Promemoria ed escalation dei criteri

Quando si sottomette una richiesta per un oggetto dati per cui è abilitato un criterio di approvazione o di commit, agli invitati vengono inviate e-mail di notifica in cui si richiede di approvare la richiesta o eseguirne il commit. È inoltre possibile configurare il criterio in modo da inviare e-mail di promemoria e di escalation qualora un invitato non esegua alcuna azione per una richiesta o nel caso in cui sia necessaria un'escalation.

Nota:

Le e-mail di promemoria ed escalation vengono inviate solo se le relative impostazioni sono state configurate nei criteri.

Promemoria

Dopo che una richiesta è stata sottomessa e che le notifiche sono state inviate agli invitati, possono essere inviate e-mail di promemoria se un invitato non ha effettuato alcuna azione dopo 24 ore. È possibile specificare quanti promemoria vengono inviati prima che la richiesta venga escalata. Fare riferimento alla sezione Creazione e abilitazione dei criteri di approvazione o Creazione e abilitazione dei criteri di commit.

Escalation

Le richieste vengono escalate per la risoluzione negli scenari descritti di seguito.

  • Timeout: se un invitato non risponde al numero di e-mail di promemoria specificato nel campo Escalation approvazione o Escalation commit quando è stato configurato il criterio.

    Nota:

    Se l'escalation è impostata su zero, non verrà eseguita l'escalation delle richieste per i timeout.
  • Deadlock: se non è disponibile un numero sufficiente di gruppi o utenti per l'approvazione al fine di soddisfare un requisito dei criteri. Ad esempio, se un utente è stato rimosso da un gruppo non rimane un numero sufficiente di utenti per soddisfare l'impostazione Totale richiesto per il criterio, si verifica il deadlock della richiesta.
  • Escalation di gerarchia gestione: sono diversi gli scenari in cui una richiesta con criteri di approvazione con gerarchia gestione vengono escalati, ad esempio quando l'invitato non dispone dell'autorizzazione minima Partecipante (lettura) nell'angolazione vista associata al criterio. Per l'elenco completo, fare riferimento alla sezione Escalation delle richieste nella guida "Introduzione alle approvazioni della gerarchia di gestione".

In questi scenari, la richiesta viene escalata agli utenti che dispongono dell'autorizzazione Gestione dati per gli oggetti dati nel criterio interessato. Questi utenti ricevono notifiche in modo che possano intervenire e risolvere il problema di timeout o il conflitto.

Nota:

Poiché l'autorizzazione Proprietario include l'autorizzazione Gestione dati, le richieste vengono escalate anche agli utenti con l'autorizzazione Proprietario per l'oggetto dati.

Se un utente viene invitato a una richiesta a causa di un'escalation, questo viene indicato nelle schede Flusso di lavoro e Criteri dell'inspector della richiesta (fare riferimento alla sezione Ispezione richieste).

Dopo che un utente con l'autorizzazione Gestione dati interviene sulla richiesta, il flusso di lavoro della richieste riprende normalmente.

Si supponga, ad esempio, che esista un criterio di approvazione seriale in cui l'approvazione deve essere eseguita prima da un membro del gruppo Accounting, poi da Barry e quindi da Jane. Un utente nel gruppo Accounting approva il criterio, ma Barry non si trova in ufficio e non può approvare la richiesta. In questo caso, dopo l'invio delle e-mail di promemoria a Barry, la richiesta viene escalata agli utenti che dispongono dell'autorizzazione Gestione dati per gli oggetti dati nella richiesta. Dopo che un utente con l'autorizzazione Gestione dati approva il criterio, passa a Jane per l'approvazione.

Nota:

Se una richiesta viene escalata più volte, un utente con l'autorizzazione Gestione dati deve approvarla una sola volta.

Se una richiesta contiene elementi interessati da più criteri di approvazione e viene escalato un solo criterio, gli altri non vengono interessati. Ad esempio, se una richiesta contiene elementi di una dimensione Account che include un criterio che viene escalato dopo cinque promemoria e anche elementi di una dimensione Centro di costo che include un criterio che viene escalato dopo due promemoria, dopo il secondo promemoria la richiesta viene escalata agli utenti che dispongono dell'autorizzazione Gestione dati solo nella dimensione Centro di costo. Gli utenti con l'autorizzazione Gestione dati nella dimensione Account non riceveranno avvisi di escalation finché non viene inviato il quinto promemoria.

Gestione dello stato Fuori sede per gli approvatori e gli autori commit

Gli approvatori e gli autori commit possono dichiararsi fuori sede per rimuoversi dal flusso di lavoro delle richieste. Fare riferimento alla sezione Impostazione delle preferenze. Se è stato specificato un delegato per la richiesta per l'approvazione e il commit delle richieste, gli inviti vengono inviati anche al delegato (fare riferimento alla sezione Introduzione alla delega delle richieste). Se non è stato designato un delegato per la richiesta, lo stato Fuori sede viene gestito come illustrato di seguito.

  • Gli approvatori e gli autori commit fuori sede vengono comunque invitati ad approvare le richieste. Non vengono tuttavia inclusi nel conteggio degli approvatori o degli autori commit rimanenti per il criterio. Se l'utente fuori sede ha assegnato un delegato per la richiesta, tale delegato viene considerato nel conteggio rimanente per il criterio.
  • Se il numero degli approvatori o degli autori commit rimanenti non è sufficiente per soddisfare il criterio, per la richiesta verrà eseguita automaticamente l'escalation a un utente con autorizzazione di tipo Gestione dati per risolvere il deadlock.
  • L'approvatore o l'autore di commit fuori sede viene comunque invitato ad approvare la richiesta o a eseguirne il commit e può eseguire un'azione su di essa una volta tornato in ufficio. Se l'utente fuori sede ha assegnato un delegato per la richiesta, sia l'invitato originale che il delegato per la richiesta vengono invitati per l'approvazione o il commit della richiesta. Quando tuttavia uno di essi esegue l'approvazione, l'altro viene rimosso dall'elenco degli invitati. Fare riferimento alla sezione Introduzione alla delega delle richieste.