Configuración de trabajos de conversión a PDF

Al crear trabajos de conversión a PDF, puede convertir documentos a archivos PDF mediante la opción PDF, y documentos de imagen a archivos PDF que permiten búsquedas mediante la opción PDF apto para búsqueda.

  1. En el panel de procedimientos de la izquierda, seleccione el procedimiento.

    Las páginas de configuración del procedimiento seleccionado aparecen a la derecha.

  2. Abra el separador Procesamiento.

  3. En la tabla Trabajos de conversión a PDF, haga clic en Agregar trabajo de conversión; o bien, para editar un trabajo existente, haga clic en Editar trabajo de conversión.

    También puede copiar un trabajo de conversión. Para ello, selecciónelo, haga clic en Copiar trabajo de conversión e introduzca un nuevo nombre cuando se le solicite. Al copiar un trabajo puede duplicarlo rápidamente y modificarlo.

  4. En la página Selección de documentos:

    1. En la sección Detalles del trabajo:

      • Introduzca un nombre y una descripción para el nombre del trabajo.
      • En la lista desplegable Formato de PDF de salida:
        • Seleccione PDF si el tipo de contenido PDF generado debe ser el mismo que el tipo de contenido del documento de origen. Por ejemplo, si el origen es un juego de imágenes, se genera un PDF que contiene imágenes. Sin embargo, de un documento de Word se genera un PDF de texto.
        • Seleccione PDF apto para búsqueda si se puede permitir las búsquedas en el contenido del PDF. Al seleccionar esta opción, se activa el separador Configuración de PDF en el que puede elegir los idiomas del contenido en el que se debe aplicar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). En la tabla PDF - Configuración para búsqueda - Reconocimiento óptico de caracteres, puede seleccionar los idiomas necesarios mediante la selección de las casillas de control correspondientes. Si selecciona varios idiomas, el reconocimiento óptico de caracteres se aplica en el orden de los idiomas que se muestran a la derecha de la tabla en Idiomas seleccionadas. Este orden viene determinado por la secuencia de la selección de casilla de control. Si no selecciona ningún idioma, el reconocimiento óptico de caracteres solo se aplica al contenido del idioma inglés ya que la casilla de control Inglés está seleccionada por defecto.
    2. En la sección Conversión de documentos:

      • Seleccione la casilla de control Convertir documentos.

      • Para procesar documentos de perfiles de documento específicos, seleccione uno o más de los perfiles de documento que se muestran en el campo Restringir a perfiles de documento o seleccione Todo para procesar documentos de todos los perfiles de documento definidos.

    3. En la lista desplegable Conservar originales como tipo de anexo, seleccione el tipo en el que desea conservar el documento original.

    4. En la sección Conversión de anexos:

      • Seleccione la casilla de control Convertir anexos.

      • Para procesar anexos de tipos de anexo específicos, seleccione uno o más de los tipos de anexo que se muestran en el campo Restringir a tipos de anexo o seleccione Todo para procesar los anexos de todos los tipos de anexo definidos.

      • En la lista desplegable Conservar originales como tipo de anexo, seleccione el tipo en el que desea conservar el anexo original.

  5. En la página Procesamiento posterior, especifique qué ocurre después de completarse el procesamiento de conversión del documento, dependiendo de si la ejecución es correcta.

    Consulte Configuración del procesamiento posterior y la supervisión de un trabajo de conversión a PDF.

  6. Revise la configuración en la página Resumen y haga clic en Enviar para guardar el trabajo.

  7. Configure cómo fluyen los lotes para convertir los documentos a PDF. Consulte Configuración del flujo de lotes a un trabajo de conversión a PDF.

  8. Pruebe el trabajo de conversión a PDF que ha creado.

Configuración del procesamiento posterior y la supervisión de un trabajo de conversión a PDF

Utilice las opciones de procesamiento posterior de un trabajo de conversión para especificar qué ocurre una vez que ha terminado el procesamiento.

