U kunt op de volgende manieren herkenningstaken configureren voor verschillende typen organisaties:
Herkenningstaken configureren voor documenten die een vast aantal pagina's bevatten
Taken configureren voor documenten met dezelfde streepjescodewaarde op elke pagina
Taken configureren voor batches met scheidingspagina's tussen documenten
Een taak configureren voor documenten met hiërarchische scheidingstekens
Taken configureren voor batches die geen documentorganisatie vereisen
Met deze methode voor documentorganisatie bevatten batches documenten met een vast aantal pagina's. Op de pagina 'Documentverwerking' van een taak geeft u het aantal pagina's per document aan en het aantal pagina's binnen een document voor het lezen van streepjescodes.
Documenten met één pagina, waarbij elke pagina een streepjescode bevat en elke pagina een uniek document vertegenwoordigt. Omdat in dit voorbeeld elke pagina een streepjescode moet bevatten, vereist pagina 3 (waarop geen streepjescode is gevonden of herkend) handmatige gegevensinvoer.
Documenten met twee pagina's, zoals de voor- en achterkant van een pagina die zijn gescand in de dubbelzijdige modus. Doorgaans bevat de eerste pagina van het document de streepjescode. Als de achterkant van de pagina onbedoeld eerst is gescand, bevat de tweede pagina de streepjescode.
Formulierdocumenten die een vast aantal pagina's bevatten. De bedrijfsovereenkomst van een organisatie bestaat bijvoorbeeld altijd uit vijf pagina's. Als het aantal pagina's onbekend is of als er bijlagen worden gescand met de documenten, moet u mogelijk een methode met scheidingspagina's gebruiken.
Ga als volgt te werk om een herkenningstaak te configureren voor documenten die een vast aantal pagina's bevatten:
Op het tabblad Verwerking kunt u Bewerk een herkenningsprocessortaak of voeg deze toe.
Selecteer op de pagina 'Documentorganisatie' de methode Vast aantal pagina's per document.
Configureer op de pagina 'Streepjescodeherkenning' streepjescodes die moeten worden herkend.
Op de pagina 'Streepjescodedefinitie' kunt u configureren hoe streepjescodes worden gedetecteerd.
Geef op de pagina 'Documentprofiel' de groep metagegevensvelden aan die moet worden toegepast op de herkenningstaak. Hiertoe selecteert u een eerder gemaakt documentprofiel (Documentprofielen toevoegen of bewerken) in het veld Standaarddocumentprofiel. U kunt een documentprofiel dynamisch bepalen door een geselecteerde streepjescode te gebruiken.
Voltooi op de pagina 'Documentverwerking' de specifieke instellingen voor taken met een vast aantal pagina's per document. De organisatie voor deze taken is ingesteld op de pagina 'Documentorganisatie'.
Geef in het veld Aantal pagina's per document het aantal vaste pagina's voor elk document op.
Geef een getal op in het veld Aantal pagina's per document voor het lezen van streepjescodes.
Met deze instelling worden de prestaties geoptimaliseerd doordat de streepjescodeherkenning wordt uitgevoerd voor het eerste opgegeven aantal pagina's van elk document. Als de streepjescode bijvoorbeeld op pagina 3 van de 10 staat, geeft u de waarde 3 op zodat de streepjescodeherkenning wordt uitgevoerd voor de eerste 3 pagina's van elk document. U kunt dit veld ook gebruiken om ervoor te zorgen dat conflicterende streepjescodes op latere documentpagina's worden genegeerd.
Geef een actie op in het veld Als meer dan één waarde voor een streepjescode wordt gevonden binnen een document: de waarde gebruiken die als eerste is gevonden, de streepjescodewaarde overschrijven of de streepjescodewaarde wissen.
Geef op hoe bijlagen van het brondocument moeten worden opgenomen in de gemaakte documenten.
Configureer instellingen voor metagegevenstoewijzing op de pagina's met velden.
Klik op Versturen en test de functionaliteit van de herkenningstaak.
Met deze methode voor documentorganisatie bestaan batches uit documenten met meerdere pagina's. Hierbij bevat elke pagina van een document dezelfde streepjescodewaarde. Een wijziging van de streepjescodewaarde tussen pagina's geeft dus het begin van een nieuw document aan. Een klantovereenkomstdocument bevat bijvoorbeeld op elke pagina een streepjescode voor de klant-ID.
