Spécification des propriétés de format

Les propriétés à définir pour un format incluent le nom, la méthode, la configuration pour les transactions, etc.

Pour indiquer les propriétés d'un format, procédez comme suit :

Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Configuration et sur Formats.
Dans Nom, saisissez le nom du format. Le nom doit être unique au sein de l'application.
Dans Description, saisissez une description facultative pour le format.
Dans Méthode, sélectionnez une méthode appropriée selon que vous voulez créer un format du module Conformité de rapprochement ou du module Correspondance de transactions. Les options disponibles sont les suivantes :
- Formats du module Conformité de rapprochement : Analyse de compte, Comparaison de solde, Analyse de variance. Reportez-vous à A propos des formats du module Conformité de rapprochement.
  - Analyse de compte : le solde de début du système source et l'activité nette permettent de mesurer le changement d'un compte depuis le dernier rapprochement effectué pour le compte.
    
    Le solde du Grand livre est corroboré via une liste de transactions devant comprendre le solde de fin. Cette liste de transactions est appelée Solde expliqué. Elle est comparée à la valeur Solde de comptabilité. En cas de différence, le préparateur utilise les onglets Solde expliqué et Ajustements pour enregistrer les ajustements et obtenir une différence inexpliquée de zéro. Exemples de comptes : frais payés d'avance, provisions, réserves et actifs incorporels. Le secret d'une analyse des comptes de haute qualité est de vérifier que la liste des transactions de solde expliqué est suffisamment détaillée pour justifier tous les éléments.
  - Comparaison du solde : le solde de la comptabilité peut être corroboré en le comparant au solde d'une autre source. Cette source peut être un livre auxiliaire, un relevé bancaire, un rapport système ou une feuille de calcul contenant un calcul complexe.
    
    Lorsque le préparateur rapproche un compte à l'aide de ce format, il obtient les valeurs Solde du système source, Solde du sous-systèmeet la différence entre celles-ci. En cas de différence, le préparateur doit enregistrer un ajustement dans les onglets Ajustements du système ou Ajustements du sous-système.
    
    Le système calcule ensuite les ajustements avec le système source et le solde du système source ajusté, et les soustrait pour calculer la différence inexpliquée.
    
    Dans la colonne Libellé, affectez des noms descriptifs.
    
    Sélectionnez Masquer pour exclure des lignes du rapprochement. Par exemple, si le solde du sous-système ne peut jamais être incorrect, accédez à l'onglet Propriétés, puis masquez les options Ajustement au sous-système et Solde du sous-système ajusté pour empêcher les utilisateurs d'ajouter ces types de transaction.
  - Analyse de la variance : pour une période donnée, le récapitulatif du solde est comparé au solde d'une période antérieure. La différence entre les deux requiert une explication. La différence inexpliquée est calculée
    
    Pour l'analyse de la variance, Différence inexpliquée = Solde de la période en cours - Solde de la période de variance - Explications de la variance
    
    Lorsqu'un préparateur rapproche un compte à l'aide de ce format, le solde de la période en cours, le solde de la période de variance et la différence entre les deux s'affichent. Si une différence existe, le préparateur doit fournir une explication.
    
    Pour un rapprochement analytique, le solde de la période de variance comprend les soldes du rapprochement analytique dans la période de variance. Par conséquent, si le rapprochement analytique n'existe pas dans la période de variance, aucun solde de la période de variance n'est affiché.
- Formats du module Correspondance de transactions : Analyse de compte avec correspondance de transactions, Comparaison de solde avec correspondance de transactions, Correspondance de transactions uniquement.
  Utilisez la méthode Correspondance de transactions uniquement si vous ne vous servez pas des rapprochements de fin de période.
  
  Reportez-vous à A propos des formats du module Correspondance de transactions.
Dans Afficher l'ID de compte comme, sélectionnez l'une des options suivantes :
1. Chaîne concaténée
2. Segments individuels
Sélectionnez Ne doit avoir aucune différence inexpliquée pour indiquer qu'il ne doit exister aucune différence inexpliquée dans les rapprochements qui utilisent ce format.
En fonction de la méthode de rapprochement choisie, la différence inexpliquée est calculée comme suit :
- Formats Analyse de compte : solde du système source, moins solde expliqué, moins ajustements.
- Formats Comparaison du solde : solde du système source, moins solde du sous-système, moins ajustements au système source, moins ajustements au sous-système.
- Formats Analyse de la variance : solde de la période en cours, moins solde de la période de variance, moins ajustements.
- Formats Analyse de compte avec correspondance de transactions : solde du système source, moins solde expliqué, moins ajustements.
- Formats Comparaison du solde avec correspondance de transactions : solde du système source, moins solde du sous-système, moins ajustements au système source, moins ajustements au sous-système.
Les administrateurs peuvent indiquer si le format requiert une différence inexpliquée de 0. Si c'est le cas, le préparateur ne peut soumettre le rapprochement pour révision qu'après avoir créé des ajustements pour la totalité de la différence entre le solde du système source et le solde de sous-système/expliqué.

Note:
L'option Exiger une différence inexpliquée de 0 n'est pas disponible pour les formats Correspondance de transactions uniquement. De plus, le paramètre n'est applicable que lorsque les rapprochements sont soumis manuellement par le préparateur. Il ne s'applique pas au rapprochement automatique ni aux règles de soumission automatique et d'approbation automatique.
Sélectionnez Rapprochement de groupe pour indiquer que le format doit être utilisé avec des rapprochements de groupe.
Sélectionnez Empêcher le chargement de fichiers pour empêcher les utilisateurs de charger des fichiers vers des rapprochements associés à ce format. Cela inclut le chargement de fichiers en tant que pièces jointes ou commentaires vers des rapprochements, des transactions et des plans d'action. L'ajout d'un fichier en tant que lien est autorisé. Reportez-vous à A propos de l'utilisation de formats pour empêcher les chargements de fichier.
Pour les formats du module Correspondance de transactions : dans Type de correspondance, sélectionnez le type de correspondance pour lequel le format est utilisé.
Les types de correspondance contenus dans la liste déroulante reposent sur la méthode de format :
- Les formats Analyse de compte avec correspondance de transactions répertorient les types de correspondance qui comportent uniquement des sources Système source.
- Les formats Comparaison du solde avec correspondance de transactions répertorient les types de correspondance qui comportent des sources Système source et Sous-système.
- Les formats Correspondance de transactions uniquement répertorient les types de correspondance.
Les formats doivent être liés à un type de correspondance.
(Facultatif) Configurez des transactions de conformité de rapprochement, comme décrit dans la section Configuration des transactions Conformité de rapprochement.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les paramètres indiqués. Vous pouvez continuer à indiquer les paramètres du format à l'aide des autres onglets de la boîte de dialogue Nouveau format.

Note:
Pour les formats reposant sur des méthodes de correspondance de transactions, les onglets Ajustements du système et Ajustements du sous-système sont masqués par défaut. Si vous devez configurer ces attributs pour vos activités, désélectionnez Masquer pour les colonnes Ajustements avec le système source (Onglet) et Ajustements avec le sous-système (Onglet) de l'onglet Récapitulatif du solde.