Legge til og fjerne aktiva

Gjøre det lett å finne aktiva

Du kan gjøre aktivaet enklere å finne på flere måter:

• Alle aktiva administreres i et bestemt register, som du velger når du legger til aktivaet. Brukere velger et register før de søker etter eller arbeider med aktiva.
• Du kan legge til aktivaet i en samling i et register og gruppere det med tilknyttede aktiva. Ved hjelp av samlinger kan brukere redusere utvalget, slik at de kan se alle aktivaene som brukes i et område, en avdeling eller en annen gruppe etter behov.
• Digitale aktiva, for eksempel PDF-filer, Microsoft Word-dokumenter eller andre tekstdokumenter, er indeksert med full tekst. Brukerne kan dermed søke etter en hvilken som helst tekst i dokumentet.
• Hvis registeradministratoren har aktivert smartinnhold for registeret, merkes bilder automatisk basert på bildeinnholdet.
• Du kan merke aktiva manuelt ved å legge til nøkkelord brukerne kan søke etter.
• Hvis det er knyttet en taksonomi til registeret du viser, kan du tilordne kategorier til aktivaet ved å klikke på Kategorier. Kategorier har en hierarkisk organisering som tilordnes til forretningsstrukturen og lar brukere drille ned, slik at de finner det de trenger.
• Hvis registeradministratoren har aktivert smartinnhold for dokumentaktiva i registeret, og en taksonomi er knyttet til registeret, kan du se kategoriforslag basert på innholdet i dokumentet. Dokumentet må inneholde minst 1 kB med tekst, og bare de første10 MB med tekst blir analysert for forslag.

Legge til aktiva

Slik legger du til aktiva:

1. Du kan legge til aktiva på én av følgende måter:
   • Legg til elementer fra siden Aktiva.

     På siden Aktiva velger du registeret, og eventuelt samlingen, du vil legge til elementene i. Klikk deretter på Legg til og velg et alternativ:

     • Legg til fra dokumenter - velg ett eller flere elementer fra Oracle Content Management-dokumentene.

       En kopi av elementet blir opprettet og lagt til i registeret som et nytt aktiva, slik at det blir vist som versjon 1 i registeret, uansett hvilket versjonsnummer det har i Dokumenter. Hvis du for eksempel velger v3 av et dokument og legger det til som et aktiva, vises det som v0.1 når du viser aktivaet i registeret. Du kan endre eller slette det opprinnelige elementet i Documents uten at det påvirker kopien som er lagret i registeret.

     • Legg til fra denne datamaskinen - Velg ett eller flere elementer fra datamaskinen.
     • Legg til fra en tredjeparts skylagringsleverandør - Hvis administratoren har integrert andre tredjeparts skylagringsleverandører, og registeradministratoren har lagt til kobleren i det valgte registeret, ser du valgene for import fra disse leverandørene. Første gang du importerer fra en ny leverandør, må du logge på. Deretter kan du velge ett eller flere elementer fra kontoen din.

       Hvis det er nødvendig, kan du senere tilbakekalle tilgang til en leverandør.

   • Dra og slipp innhold fra den stasjonære datamaskinen.

     På siden Aktiva forsikrer du deg om at du har valgt registeret, og eventuelt samlingen, du vil legge til elementene i. Finn deretter innhold fra de lokale filene og dra det til siden Aktiva.

   • Velg innhold fra dokumentlisten.

     Velg elementene på siden Dokumenter, og velg deretter Legg til i aktiva. Velg registeret du vil legge til elementene i. Når du skal legge til et element i et register, må du være medlem av registeret. Hvis du vil bruke et register, men ikke ser det i listen, kan det hende at du ikke er medlem av dette registeret.

     En kopi av elementet blir opprettet og lagt til i registeret som et nytt aktiva, slik at det blir vist som versjon 1 i registeret, uansett hvilket versjonsnummer det har i Dokumenter. Hvis du for eksempel velger v3 av et dokument og legger det til som et aktiva, vises det som v0.1 når du viser aktivaet i registeret. Du kan endre eller slette det opprinnelige elementet i Documents uten at det påvirker kopien som er lagret i registeret.

