenga en cuenta que la conciliación y los datos anexos al comentario ocupan la mayor parte del almacenamiento de cliente. A continuación, se muestran algunos consejos útiles que le ayudarán a gestionar el tamaño del adjunto.
-
Los clientes se pueden suscribir a Oracle Cloud Object Storage y, tras crear un depósito de almacenamiento, configure Conciliación de cuentas para almacenar datos adjuntos en Object Storage. Esto reduce significativamente el tamaño de la base de datos de Conciliación de cuentas. Consulte Uso de Oracle Cloud Object Storage para retener datos adjuntos en Configuración de Account Reconciliation
-
Los clientes pueden almacenar los datos adjuntos en su propio repositorio de documentos y acceder a él mediante un enlace desde la conciliación. Agregar un enlace es más sencillo que cargar un adjunto de archivo y ocupa mucho menos espacio de almacenamiento.
-
Los clientes también pueden archivar periodos antiguos mediante la descarga del almacenamiento o la activación en un servicio de archivo.
-
Los clientes deben examinar los contenidos de los datos adjuntos más grandes para asegurarse de que los usuarios están cargando los datos de forma eficaz. Por ejemplo, los documentos de Word incorporan capturas de pantalla de alta calidad que necesitan mucho espacio de almacenamiento.