Descripción de la gobernanza de sitios

El problema

Actualmente hay un problema en el sector. Las empresas tienen que hacer frente a un auge de experiencias, que se deben crear y desplegar de forma rápida, con una visibilidad central para adaptarse al mensaje y a la marca de la empresa. Las empresas suelen enfrentarse al hecho de que se tarda muchísimo en desarrollar y ofrecer nuevas experiencias. Para conseguir sus objetivos, su empresa necesita una tecnología potente y adaptable que le permita ampliar, rápidamente, para crear y gestionar muchas experiencias de forma coherente y, de esta forma, impulsar las iniciativas de productos o marcas. Necesita ofrecer nuevas experiencias de forma rápida y eficiente, ya que, de lo contrario, perderá oportunidades de mercado y no conseguirá obtener el compromiso de clientes y clientes potenciales.

El auge de experiencias suele ser el resultado de años de iniciativas separadas y aisladas, durante el cual cada una de las divisiones, marcas y equipos han adquirido la gestión de contenido web (WCM) sin un control central. Esto crea un entorno complicado que tarda en adaptarse al mercado, vulnerable a las amenazas de seguridad y que supone unos costos en espiral e impredecibles.

La falta de procesos coherentes para crear experiencias junto con el uso de una combinación diversa de tecnologías WCM hacen que su empresa quede expuesta a riesgos de seguridad inmensos. Cuando son varios los implicados y cada uno es el responsable de una pequeña parte del problema del sitio web, las responsabilidades básicas, como la seguridad, se fragmentan y la empresa pasa a ser vulnerable. Todas estas experiencias ofrecidas en distintos sistemas WCM con distintos controles de aplicaciones web e infraestructuras de TI dificultan, por no decir que imposibilitan, el poder proteger correctamente todo.

Además, el mantenimiento de varios sistemas WCM comerciales de un precio elevado provoca costos duplicados: un hecho que perdurará año tras año con cuotas de renovación de licencias y costos de soporte actual de partners internos o externos.

Esto produce restricciones para todos:

• Restricciones con las que se encuentra la empresa:
  • Sin autoservicio; dependiente del departamento de TI o de costosas subcontrataciones
  • Imposibilidad de crear actualizaciones sin ayuda técnica
  • Sin herramientas fáciles de usar para las empresas para gestionar el esfuerzo
  • Sin visibilidad central de todas las experiencias y actividades
• Restricciones con las que se encuentra el personal de TI:
  • El personal de TI se tiene que implicar en todas las experiencias
  • Falta de control de las experiencias de la empresa, incluidas las experiencias subcontratadas sin supervisar
  • Pilas fragmentadas que se utilizan para crear experiencias
  • Deben gestionar y desplegar los cambios en el contenido y los diseños en cientos de experiencias
• Restricciones con las que se encuentran los usuarios:
  • Mensajes incoherentes en los distintos canales
  • Información desfasada
  • Poco rendimiento que provoca que se abandone el canal

La solución

La gobernanza de Oracle Content Management simplifica y acelera la entrega de experiencias para los usuarios profesionales, pero ofreciendo a sus departamentos de TI un método sencillo de controlar las experiencias y realizar un seguimiento de ellas desde una ubicación centralizada, con la posibilidad de gestionar totalmente todo el ciclo de vida de la experiencia, por lo que se reduce el coste para crear y mantener cada una de las nuevas experiencias que necesita una empresa. La gobernanza está implícita en la base de Oracle Content Management; solo es necesario que el administrador la active. Consulte Configuración de valores de sitios y activos en Administering Oracle Content Management.

Funciones

• Catálogo de plantillas aprobadas: los desarrolladores de TI pueden rellenar un catálogo de plantillas con un juego de plantillas del sitio en función de las necesidades de las diferentes líneas de negocio. Pueden limitar la cantidad de plantillas disponibles y los usuarios para los que lo están. A continuación, puede aplicar las políticas de plantillas para especificar el tipo de seguridad a la que se deben ajustar los nuevos sitios y si los nuevos sitios necesitan aprobación. Esto permite una forma rápida y sencilla de solicitar nuevos sitios, pero garantizando que los usuarios profesionales se ajusten a las directrices de seguridad y marca. Consulte Cambio del estado o los destinatarios de la plantilla y Cambio de las políticas de plantilla.
• Solicitudes, aprobaciones y aprovisionamiento racionalizados: permiten a los usuarios profesionales la posibilidad de solicitar rápidamente nuevos sitios con aprobaciones necesarias y aprovisionamiento automatizado. Consulte Creación de sitios y Gestión de solicitudes de sitio.
• Gestión de sitios: los departamentos de TI pueden gestionar todos los sitios desde un único lugar, independientemente de quién los haya creado y desplegado. Los usuarios de TI pueden supervisar el estado del sitio y cambiar el estado de un sitio que se haya desplegado. Consulte Gestión de sitios y configuración del sitio.

Ventajas

Al usar la gobernanza, observará una reducción en el costo para crear y mantener las nuevas experiencias.

• Ventajas para la empresa:
  • Aprovisionamiento rápido sin dependencia del departamento de TI
  • Separación entre contenido y diseño, lo que permite la reutilización
  • Gestión de experiencias, usuarios y permisos globalmente en una consola
  • Conocimiento de cerca de las operaciones de experiencia mediante informes
• Ventajas para el departamento de TI:
  • Sin implantaciones complejas (solución en la nube)
  • Escala automática para poder tratar los picos de crecimiento y estacionales
  • Gobernanza de las experiencias, lo que garantiza que sean seguras y que se ajusten a los estándares de conformidad y de marca corporativa
• Ventajas para el usuario:
  • Mensajes coherentes en los distintos canales
  • Información actualizada
  • Rendimiento optimizado
  • Experiencia segura

El proceso

A continuación, se muestran los pasos implicados en la creación y la gestión de sitios utilizando la gobernanza de sitios:

1. El administrador activa la gobernanza. Consulte Configuración de valores de sitios y activos en Administering Oracle Content Management.
2. Un administrador del sitio pone las plantillas aprobadas a disposición de los usuarios para que puedan crear el sitio. Consulte Cambio del estado o los destinatarios de la plantilla y Cambio de las políticas de plantilla.
3. Un usuario crea la solicitud de un sitio a partir de una plantilla aprobada. Consulte Creación de sitios.
4. El administrador del sitio aprueba la solicitud del sitio y este se crea automáticamente. El administrador del sitio también puede rechazar la solicitud del sitio con una nota en la que explica los motivos de la denegación. El creador del sitio puede corregir el problema y volver a enviar la solicitud. Consulte Gestión de solicitudes de sitio.
5. El creador del sitio prosigue con el proceso de creación del sitio, completando su edición y publicándolo posteriormente. Consulte Descripción del proceso de creación de sitios.
6. La gestión y las actualizaciones de sitios constantes se pueden realizar en la página Sitios. Los administradores de los sitios pueden ver todos los sitios en la página Sitios; el resto de usuarios pueden ver los sitios que han creado o bien los sitios de los que son miembros. Consulte Gestión de sitios y configuración del sitio.