Activa toevoegen en verwijderen

Activa beter vindbaar maken

Er zijn verschillende manieren om uw activum beter vindbaar te maken:

• Alle activa worden beheerd in een bepaalde repository, die u selecteert wanneer u het activum toevoegt. Gebruikers selecteren een repository voordat ze gaan zoeken naar of werken met activa.
• U kunt het activum aan een verzameling binnen een repository toevoegen door het te groeperen met gekoppelde activa. Door verzamelingen kunnen gebruikers hun selectie verkleinen zodat desgewenst alle activa worden weergegeven die binnen een site, afdeling of andere groep worden gebruikt.
• Digitale activa zoals PDF's, Microsoft Word-documenten of andere tekstdocumenten zijn op volledige tekst geïndexeerd, zodat gebruikers kunnen zoeken op alle tekst die in het document wordt gevonden.
• Als de repositorybeheerder slimme inhoud in de repository heeft geactiveerd, worden afbeeldingen automatisch getagd op basis van de inhoud van de afbeelding.
• U kunt activa handmatig taggen door sleutelwoorden toe te voegen waarop uw gebruikers mogelijk willen zoeken.
• Als aan de repository die u bekijkt een taxonomie is gekoppeld, kunt u categorieën toewijzen aan het activum door op Categorieën te klikken. Categorieën bieden een hiërarchische organisatie die is gekoppeld aan uw bedrijfsstructuur, waarmee gebruikers omlaag kunnen drillen om te vinden wat ze zoeken.
• Als de repositorybeheerder in geval van documentactiva slimme inhoud heeft geactiveerd voor de repository en er een taxonomie is gekoppeld aan de repository, ziet u categoriesuggesties op basis van de documentinhoud. Het document moet ten minste 1 kB aan tekst bevatten en alleen de eerste 10 MB aan tekst wordt geanalyseerd op suggesties.

Activa toevoegen

Ga als volgt te werk om activa toe te voegen:

1. U kunt op de volgende manieren items toevoegen:
   • Items toevoegen vanaf de pagina 'Activa'

     Selecteer op de pagina Activa de repository en desgewenst de verzameling waaraan u de items wilt toevoegen. Klik vervolgens op Toevoegen en selecteer een optie:

     • Toevoegen vanuit documenten: selecteer een of meer items uit uw Oracle Content Management documenten.

       Er wordt een kopie van het item gemaakt. Deze kopie wordt toegevoegd aan de repository als een nieuw activum en weergegeven als versie één in de repository, ongeacht het versienummer in Documents. Als u bijvoorbeeld v3 van een document selecteert en dit toevoegt als een activum, wordt het weergegeven als v0.1 wanneer u het activum bekijkt in de repository. U kunt het oorspronkelijke item in Documents wijzigen of verwijderen zonder dat dit gevolgen heeft voor het exemplaar dat is opgeslagen in de repository.

     • Toevoegen vanaf deze computer: selecteer een of meer items op uw computer.
     • Toevoegen vanuit een externe cloudopslagprovider: als de beheerder andere externe cloudopslagproviders heeft geïntegreerd en uw repositorybeheerder de connector aan de geselecteerde repository heeft toegevoegd, worden opties voor het importeren vanuit die providers weergegeven. De eerste keer dat u iets van een nieuwe provider importeert, moet u zich aanmelden. U kunt vervolgens een of meer items uit uw account selecteren.

       U kunt indien nodig later de toegang tot een provider intrekken.

   • Inhoud vanaf uw desktopcomputer slepen en neerzetten

     Selecteer op de pagina Activa de repository en desgewenst de verzameling waaraan u de items wilt toevoegen. Zoek vervolgens inhoud in uw lokale bestanden en sleep deze naar de pagina Activa.

   • Inhoud in de lijst 'Documenten' kiezen

     Selecteer items op de pagina Documenten en kies Toevoegen aan activa. Selecteer de repository waaraan u de items wilt toevoegen. U moet lid zijn van een repository om er een item aan te kunnen toevoegen. Als u een bepaalde repository wilt gebruiken, maar die repository niet wordt weergegeven in de lijst, bent u mogelijk geen lid van die repository.

     Er wordt een kopie van het item gemaakt. Deze kopie wordt toegevoegd aan de repository als een nieuw activum en weergegeven als versie één in de repository, ongeacht het versienummer in Documents. Als u bijvoorbeeld v3 van een document selecteert en dit toevoegt als een activum, wordt het weergegeven als v0.1 wanneer u het activum bekijkt in de repository. U kunt het oorspronkelijke item in Documents wijzigen of verwijderen zonder dat dit gevolgen heeft voor het exemplaar dat is opgeslagen in de repository.

