Recordatorios y escaladas de políticas

Recordatorios

Una vez que se envía una solicitud y se notifica a los invitados, se pueden mandar recordatorios por correo electrónico si los invitados no realizan ninguna acción al cabo de 24 horas. Se puede especificar el número de recordatorios que se enviarán después de escalar la solicitud. Consulte Creación y activación de políticas de aprobación o Creación y activación de políticas de confirmación.

Escaladas

Las solicitudes se escalan para resolverse en estas situaciones:

• Tiempo de espera excedido: se produce si un invitado no ha respondido al número de correos electrónicos de recordatorio especificado en el campo Escalada de aprobación o Escalada de confirmación al configurar la política.

  Nota:

  Si la escalada está definida en cero, no se escalarán las solicitudes para los tiempos de espera excedidos.
• Interbloqueo: se produce si no hay suficientes grupos o usuarios de política disponibles para cumplir un requisito de política. Por ejemplo, si se ha quitado a un usuario de un grupo y no queda un número suficiente de usuarios para cumplir el ajuste Total necesario que requiere esa política, la solicitud se interbloquea.
• Escaladas de jerarquía de gestión: hay varios escenarios en los que se escalaría una solicitud con una política de aprobación de la jerarquía de gestión, como el caso en que la persona invitada no tenga al menos permiso Participante (lectura) en el punto de vista asociado a la política. Para ver la lista completa, consulte Escalada de solicitudes en "Descripción de aprobaciones de jerarquías de gestión".

En estos casos, la solicitud se escala a los usuarios con permiso de tipo Gestor de datos para los objetos de datos de la política implicada, y se envían notificaciones a dichos usuarios para que intervengan y resuelvan la superación del tiempo de espera o el conflicto.

Una vez que el usuario con el permiso Gestor de datos realice las acciones necesarias respecto a la solicitud, se retoma el flujo de trabajo normal.

Por ejemplo, imagine que dispone de una política de aprobación en serie que establece que alguien de Contabilidad tiene que aprobar la solicitud y, a continuación, deben hacerlo Barry y, después, Jane. El usuario de Contabilidad aprueba la política, pero Barry no se encuentra en la oficina y no puede aprobar la solicitud. En este caso, después de que se envíen los correos de recordatorio a Barry, la solicitud se escala a los usuarios con el permiso Gestor de datos para los objetos de datos incluidos en la solicitud. Una vez que un usuario con el permiso Gestor de datos apruebe la política, esta pasará a Jane para que ella la apruebe también.

Si la solicitud contiene elementos a los que afectan varias políticas de aprobación y una de ellas se escala, esto no influye en el resto de políticas. Por ejemplo, si una solicitud contiene, por un lado, elementos de una dimensión de cuenta que tiene una política escalada después de cinco recordatorios y, por otro, elementos de una dimensión de centro de costes que contiene una política escalada después de dos recordatorios, después del segundo recordatorio, la solicitud se escala solo a los usuarios con el permiso Gestor de datos en la dimensión de centro de costes. Los usuarios con el permiso Gestor de datos en la dimensión de cuenta no recibirán notificaciones de escalada hasta después de recibir el quinto recordatorio.

Gestión del estado Fuera de oficina para los aprobadores y los confirmadores

Los aprobadores y los confirmadores pueden marcarse a sí mismos como fuera de oficina para salir del flujo de trabajo de la solicitud. (Consulte Establecimiento de preferencias). Si han especificado a una persona delegada de solicitud para que apruebe o confirme solicitudes en su nombre, las invitaciones se envían también a la persona delegada. (Consulte Descripción de delegación de solicitudes). Si no han designado a una persona delegada de la solicitud, el estado de fuera de la oficina se gestiona de la siguiente forma:

• Los aprobadores y los confirmadores que están fuera de oficina siguen estando invitados a aprobar solicitudes. Sin embargo, no se les incluirá en el recuento de aprobadores y confirmadores restantes de la política. Si el usuario que está fuera de la oficina tiene asignada una delegación de solicitud, esa delegación se tiene en cuenta en el recuento restante de la política.
• Si los aprobadores o los confirmadores restantes no son suficientes para cumplir la política, la solicitud se escala automáticamente a un usuario con el permiso Gestor de datos para interrumpir el interbloqueo.
• El aprobador o el confirmador fuera de oficina sigue estando invitado a aprobar o confirmar la solicitud y puede realizar la acción que corresponda en esta cuando regrese a la oficina. Si el usuario que se encuentra fuera de oficina ha asignado a una persona delegada de la solicitud, se invita tanto a la persona invitada original como a la persona delegada de la solicitud a aprobar o confirmar la solicitud, pero, cuando una de ellas la apruebe, se eliminará a la otra de la lista de invitados. Consulte Descripción de delegación de solicitudes.