Op de pagina 'Documentverwerking' van een taak geeft u aan welke streepjescode door de taak wordt gebruikt om een documentscheiding en het maximum aantal pagina's per document te bepalen.
Ga als volgt te werk om een taak te configureren voor documenten met dezelfde streepjescodewaarde op elke pagina:
Bewerk een herkenningsprocessortaak of voeg deze toe op het tabblad Verwerking.
Selecteer op de pagina 'Documentorganisatie' de optie Dezelfde streepjescodewaarde op elke pagina.
Configureer op de pagina 'Streepjescodeherkenning' streepjescodes die moeten worden herkend.
Op de pagina 'Streepjescodedefinitie' kunt u configureren hoe streepjescodes worden gedetecteerd. U moet in ieder geval een streepjescodedefinitie maken om de documentscheiding te bepalen.
Geef op de pagina 'Documentprofiel' de groep metagegevensvelden aan die moet worden toegepast op de herkenningstaak. Hiertoe selecteert u een eerder gemaakt documentprofiel (Documentprofielen toevoegen of bewerken) in het veld Standaarddocumentprofiel. U kunt een documentprofiel dynamisch bepalen door een geselecteerde streepjescode te gebruiken.
Voltooi op de pagina 'Documentverwerking' de specifieke instellingen voor de geselecteerde documentorganisatie ('Dezelfde streepjescodewaarde op elke pagina').
Selecteer in het veld Streepjescode die documentscheiding bepaalt de streepjescodedefinitie die u in stap 4 hebt gemaakt.
Geef in het veld Maximum aantal pagina's per document een getal op om het aantal toegestane pagina's in een document te beperken. Dit veld is optioneel. Geef 0 op om het opgeven van het maximum aantal pagina's per document over te slaan.
Activeer in het veld Verwerkingsoptie desgewenst de functie Optimistische streepjescodedetectie. Als deze functie actief is en een streepjescode niet kan worden gelezen of niet aanwezig is op een pagina, worden de waarden voor de vorige en volgende pagina's vergeleken door de herkenningsprocessor en wordt er dienovereenkomstig een waarde toegewezen.
Voorbeeld: een batch met drie pagina's bevat pagina 1 met streepjescode A, pagina 2 zonder streepjescode en pagina 3 met streepjescode A. Als de functie 'Optimistische streepjescodedetectie' is geactiveerd, worden alle 3 de pagina's door de herkenningsprocessor gegroepeerd in hetzelfde document. Als deze functie niet actief is, worden pagina 1 en 3 gegroepeerd in één document zonder pagina 2.
Geef een actie op in het veld Als meer dan één waarde voor een streepjescode wordt gevonden binnen een document: de waarde gebruiken die als eerste is gevonden, de streepjescodewaarde overschrijven of de streepjescodewaarde wissen.
Geef op hoe bijlagen van een brondocument moeten worden opgenomen in de gemaakte documenten.
Configureer instellingen voor metagegevenstoewijzing op de pagina 'Velden'.
Klik op Versturen en test de functionaliteit van de herkenningstaak.
Als u Scheidingspagina's hebt geselecteerd als methode voor Documentorganisatie, bestaan batches uit documenten met meerdere pagina's die worden gescheiden door een documentscheidingspagina. (Documentorganisatie voor hiërarchische niveaus van documentscheidingen wordt behandeld in Een taak configureren voor documenten met hiërarchische scheidingstekens.) Voor dit organisatietype geldt het volgende:
De scheidingspagina geeft het begin van een nieuw document aan. Scheidingspagina's kunnen behouden blijven of worden verwijderd uit het document.
De scheidingspagina kan streepjescodes en/of patchcodes bevatten om een nieuw document aan te geven.
U maakt regels om te bepalen hoe scheidingspagina's worden gedetecteerd. Geef bijvoorbeeld aan dat een document moet worden gescheiden als er een opgegeven streepjescode of een patchcode wordt gedetecteerd, of geef aan dat beide codes moeten worden gedetecteerd. Zie voor meer informatie: Definities voor scheidingspagina's configureren.
Ga als volgt te werk om een taak te configureren voor batches met scheidingspagina's tussen documenten:
Bewerk een herkenningsprocessortaak of voeg deze toe op het tabblad Verwerking.
Selecteer op de pagina 'Documentorganisatie' de methode Scheidingspagina's. (Dit is de standaardmethode voor documentorganisatie.)
Configureer op de pagina 'Streepjescodeherkenning' symbolen voor streepjescodes die moeten worden herkend.
