Configurar Perfis de Documentos

Um perfil do documento inclui um conjunto de campos de metadados que devem ser utilizados para indexar um tipo de específico de documento. Por exemplo, para um procedimento configurado para capturar documentos de Correspondência, Ordens de Compra e Acordos de Cliente, o utilizador teria de criar um perfil de documento para cada um destes tipos de documentos e cada um conteria um conjunto diferente de campos de metadados. Para ativar os utilizadores a digitalizarem batches que contêm vários tipos de documento, selecione cada perfil de documento no perfil de cliente. Desta forma, os utilizadores poderão escolher o perfil de documento que corresponde ao documento e indexá-lo correspondentemente.

Um perfil de documento também especifica o conjunto de tipos de anexo que estão disponíveis para documentos classificados no perfil de documento.

Ao especificar perfis de documentos para utilizar por um perfil de cliente, pode selecionar um ou mais perfis de documento, por todos os perfis ou pelo Valor por Omissão. O perfil de documento por omissão contém todos os campos de metadados e tipos de anexo definidos para o procedimento, e é útil para fins de resolução de problemas.

Eis algumas das tarefas principais associadas aos perfis de documento:

Acrescentar ou Editar um Perfil de Documento

Para acrescentar ou editar o perfil de um documento:

  1. Na secção de procedimentos à esquerda, selecione o seu procedimento.

    As páginas de configuração do procedimento selecionado são apresentadas à direita.

  2. Abra o separador Classificação

  3. Na tabela Perfis do Documento, clique em Acrescentar perfil do documento para criar um perfil. Para editar um perfil, selecione-o primeiro e, em seguida, clique em Editar perfil do documento.

  4. Na página Perfil do Documento, efetue o seguinte e grave as suas alterações:

    1. Na secção Nome (Tipo) do Perfil do Documento, introduza um nome e uma descrição.

    2. Na secção Campos a Aparecer no Cliente do Capture para Indexação , em Campos de Metadados, na caixa Campos de Metadados Disponíveis, selecione os campos que pretende incluir no perfil e desloque-os para a caixa Campos de Metadados Selecionados. Ordene os campos de metadados na sequência indicada para indexação.

    3. Na secção Tipos de Anexo Associados ao Perfil do Documento, em Tipos de anexo, na caixa Tipo de Anexo Disponíveis, selecione os tipos de anexos que pretende incluir no perfil e desloque-os para a caixa Tipos de Anexo Selecionados. Ordene os tipos de anexo pela sequência com que um utilizador lerá os anexos.

Apagar o Perfil de um Documento

Pode apagar os perfis de documentos que os utilizadores do cliente não utilizariam. Ao apagar um perfil do documento, este não é apresentado na secção de metadados do Cliente do Capture Content.

Para apagar um perfil do documento:

  1. Na secção de procedimentos à esquerda, selecione o seu procedimento.
    As páginas de configuração do procedimento selecionado são apresentadas à direita.
  2. Abra o separador Classificação

    A tabela Perfis do Documento apresenta perfis definidos para o procedimento.

  3. Selecione um perfil que pretende apagar, clique em Apagar o perfil de um documento e confirme o apagamento.
    O perfil do documento apagado já não está disponível na tabela Perfis do Documento.

Utilizações de Perfis de Documentos

Após criar um perfil de documento para cada tipo de documento a indexar, pode selecionar o perfil sempre que forem atribuídos campos de metadados.

Tabela 10-1 Utilização do Perfil de Documento em Componentes do Content Capture

Componente de Captura de Conteúdo Função

Perfil de cliente

Selecione um ou mais perfis de documento na página Definições de Indexação de Documentos para permitir aos utilizadores selecionarem um perfil de documento, concluírem os respetivos campos de metadados e modificarem um tipo de anexo. Consulte Configurar Perfis de Documentos em Perfis de Cliente.

Processador de Importações

Selecione o perfil do documento para indexar os documentos importados. Consulte Configurar a Atribuição de Metadados Durante a Importação.

Processador de Reconhecimentos

Selecione o perfil do documento para indexar os documentos reconhecidos. Pode determinar dinamicamente o perfil do documento. Consulte Especificar um Perfil de Documento Estático ou Determinado Dinamicamente.

Perfil de confirmação

Restrinja os documentos que o perfil de confirmação processa selecionando um ou mais perfis de documentos. Quando o perfil de confirmação é executado, são confirmados documentos atribuídos aos perfis de documento selecionados. Consulte Restringir um Perfil de Confirmação com Base num Perfil de Documento.