Oracle Account Reconciliation Cloud le ayuda a administrar los procesos de conciliación de cuentas, incluidas las conciliaciones de hojas de balance, conciliaciones del sistema de consolidación y otros procesos de conciliación en vigor.
Las tareas clave de un administrador para cada periodo son:
Configurar perfiles durante el periodo
Para cada periodo, debe configurar los perfiles para las nuevas combinaciones de cuentas y gestionar las asignaciones del preparador y el revisor para los perfiles.
Gestionar las asignaciones de usuario en los perfiles o agregar nuevos perfiles es una función de configuración que se lleva a cabo en Aplicación, en la página Perfiles.
Crear conciliaciones
Con la acción Crear conciliaciones se crean las conciliaciones durante el periodo seleccionado para todos los perfiles activos que tienen una frecuencia que coincide con el periodo.
Si crea perfiles de antemano (para combinaciones de códigos que aún no están activos y todavía no reciben balances), es mejor desactivar estos perfiles en el cuadro de diálogo Perfil para evitar que se cree una conciliación desde el perfil. Si se importa un balance para el perfil más adelante, se establecerá automáticamente en el estado Activo y, posteriormente, se incluirá en los procesos de "Crear conciliación" futuros. Puede realizar esta acción varias veces en el mismo periodo porque no sobrescribirá las conciliaciones para las que se ha iniciado el trabajo. Simplemente actualiza las conciliaciones pendientes o agrega nuevas conciliaciones.
Buscar conciliaciones que faltan
La acción Buscar conciliaciones que faltan realiza una doble comprobación para garantizar que existen conciliaciones para todos los perfiles que deben tenerlas.
Por ejemplo, si realiza la conciliación de patrimonio trimestralmente, esta cuenta no aparecerá como una conciliación que falta durante los periodos de enero y febrero, pero aparecerá durante el periodo de marzo (en caso de que marzo sea el final del trimestre).
Pueden faltar conciliaciones si olvida crear conciliaciones para perfiles. Esto puede suceder si agrega perfiles más adelante en el periodo después de haber creado las conciliaciones, o si se han creado las conciliaciones y se han suprimido posteriormente. Es importante comprobar si faltan conciliaciones para garantizar que se han completado.
Preparar conciliaciones de cuentas
Para preparar conciliaciones de cuentas, introduzca balances, transacciones y tasas de cambio, y compruebe que no existan balances sin asignar.
Los balances, transacciones y tasas de cambio se pueden importar en cualquier momento, siempre que el periodo no esté bloqueado. Puede incluso importar los datos antes de haber creado las conciliaciones.
Si importa datos después de que haya comenzado el trabajo, recuerde que puede verse afectado el estado de conciliación.
Si el estado de conciliación es "Abierto con revisor" o "Cerrado", volverá a ser "Abierto con preparador" si ejecuta una importación de transacciones previamente asignadas, o bien si importa balances (sin asignar o previamente asignados) que difieren de los balances existente actualmente en la conciliación.
Abrir periodo
Debe abrir un periodo cuando esté listo para que los preparadores puedan comenzar a trabajar en él. Al establecer el estado del periodo en abierto, cualquier conciliación que haya alcanzado su fecha de inicio cambiará de estado pendiente a estado abierto con el preparador.
Supervisión del estado de las conciliaciones
Para supervisar el estado de las conciliaciones y garantizar que se procesan las solicitudes de cambio:
Utilice el panel Descripción general para realizar un seguimiento del estado actual de las conciliaciones. Cambie las selecciones de Ver por para ver las estadísticas por diferentes métricas.
Utilice Panel de conformidad para supervisar las métricas de rendimiento, como la identificación de los usuarios o equipos que corren el riesgo de incumplir sus plazos o las conciliaciones que tienen indicadores de advertencia.
Si ha configurado los indicadores del panel "Semáforo", podrá ver las métricas del semáforo.Utilice Aplicación y, a continuación, el separador Descripción general para ver la actividad de conciliación.
Otras tareas administrativas en curso
Hay otras tareas administrativas en curso que pueden ser necesarias:
Envío, aprobación o rechazo de conciliaciones
Gestión de solicitudes de reasignación
Cerrar y bloquear el periodo
El cierre de un periodo evita que se agreguen nuevas conciliaciones al periodo, pero se puede seguir trabajando en las conciliaciones existentes (incluida la carga de balances y transacciones).
El bloqueo de un periodo evita que se produzcan cambios en las conciliaciones y también impide que se carguen las transacciones de confrontación de transacciones que tienen una fecha contable menor o igual a la fecha de finalización del periodo bloqueado.
Puede encontrar muchas de estas acciones en la opción Periodos de Aplicación. Haga clic en el botón Acciones asociado al periodo durante el que se debe realizar la acción. Consulte Cierre y bloqueo de periodos