Konfigurer dokumentprofiler

En dokumentprofil inneholder et sett med metadatafelt som brukes til å indeksere en bestemt dokumenttype. Når du har en prosedyre som er konfigurert for å registrere dokumenter av typen korrespondanse, bestilling og kundeavtale, kommer du for eksempel sannsynligvis til å opprette en dokumentprofil for hver av disse dokumenttypene, der hver dokumenttype inneholder et eget sett med metadatafelt. Hvis du vil gjøre det mulig for brukere å skanne bunker som inneholder flere dokumenttyper, velger du hver dokumentprofil i klientprofilen. På denne måten kan brukerne velge den dokumentprofilen som samsvarer med dokumentet, og indeksere det i henhold til dette.

En dokumentprofil angir også settet med vedleggstyper som er tilgjengelige for dokumenter som er klassifisert for dokumentprofilen.

Når du angir dokumentprofiler som skal brukes av en klientprofil, kan du velge én eller flere dokumentprofiler, alle profiler eller verdien Standard. Standarddokumentprofilen inneholder alle metadatafeltene og vedleggstypene som er definert for prosedyren, og den er nyttig ved feilsøking.

Her er de viktigste oppgavene forbundet med dokumentprofiler:

Legg til eller rediger en dokumentprofil

Slik legger du til eller redigerer du en dokumentprofil:

  1. Velg prosedyre i ruten Prosedyrer til venstre.

    Konfigurasjonssidene for den valgte prosedyren vises til høyre.

  2. Åpne fanen Klassifisering.

  3. I tabellen Dokumentprofiler klikker du på Legg til dokumentprofil når du vil opprette en profil. Hvis du vil redigere en profil, må du først velge den og deretter klikke på Rediger dokumentprofil.

  4. Gjør følgende på siden Dokumentprofil, og lagre endringene:

    1. Angi et navn og en beskrivelse i delen for dokumentprofil (-type).

    2. I delen for felt som skal vises i Capture Client for indeksering, under Metadatafelt, i boksen Tilgjengelige metadatafelt, velger du feltene du vil ta med i profilen, og flytter dem til boksen Valgte metadatafelt. Ordne metadatafeltene i en rekkefølge som er egnet for indeksering.

    3. I delen for vedleggstyper som er knyttet til dokumentprofilen, under Vedleggstyper, i boksen Tilgjengelige vedleggstyper, velger du vedleggstypene du vil ta med i profilen, og flytter dem til boksen Valgte vedleggstyper. Ordne vedleggstypene i den rekkefølgen som en bruker kommer til å lese vedlegg.

Slett en dokumentprofil

Du kan slette de dokumentprofilene som klientbrukerne ikke kommer til å bruke. Når du sletter en dokumentprofil, vises den ikke i metadataruten i Content Capture Client.

Slik sletter du en dokumentprofil:

  1. Velg prosedyre i ruten Prosedyrer til venstre.
    Konfigurasjonssidene for den valgte prosedyren vises til høyre.
  2. Åpne fanen Klassifisering.

    Tabellen Dokumentprofiler viser profiler som er definert for prosedyren.

  3. Velg en profil som du vil slette, klikk på Slett dokumentprofil, og bekreft slettingen.
    Den slettede dokumentprofilen blir ikke lenger tilgjengelig i tabellen Dokumentprofiler.

Bruk av dokumentprofiler

Når du har opprettet en dokumentprofil for hver dokumenttype som skal indekseres, kan du velge dem der hvor det er tilordnet metadatafelt.

Tabell 10-1 Bruk av dokumentprofiler i Content Capture-komponenter

Content Capture-komponent Funksjon

Klientprofil

Velg én eller flere dokumentprofiler på siden Innstillinger for dokumentindeksering, slik at brukere kan velge en dokumentprofil, fylle ut tilhørende metadatafelt og endre en vedleggstype. Se Konfigurere dokumentprofiler i klientprofiler.

Importbehandling

Velg dokumentprofilen for indeksering av importerte dokumenter. Se Konfigurer metadatatilordning under import.

Gjenkjenningsbehandler

Velg dokumentprofilen for indeksering av gjenkjente dokumenter. Du kan også bestemme dokumentprofilen dynamisk. Se Angi en statisk eller dynamisk fastsatt dokumentprofil.

Lagringsprofil

Begrens dokumentene som lagringsprofilen skal behandle, ved å velge én eller flere dokumentprofiler. Når lagringsprofilen kjører, blir dokumenter som er tilordnet til de valgte dokumentprofilene, lagret. Se Begrens en lagringsprofil basert på dokumentprofilen.