Op de pagina 'Streepjescodedefinitie' kunt u streepjescode-instellingen configureren voor de documenten die moeten worden verwerkt. Configureer alle streepjescodes, inclusief de streepjescode op de scheidingspagina en andere streepjescodes die documentprofielen of metagegevenswaarden leveren.
Geef op de pagina 'Documentprofiel' de groep metagegevensvelden aan die moet worden toegepast op de herkenningstaak. Hiertoe selecteert u een eerder gemaakt documentprofiel (Documentprofielen toevoegen of bewerken) in het veld Standaarddocumentprofiel. U kunt een documentprofiel dynamisch bepalen door een geselecteerde streepjescode te gebruiken.
Voltooi op de pagina 'Documentverwerking' de specifieke instellingen voor de geselecteerde documentorganisatie (Scheidingspagina's).
Klik op Configureren en configureer de scheidingspagina.
Geef in het veld Maximum aantal pagina's per document een getal op om het aantal toegestane pagina's in een document te beperken. Dit veld is optioneel. Geef 0 op om het opgeven van het maximum aantal pagina's per document over te slaan.
Dit veld is handig voor het detecteren van ontbrekende scheidingspagina's of scheidingspagina's die niet zijn herkend. Als de herkenningsprocessor deze waarde bereikt, blijven afbeeldingen tussen het laatste geldige document en het volgende gedetecteerde scheidingsblad in de batch behouden voor handmatige indexering. Als u bijvoorbeeld weet dat documenten in batches van de taak niet langer zijn dan 25 pagina's, voert u deze waarde in om te voorkomen dat meerdere documenten worden gecombineerd als er geen documentscheidingspagina wordt gedetecteerd of als deze ontbreekt.
Geef een actie op in het veld Als meer dan één waarde voor een streepjescode wordt gevonden binnen een document: de waarde gebruiken die als eerste is gevonden, de streepjescodewaarde overschrijven of de streepjescodewaarde wissen.
Geef aan hoe bijlagen van een brondocument moeten worden opgenomen in de gemaakte documenten.
Klik op Versturen en test de functionaliteit van de herkenningstaak.
Met behulp van de hiërarchische scheidingsfunctie van de herkenningsprocessor kunt u documenten verwerken en organiseren binnen hiërarchische niveaus. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u een hiërarchie van twee niveaus met map- en documentniveaus gebruikt, waarbij documenten de metagegevenswaarden van een map op een hoger niveau overnemen totdat de scheidingspagina van het volgende mapniveau wordt gedetecteerd.
Hiërarchische scheidingspagina's zijn met name nuttig bij het configureren van 'back file'-conversies, waarbij grote hoeveelheden documenten die in mappen en dozen zijn opgeslagen, worden gedigitaliseerd. Een applicatie van derden kan de benodigde hiërarchische scheidingspagina's genereren, die vervolgens door voorbereiders worden ingevoegd om stapels documenten, mappen en/of dozen voor te bereiden voor het scannen en voor de herkenningsverwerking.
Opmerking:
Als er een documentscheidingsteken wordt gedetecteerd, maar de metagegevenswaarden niet worden gehaald, worden alle metagegevenswaarden op het betreffende niveau en op lagere niveaus gewist om te voorkomen dat per ongeluk onjuiste metagegevenswaarden op een document worden toegepast.
Als er hiërarchische scheidingspagina's zijn, moet een scheidingspagina van het bovenste niveau de eerste pagina van het document zijn. Scheidingspagina's van lagere niveaus mogen niet de eerste, maar wel de tweede pagina zijn.
Ga als volgt te werk om een taak te configureren voor batches met hiërarchische scheidingspagina's voor het organiseren van documenten:
Bewerk een herkenningsprocessortaak of voeg deze toe op het tabblad Verwerking.
Selecteer op de pagina 'Documentorganisatie' de methode Hiërarchische scheidingspagina's.
Configureer op de pagina 'Streepjescodeherkenning' streepjescodes die moeten worden herkend.
Op de pagina 'Streepjescodedefinitie' kunt u streepjescode-instellingen configureren voor de documenten die moeten worden verwerkt. Configureer alle streepjescodes, inclusief scheidingspagina's en andere items die documentprofielen of metagegevenswaarden leveren.