2. In het dialoogvenster 'Toevoegen aan repository' ziet u een lijst met de items die u toevoegt, inclusief de bestandsnaam, de bestandsgrootte, het gekoppelde activumtype dat wordt toegepast op het item en de status. Als het geselecteerde activumtype gegevensvelden bevat, ziet u ook het pictogram 'Attributen' (). U moet of kunt de volgende acties uitvoeren in het dialoogvenster voordat u de activa toevoegt:
   • Een activumtype selecteren: als er meerdere typen digitale activa aan het bestandstype zijn gekoppeld, selecteert u het gewenste type in de dropdownlijst. Of selecteer meerdere items, klik op Type toewijzen en selecteer het activumtype. Als er geen gekoppelde typen activa beschikbaar zijn in de geselecteerde repository, ziet u de status "Geen typen". U moet het item verwijderen voordat u eventuele resterende items kunt toevoegen.
   • Attribuutwaarden bewerken: als er vereiste attribuutwaarden ontbreken in het activum, ziet u de status "Attributen". Bekijk of bewerk de waarden. Als u de waarden wilt bewerken, klikt u op . Of selecteer het item en klik op Attributen bewerken. Als u dezelfde attribuutwaarde wilt invoeren voor meerdere activa van hetzelfde activumtype, selecteert u de activa en klikt u vervolgens op Attributen bewerken (het pictogram voor attributen toont de attributen voor één activum).
   • Categorieën toewijzen: als er een taxonomie is gekoppeld aan de repository waaraan u de items toevoegt, kunt u categorieën toewijzen. Selecteer een of meer items en klik op Categorieën. Of klik op en selecteer vervolgens in het dropdownmenu de optie Categorieën. Klik op Categorie toevoegen om categorieën toe te voegen aan dit inhouditem.

     Als slimme inhoud is geactiveerd in de repository, ziet u mogelijk suggesties voor categorieën op basis van de inhoud in het activum. U kunt suggesties selecteren en klikken op Toevoegen, of klikken op Alles toevoegen om alle voorgestelde categorieën toe te voegen.

   • Doelkanalen (alleen activumrepository's): richt de items op een kanaal om de publicatieregels voor de items te bepalen. Selecteer een of meer items en klik op Kanalen. Of klik op en selecteer vervolgens in het dropdownmenu de optie Kanalen.
   • Tags toewijzen: voeg sleutelwoorden toe met behulp waarvan gebruikers het item snel kunnen vinden. Selecteer een of meer items en klik op Tags en verzamelingen. Of klik op en selecteer vervolgens in het dropdownmenu de optie Tags en verzamelingen.
   • Toevoegen aan verzamelingen: voeg de items toe aan een verzameling in een repository. Selecteer een of meer items en klik op Tags en verzamelingen. Of klik op en selecteer vervolgens in het dropdownmenu de optie Tags en verzamelingen.

Afbeeldingsweergaven toevoegen (alleen activumrepository's)

U kunt weergaven van uw afbeeldingen uploaden die zijn aangepast aan het kanaal waarnaar ze worden gepubliceerd (mobiel, tablet, internet, enzovoort). Wanneer u een afbeelding aan een repository toevoegt, worden er automatisch grote, middelgrote en kleine weergaven van de afbeelding plus miniatuurweergaven gegenereerd in Oracle Content Management. U kunt deze weergaven gebruiken of zelf weergaven maken die aan uw behoeften voldoen.

Activa verwijderen

Ga als volgt te werk om een activum te verwijderen:

1. Selecteer het gewenste item op de pagina Activa.
2. Klik op Verwijderen.

Bij het verwijderen van activa moet u rekening houden met het volgende:

• Gepubliceerde activa kunnen niet worden verwijderd. U moet eerst de publicatie van het activum ongedaan maken. Daarna kan het worden verwijderd. Als u een gepubliceerd activum selecteert, is de optie 'Verwijderen' niet beschikbaar.
• Als u het hoofdexemplaar van een set vertaalde inhouditems verwijdert, worden ook alle vertalingen verwijderd.
• Een activum dat wordt gebruikt in een inhouditem, kunt u niet verwijderen. Als in een inhouditem bijvoorbeeld wordt verwezen naar een afbeelding, kunt u die afbeelding niet verwijderen.