Gestion des transactions prises en charge

Les transactions prises en charge ont une raison valable de ne pas avoir de correspondance. Saisissez une explication pour justifier qu'elles sont correctes et valides bien qu'elles n'aient pas de correspondance. Par exemple, un utilisateur peut indiquer qu'une transaction n'avait légitimement aucune correspondance (par exemple, pour justifier des différences de synchronisation appropriées à un moment donné).

Les détails annexes, entrés par le préparateur et justifiant pourquoi la correspondance n'a pas été faite pendant la correspondance automatique, sont conservés dans Account Reconciliation après la mise en correspondance de la transaction. Lorsqu'une transaction prise en charge est mise en correspondance, le statut est défini sur Correspondance confirmée mais la prise en charge est conservée.

Les détails annexes sont liés au workflow du rapprochement de fin de période. Si un préparateur supprime les détails annexes sur la correspondance de transactions associés à un rapprochement de fin de période, ce rapprochement de fin de période sera rouvert au niveau du préparateur. Les préparateurs peuvent tout de même ajouter des commentaires ou des pièces jointes aux détails annexes existants, seule la suppression de ces détails entraînerait la réouverture d'un rapprochement.

Exemple de transactions prises en charge

Examinons maintenant une transaction présentant un motif légitime pour ne pas avoir de correspondance. Ces transactions sont dites prises en charge : elles n'ont pas de correspondance, mais une explication est ajoutée pour indiquer qu'elles sont correctes et valides.

Pour les gérer, procédez comme suit :

Dans la boîte de dialogue Transactions sans correspondance, sélectionnez des transactions et cliquez sur Prendre en charge.

Remarque :
Vous pouvez également cocher la case Sélectionner tout pour sélectionner toutes les transactions. Toutefois, le nombre de transactions pouvant être prises en charge ensemble dans un groupe de prise en charge est limité à 5 000.

Pour un attribut Nombre, la valeur affichée repose sur la précision définie lors de la définition de l'attribut. L'attribut d'équilibrage utilise une précision héritée du code de la devise par défaut dans la catégorie de devise la plus basse qui est activée pour le profil.

Si un attribut de prise en charge est un attribut de groupe, ses attributs de membre sont affichés sous un noeud distinct dans la section Prise en charge.
Sélectionnez un type de prise en charge, puis saisissez un ID, un nom et, éventuellement, une description.
Vous pouvez également saisir un commentaire pour expliquer pourquoi la transaction n'a pas de correspondance.
Si vous voulez, vous pouvez ajouter un fichier en pièce jointe en accédant au fichier et en cliquant sur Ouvrir, puis sur Prendre en charge.

Affichage des détails annexes

Pour afficher les détails annexes, procédez comme suit :

Dans Transactions non concordantes, dans la colonne Statut, vous pouvez voir les transactions prises en charge.
Cliquez sur l'icône Pris en charge.

Suppression des détails annexes

Voici comment Account Reconciliation gère la suppression des transactions prises en charge :

Les commentaires et pièces jointes ajoutés aux détails annexes ne peuvent pas être supprimés individuellement.
La prise en charge globale peut être supprimée (cela entraîne la suppression des détails annexes dans toutes les transactions associées). Si l'une des transactions connexes a une date comptable antérieure ou identique à celle des rapprochements soumis, alors ces rapprochements seront rouverts au niveau du préparateur si la période n'est pas verrouillée. Si la période est verrouillée, elle doit être déverrouillée pour que les détails annexes puissent être supprimés.

Remarque :

Pour comprendre l'impact de la suppression des détails annexes dans les périodes verrouillées ou fermées, reportez-vous à Fermeture et verrouillage des périodes.

Pour supprimer des détails annexes, effectuez l'une des actions suivantes :

Utiliser le bouton Fin de la prise en charge dans la boîte de dialogue Afficher les détails annexes
Supprimer toute transaction dans le groupe de prise en charge individuellement
Supprimer les transactions à l'aide d'un job de suppression des transactions

Voici d'autres informations concernant la gestion des transactions prises en charge :

Si l'une des transactions du groupe de prise en charge a une date comptable antérieure à la date limite de clôture, un avertissement tel que celui qui suit sera envoyé : Avertissement : pour effectuer cette action, vous devez rouvrir des rapprochements avec un préparateur car la date comptable de certaines transactions est identique ou antérieure à la date limite de clôture. Voulez-vous continuer ? Oui ou Non
Si l'une des transactions du groupe de prise en charge a une date comptable antérieure à la date limite de verrouillage, un message d'erreur est envoyé indiquant que des périodes doivent être déverrouillées avant de continuer : Erreur : vous ne pouvez pas effectuer cette action car la date comptable de certaines transactions sélectionnées ou du groupe de prise en charge sélectionné est identique ou antérieure à la date limite de verrouillage. Contactez l'administrateur pour déverrouiller les périodes nécessaires.
Impact sur les transactions prises en charge durant l'annulation de la correspondance : si une transaction concordante, qui est déjà prise en charge, voit sa correspondance annulée dans la boîte de dialogue Correspondance, elle repasse au statut Eléments sans correspondance pris en charge.
Pour les profils du module Correspondance de transactions intégrés au module Conformité de rapprochement, les détails annexes ne peuvent pas être supprimés si la date comptable de transactions dans un ensemble de correspondances est antérieure à la date limite de purge.

Remarque :

Pour comprendre l'impact du chargement des transactions dans des périodes verrouillées ou fermées, reportez-vous à la section Fermeture et verrouillage des périodes.