Para configurar el procesamiento posterior y la supervisión de un trabajo de conversión:
  1. En el panel de procedimientos de la izquierda, seleccione el procedimiento.
    Las páginas de configuración del procedimiento seleccionado aparecen a la derecha.
  2. Abra el separador Procesador.
  3. En la tabla Trabajos de conversión a PDF, agregue o edite un trabajo de conversión a PDF.
  4. Haga clic en la página Procesamiento posterior para mostrar las opciones de procesamiento para el procesamiento correcto (ningún error del sistema) y el procesamiento incorrecto (uno o más errores del sistema). El siguiente paso se aplica a ambas secciones: Si no hay ningún error del sistema y Si hay errores del sistema.
  5. En los campos Procesador de lotes y Trabajo de procesador de lotes, especifique qué paso de procesamiento, si hay alguno, tiene lugar una vez que termina el procesamiento de conversión de documentos. Puede seleccionar Ninguno, Procesador de confirmación, Procesador de reconocimiento, Conversiones a TIFF, Conversión a PDF, Procesador de consulta de activos o Procesador de transformación XML. Si selecciona el procesador de reconocimiento o las conversiones a TIFF/PDF, especifique un trabajo de procesador.

    Por ejemplo, puede enviar lotes sin errores del sistema al procesador de confirmación. Puede especificar Ninguno para los lotes con errores del sistema y, a continuación, cambiar el estado o el prefijo de lote para facilitar el procesamiento posterior en el cliente.

  6. En el campo de dirección de correo electrónico, puede introducir una dirección a la que enviar un correo electrónico una vez que el procesamiento termina de forma correcta o falla. Durante la configuración y la prueba de un trabajo de procesador de conversión, puede configurarse a sí mismo para recibir notificaciones de correo electrónico si se producen errores del sistema y, a continuación, alertar automáticamente a un administrador de los errores de procesamiento.
  7. En los campos restantes, especifique cómo se deben cambiar los lotes procesados.

    • Renombre lotes mediante la adición de un prefijo. Por ejemplo, renombre los lotes incorrectos con el prefijo ERR para realizar un seguimiento.

    • Cambie el estado o la prioridad del lote. Por ejemplo, puede cambiar el estado de los lotes con errores del sistema y crear a continuación un perfil de cliente con el filtrado de lotes definido en este estado para permitir que los usuarios cualificados editen y completen manualmente los lotes con errores.

  8. Haga clic en Enviar para guardar el trabajo.

Configuración del flujo de lotes a un trabajo de conversión a PDF

Para ejecutar un trabajo de conversión a PDF, debe configurar que los lotes fluyan al trabajo para su procesamiento. Esto se realiza configurando las conversiones a PDF como paso de procesamiento posterior en un perfil de cliente o en otro trabajo de procesador.

Puede configurar flujos de lotes desde:

Desactivación o supresión de un trabajo de conversión a PDF

Cuando se suprime un trabajo de conversión a PDF, este ya no permanece disponible para los lotes para los que está definido como paso de procesamiento posterior. Si no está disponible un trabajo especificado para el procesamiento posterior, se producirá un error en el lote. Puede que desee cambiar un trabajo a fuera de línea durante determinado tiempo, permitiéndole resolver problemas inesperados con su supresión. Los trabajos de conversión en línea se ejecutan cuando se seleccionan en un perfil de cliente o en la página Procesamiento posterior de un trabajo de procesador. Puede parar temporalmente un trabajo (ponerlo fuera de línea) o cambiar un trabajo desactivado para que se vuelva a ejecutar.

Para desactivar o suprimir un trabajo de conversión a PDF:
  1. En el panel de procedimientos de la izquierda, seleccione el procedimiento.
    Las páginas de configuración del procedimiento seleccionado aparecen a la derecha.
  2. Abra el separador Procesamiento.
  3. Para desactivar un trabajo, selecciónelo en la tabla Trabajos de conversión a PDF y haga clic en Desactivar o activar un trabajo de conversión a PDF.

    También puede desactivar o activar un trabajo de conversión a PDF seleccionando o anulando la selección del campo En línea en la página Selección de documentos.

  4. Seleccione el trabajo desactivado en la tabla Trabajos de conversión a PDF y haga clic en Suprimir un trabajo de conversión a PDF.
  5. Cuando se le solicite, haga clic en Sí para confirmar que desea suprimir este trabajo de conversión.