2 Înţelegerea procesului Content Capture

Să aruncăm o privire asupra procesului de bază privind captare a conţinutului şi încărcarea acestuia în Oracle Content Management.

Arată modul în care sunt procesate documentele, de la prima etapă până la ultima

Surse

Conţinutul poate fi captat din diverse surse:

manual, prin scanarea documentelor fizice (printate) cu ajutorul software-ului Content Capture Client
manual, prin importul de documente electronice cu ajutorul software-ului Content Capture Client,
automat, dintr-un folder de fişiere monitorizat (prin agentul de import de fişiere),
automat, dintr-un inbox sau folder al unui cont de server de e-mail monitorizat.

Procesoare

Indiferent de sursă, fiecare document captat este rutat prin mai multe procesoare înainte să fie încărcat în Oracle Content Management pentru stocare şi/sau procesare ulterioară:

Procesorul de import oferă importul automat în masă din surse precum folder de sistem de fişiere, fişier text listă delimitat sau inboxul/folderul unui cont de server de e-mail. Jobul de import monitorizează sursa şi importă conţinut la o frecvenţă precizată (de exemplu, o dată pe minut, oră sau zi).
Procesorul de conversie TIFF converteşte automat în format TIFF sau JPEG documentele şi ataşamentele non-imagine. Puteţi alege să fuzionaţi documentele şi ataşamentele în mai multe moduri în timpul conversiei. De exemplu, procesorul de conversie poate converti fişiere document precum documente PDF sau Microsoft Office în imagini TIFF pt. procesarea de coduri de bare.
Procesorul de conversie PDF converteşte documente, imagini şi ataşamente în fişiere PDF.
Procesorul de recunoaştere recunoaşte automat coduri de bare, organizează documente şi le indexează.
Procesorul de confirmare execută profiluri de confirmare pentru a genera şi încărca automat documente în set în Oracle Content Management, apoi elimină seturile din procedură.

Un profil de confirmare indică modul de generare a documentelor şi a metadatelor acestora şi include mapări de câmpuri de metadate, format de generare, instrucţiuni de administrare a erorilor şi setări de driver de confirmare.
Procesorul de listă de valori pentru resurse le permite utilizatorilor client să caute resursele acceptate în repository-ul Oracle Content Management.
Procesor de transformare XML permite utilizatorilor clientului să transforme documentele XML într-un stil dorit, pe baza unui fişier XSLT.

Fiecare procesor, dacă aţi configurat utilizarea tuturor procesoarelor, funcţionează în coordonare cu celelalte. Multe sarcini într-un flux de seturi încep cu procesorul de import, apoi trec la procesorul de conversie în PDF sau TIFF pt. a converti documentele în formatele configurate. Procesorul de recunoaştere preia ulterior pt. recunoaşterea de coduri de bare, organizarea documentelor în modurile specificate şi indexarea acestora. Şi, în fine, procesorul de confirmare livrează (încarcă) rezultatul în Oracle Content Management.

Toate documentele captate sunt încărcate şi stocate în Oracle Content Management ca elemente de conţinut separate cu metadatele asignate în timpul procesului de captare de conţinut. Puteţi accesa şi administra aceste elemente la fel ca orice alte elemente din Oracle Content Management.

Proceduri

Proceduri sunt fluxuri de lucru de captare de conţinut definite, de la stabilirea iniţială a sursei la încărcarea finală în Oracle Content Management. Fiecare procedură reprezintă un sistem complet de captare de conţinut, care oferă o locaţie centralizată pt. configurarea de metadate, reguli de procesare, profiluri de configurare şi date de seturi pt. un anumit mediu. Utilizatorii Content Capture Client creează şi accesează seturile în cadrul unei proceduri la care li s-a acordat acces.

Puteţi crea mai multe proceduri pt. organizaţia dvs., pt. a vă putea administra eficient toate capturile de conţinut şi nevoile de procesare, de exemplu, în funcţie de departament sau locaţie. Mai puteţi partaja elemente comune de configuraţii între proceduri, pt. reutilizarea optimă. Şi puteţi de asemenea să copiaţi o procedură pt. o adaptare simplă pt. alte medii.

Seturi

Un set conţine unul sau mai multe documente, care pot fi corelate (de exemplu, mai multe documente pentru un client) sau necorelate (de exemplu, documente divizate de foi separatoare).

Un document poate consta din imagini scanate sau dintr-un fişier electronic, precum un fişier Microsoft Word sau PDF.
Un document poate să conţină sau nu ataşamente, cum ar fi imagini sau un fişier electronic.

Când lucraţi cu un set, aveţi posibilitatea să îl blocaţi. Veţi vedea o pictogramă de blocare, atunci când un set este blocat de dumneavoastră sau de un alt utilizator. Eliberarea unui set elimină pictograma de blocare şi, în funcţie de setările profilului clientului eliberează setul, pentru ca un alt utilizator sau procesor de sistem să poată lucra cu el.

Profilurile clientului

scanaţi sau importul groups of pages in batches using a client profile that the procedure manager has defined for you. Un profil al clientului este un grup de setări care determină modul de scanare, de import sau de indexare a documentelor dintr-un set. Un profil al clientului face următoarele lucruri:

Controlează lucruri precum setările scannerului, modul în care sunt create şi separate documentele în cadrul setului, dacă sunt disponibile câmpuri de metadate, dacă şi cum sunt procesate codurile de bare şi ce se întâmplă în continuare cu seturile după ce le eliberaţi.
Determină dacă puteţi: doar să captaţi documente, să captaţi şi să indexaţi documente sau doar să indexaţi documente.
Determină dacă fişierele electronice non-imagine (de exemplu, documentele PDF) trebuie păstrate în formatul lor iniţial, trebuie făcută conversia într-un format tip imagine sau trebuie împiedicate să fie importate.
Identifică setul de câmpuri de metadate care trebuie completat, la un document selectat.

În cazul în care profilul dvs. în cadrul clientului include indexarea, puteţi să asignaţi valori de metadate unor documente, cum ar fi un ID şi un nume de client. Documentele de tipuri diferite dintr-un set au de obicei seturi diferite de câmpuri de metadate disponibile. Puteţi asigna valori de metadate documentelor din seturile doar pt. indexare, dar nu puteţi adăuga, insera sau înlocui pagini.

Când aţi terminat lucrul la documentele dintr-un set, eliberaţi setul, iar acest lucru îl va debloca din postura de a fi utilizat exclusiv de către dumneavoastră (dacă nu sunt definite procese de eliberare). Dacă eliberaţi un set şi aţi selectat un proces de eliberare disponibil, următoarea acţiune efectuată asupra setului depinde de procesul de eliberare selectat. Ce se întâmplă ulterior depinde de setările profilului clientului:

Setul poate fi eliminat din lista din panoul de seturi şi confirmat pentru Oracle Content Management sau poate fi plasat într-o coadă de aşteptare pentru procesare ulterioară, cum ar fi conversia în PDF/TIFF sau recunoaşterea codurilor de bare.
Setul poate rămâne în listă, dar deblocat (nu este afişată nicio pictogramă de blocare). Acest lucru vă permite dvs. sau altui utilizator să blocaţi setul şi să efectuaţi modificări ulterioare.