Geef op de pagina 'Documentprofiel' de groep metagegevensvelden op die moet worden toegepast op de herkenningstaak. Hiertoe selecteert u een eerder gemaakt documentprofiel (Documentprofielen toevoegen of bewerken) in het veld Standaarddocumentprofiel. U kunt een documentprofiel dynamisch bepalen met behulp van een eerder gemaakte definitie voor een streepjescode of voor paginascheiding.
Voltooi op de pagina 'Documentverwerking' de specifieke instellingen voor hiërarchische scheidingstaken.
Geef een actie op in het veld Als meer dan één waarde voor een streepjescode wordt gevonden binnen een document: de waarde gebruiken die als eerste is gevonden, de streepjescodewaarde overschrijven of de streepjescodewaarde wissen.
Configureer hiërarchische scheidingspagina's in de tabel 'Scheidingspagina's documenthiërarchie'.
Als u ervoor hebt gekozen om een documentprofiel dynamisch te bepalen met behulp van een bij stap 5 gedefinieerde scheidingspagina, wordt de kolom Documentprofiel weergegeven in de tabel 'Scheidingspagina's documenthiërarchie' om definities voor paginascheiding toe te wijzen aan documentprofielen.
Geef op hoe bijlagen van een brondocument moeten worden opgenomen in de gemaakte documenten.
Configureer instellingen voor metagegevenstoewijzing op de pagina 'Velden'.
Klik op Versturen en test de functionaliteit van de herkenningstaak.
Als batches al zijn georganiseerd in documenten, kunt u het proces voor documentorganisatie overslaan en doorgaan met het herkennen van de streepjescodes en het indexeren van de documenten.
Batches die met deze methode worden verwerkt, zijn al gescheiden in documenten. U kunt deze optie bijvoorbeeld kiezen voor batches die door de importprocessor zijn gemaakt en waarbij elk document in een batch een e-mailbijlage vertegenwoordigt.
Batches die met deze methode worden verwerkt, kunnen in tegenstelling tot met andere organisatiemethoden zowel afbeeldingsdocumenten als niet-afbeeldingsdocumenten bevatten. Omdat de herkenningsprocessor alleen streepjescodes of patchcodes kan lezen als documenten een afbeeldingsindeling hebben, heeft dit geen gevolgen voor niet-afbeeldingsdocumenten.
Ga als volgt te werk om een taak te configureren voor batches die geen documentorganisatie vereisen:
Bewerk een herkenningsprocessortaak of voeg deze toe op het tabblad Verwerking.
Selecteer op de pagina 'Documentorganisatie' de methode Geen: documentorganisatie niet uitvoeren.
Configureer op de pagina 'Streepjescodeherkenning' streepjescodes die moeten worden herkend.
Op de pagina 'Streepjescodedefinitie' kunt u streepjescode-instellingen configureren voor de documenten.
Geef op de pagina 'Documentprofiel' de groep metagegevensvelden op die moet worden toegepast op de herkenningstaak. Hiertoe selecteert u een eerder gemaakt documentprofiel (Documentprofielen toevoegen of bewerken) in het veld Standaarddocumentprofiel. U kunt een documentprofiel dynamisch bepalen aan de hand van een geselecteerde streepjescode.
Voltooi op de pagina 'Documentverwerking' de specifieke instellingen voor taken zonder documentorganisatie.
Klik desgewenst op Configureren en stel een scheidingspaginadefinitie in.
Opmerking:
Het doel van het detecteren van een scheiding voor dit type taak is het verwijderen van de scheiding uit het document.
Geef een getal op in het veld Aantal pagina's per document voor het lezen van streepjescodes. Geef 0 op om streepjescodeherkenning uit te voeren op alle documentpagina's.
Met deze instelling worden de prestaties geoptimaliseerd doordat de streepjescodeherkenning wordt uitgevoerd voor het eerste opgegeven aantal pagina's van elk document. Als de streepjescode bijvoorbeeld op pagina 3 van de 10 staat, geeft u de waarde 3 op zodat de streepjescodeherkenning wordt uitgevoerd voor de eerste 3 pagina's van elk document. U kunt dit veld ook gebruiken om ervoor te zorgen dat conflicterende streepjescodes op latere documentpagina's worden genegeerd.
Geef een actie op in het veld Als meer dan één waarde voor een streepjescode wordt gevonden binnen een document: de waarde gebruiken die als eerste is gevonden, de streepjescodewaarde overschrijven of de streepjescodewaarde wissen.
Configureer instellingen voor metagegevenstoewijzing op de pagina 'Velden'.
Klik op Versturen en test de functionaliteit van de herkenningstaak.