2. I dialogboksen Legg til i register ser du en liste over elementene du legger til, inkludert filnavnet, filstørrelsen, den tilknyttede aktivatypen som blir brukt for elementet, statusen og, hvis det finnes datafelt i den valgte aktivatypen, ikonet Attributter (). Du må eller ønsker kanskje å utføre følgende handlinger i dialogboksen før du legger til aktivaene:
   • Velge en aktivatype - Hvis filtypen har mer enn én tilknyttet digital aktivatype, kan du velge den riktige typen fra rullegardinlisten eller velge flere elementer, klikke på Tilordne type og deretter velge aktivatypen. Hvis aktivaet ikke har noen tilgjengelige tilknyttede aktivatyper som er tilgjengelige i det valgte registeret, ser du statusen Ingen typer. Du må fjerne elementet før du kan legge til noen gjenværende elementer.
   • Redigere attributtverdier - Hvis aktivaet mangler noen nødvendige attributtverdier, ser du statusen Attributter. Det kan også hende at du vil vise eller redigere verdiene. Hvis du vil redigere verdiene, klikker du på eller velger elementet og klikker på Rediger attributter. Hvis du vil angi samme attributtverdi for flere aktiva av samme aktivatype, velger du aktivaene og klikker på Rediger attributter (attributtikonet viser attributtene for bare ett aktiva).
   • Tilordne kategorier - Hvis det er knyttet en taksonomi til registeret du legger til elementene i, kan du tilordne kategorier. Velg ett eller flere elementer, og klikk deretter på Kategorier, eller klikk på og velg deretter Kategorier på rullegardinmenyen. Hvis du vil tilordne kategorier til dette innholdselementer, klikker du på Legg til kategori.

     Hvis smartinnhold er aktivert i registeret, ser du kanskje kategoriforslag basert på innholdet i aktivaet. Du kan velge forslag og klikke på Legg til, eller du kan velge å legge til alle de foreslåtte kategoriene ved å klikke på Legg til alle.

   • Målrette kanaler (bare aktivaregistre) - Målrett elementene mot en kanal, slik at du kan fastsette publiseringsreglene for elementene. Velg ett eller flere elementer, og klikk deretter på Kanaler, eller klikk på og velg deretter Kanaler på rullegardinmenyen.
   • Tilordne merker - Legg til nøkkelord som gjør at brukerne kan finne elementet raskt. Velg ett eller flere elementer, og klikk deretter på Merker og samlinger, eller klikk på og velg deretter Merker og samlinger på rullegardinmenyen.
   • Legge til samlinger - Legg til elementene i en samling i et register. Velg ett eller flere elementer, og klikk deretter på Merker og samlinger, eller klikk på og velg deretter Merker og samlinger på rullegardinmenyen.

Legge til bildegjengivelser (bare aktivaregistre)

Du kan laste opp egendefinerte gjengivelser av bildene dine, slik at de passer til kanalen de skal publiseres på (mobiltelefon, nettbrett, Internett og så videre). Når du legger til et bilde i et register, genererer Oracle Content Management automatisk store, middels og små gjengivelser og miniatyrbildegjengivelser av bildet. Du kan bruke disse gjengivelsene eller opprette dine egne etter behov.

Slette aktiva

Slik sletter du et aktiva:

1. På siden Aktiva velger du elementet du vil slette.
2. Klikk på Slett.

Her er noen ting du bør ta i betraktning når du sletter aktiva:

• Du kan ikke slette publiserte aktiva. Du må oppheve publiseringen av aktivaet før du kan slette det. Hvis du velger et publisert aktiva, er ikke valget for sletting tilgjengelig.
• Hvis du sletter en hovedversjon i et sett av oversatte innholdselementer, slettes også alle oversettelsene.
• Du kan ikke slette et aktiva som brukes i et innholdselement. Hvis det for eksempel refereres til et bilde i et innholdselement, kan du ikke slette dette bildet.