Al enviar una solicitud en referencia a un objeto de datos que tiene una política de aprobación o confirmación activa, los invitados encargados de aprobarla o confirmarla reciben una notificación por correo electrónico. También puede configurar la política de modo que se envíen recordatorios y escaladas por correo electrónico si un invitado no realiza ninguna acción para una solicitud o si es necesaria una escalada.
Nota:
Los correos electrónicos de escalada y recordatorio solo se envían si se han configurado los siguientes valores en la política.
Recordatorios
Una vez que se envía una solicitud y se notifica a los invitados, se pueden mandar recordatorios por correo electrónico si los invitados no realizan ninguna acción al cabo de 24 horas. Se puede especificar el número de recordatorios que se enviarán después de escalar la solicitud. Consulte Creación y activación de políticas de aprobación o Creación y activación de políticas de confirmación.
Escaladas
Las solicitudes se escalan para resolverse en estas situaciones:
Nota:
Si la escalada está definida en cero, no se escalarán las solicitudes para los tiempos de espera excedidos.En estos casos, la solicitud se escala a los usuarios con permiso de tipo Gestor de datos para los objetos de datos de la política implicada, y se envían notificaciones a dichos usuarios para que intervengan y resuelvan la superación del tiempo de espera o el conflicto.
Nota:
Puesto que el permiso de Propietario incluye las capacidades del de Gestor de datos, las solicitudes también se escalan a los usuarios con permiso Propietario sobre los objetos de datos.Si se invita a un usuario a una solicitud debido a una escalada, es la información indicada en los separadores Flujo de trabajo y Políticas del inspector de solicitud (consulte Inspección de solicitudes).
Una vez que el usuario con el permiso Gestor de datos realice las acciones necesarias respecto a la solicitud, se retoma el flujo de trabajo normal.
Por ejemplo, imagine que dispone de una política de aprobación en serie que establece que alguien de Contabilidad tiene que aprobar la solicitud y, a continuación, deben hacerlo Barry y, después, Jane. El usuario de Contabilidad aprueba la política, pero Barry no se encuentra en la oficina y no puede aprobar la solicitud. En este caso, después de que se envíen los correos de recordatorio a Barry, la solicitud se escala a los usuarios con el permiso Gestor de datos para los objetos de datos incluidos en la solicitud. Una vez que un usuario con el permiso Gestor de datos apruebe la política, esta pasará a Jane para que ella la apruebe también.
Nota:
Si una solicitud se escala varias veces, un usuario con el permiso Gestor de datos debe aprobarla solo una vez.Si la solicitud contiene elementos a los que afectan varias políticas de aprobación y una de ellas se escala, esto no influye en el resto de políticas. Por ejemplo, si una solicitud contiene, por un lado, elementos de una dimensión de cuenta que tiene una política escalada después de cinco recordatorios y, por otro, elementos de una dimensión de centro de costes que contiene una política escalada después de dos recordatorios, después del segundo recordatorio, la solicitud se escala solo a los usuarios con el permiso Gestor de datos en la dimensión de centro de costes. Los usuarios con el permiso Gestor de datos en la dimensión de cuenta no recibirán notificaciones de escalada hasta después de recibir el quinto recordatorio.
Gestión del estado Fuera de oficina para los aprobadores y los confirmadores
Los aprobadores y los confirmadores pueden marcarse a sí mismos como fuera de oficina para salir del flujo de trabajo de la solicitud. (Consulte Establecimiento de preferencias). Si han especificado a una persona delegada de solicitud para que apruebe o confirme solicitudes en su nombre, las invitaciones se envían también a la persona delegada. (Consulte Descripción de delegación de solicitudes). Si no han designado a una persona delegada de la solicitud, el estado de fuera de la oficina se gestiona de la siguiente forma: