Caracteristicile de captare de conţinut din Oracle Content Management vă oferă un sistem pentru captarea, indexarea, stocarea şi administrarea conţinutului dvs. de afaceri critic pentru misiune. Puteţi scana şi importa documente în masă şi le puteţi procesa automat înainte să fie încărcate în Oracle Content Management. Documentele constau din una sau mai multe imagini obţinute de la un scaner sau importate dintr-un fişier sau pot fi fişiere non-imagine, electronice, de exemplu, fişiere Microsoft Word sau PDF. Când importaţi fişiere non-imagine, fluxul de captare definit stabileşte dacă sunt păstrate în formatul lor iniţial, sunt convertite într-un format de imagine sau dacă importul lor va fi interzis.
Seturile de documente pe care le creaţi sunt scalabile, permiţându-vă reorganizarea documentelor, automatizarea grupării acestora pt. a se potrivi cu nevoile dvs. de afaceri, citirea de coduri de bare pt. facturare sau înregistrare, indexarea documentelor pt. a le face uşor de căutat şi conversia lor în formate standard pt. organizaţia dvs. Creaţi fluxuri de lucru de captare de conţinut sau proceduri, care automatizează procesarea şi rutarea în masă a documentelor fizice şi electronice.
Principalii factori pt. captarea conţinutului sunt seturile şi documentele. Documentele sunt scanate şi importate şi păstrate în seturi. Un set constă din imagini scanate sau fişiere electronice (precum fişiere PDF sau Microsoft Office) care sunt organizate în documente cărora li se asignează valori de metadate (indexate). Fiecare document partajează valori de metadate. Oracle Content Management oferă o gamă largă de procesoare de captare de conţinut, care importă documente, le convertesc în PDF şi/sau TIFF, recunosc automat coduri de bare, separă automat documente, populează valori de metadate şi livrează rezultatul final către Oracle Content Management.
Scanarea sau importul documentelor în seturi în cadrul unei proceduri de captare a conţinutului, se poate face în mai multe moduri:
Scanare de volum mare utilizând un scaner de imagini pentru documente de producţie
Scanare sau import ad-hoc la distanţă, cum ar fi dintr-o aplicaţie de business
Import automatizat, cum ar fi dintr-un cont de e-mail sau dintr-un folder monitorizat
Utilizatorii finali pot să facă manual scanare pentru documente pe hârtie sau importul de documente electronice în seturi, utilizând software-ul clientului Content Capture (bazat pe profiluri client create de managerii de procedură). În mod alternativ, utilizând setările stocate într-un job de import, procesorul de import poate importa automat imagini şi alte documente electronice direct din e-mail, foldere de reţea sau fişiere listă.
În funcţie de cerinţele activităţii dvs. de business, este posibil să fie necesar să faceţi conversia documentelor şi ataşamentelor de intrare de tip non-imagine într-un alt format. De exemplu, este posibil să fie necesară conversia rapoartelor de cheltuieli în format PDF ataşate la mesajele de e-mail importate, într-un format tip imagine care să permită citirea codurilor de bare. În acest caz, procesorul de conversie în TIFF face conversia fişierelor PDF în imagini TIFF. Procesorul de conversie în TIFF face automat conversia documentelor sau ataşamentelor şi realizează fuzionarea lor în cadrul unui set, utilizând setările stocate într-un job de conversie. Procesorul de conversie în PDF face conversia documentelor în fişiere PDF, care au acelaşi tip de conţinut ca şi documentul sursă şi, de asemenea, în fişiere PDF care permit căutarea.
Clasificarea este procesul de separare a seturilor în documentele lor logice şi de asignare de profiluri de documente. Profilul de client indică un set de câmpuri de metadate şi tipuri de ataşamente posibile, disponibile pt. fiecare document. Clasificarea implică şi asignarea unei stări la un set.
Manual, de utilizatorii Content Capture Client. De exemplu, utilizatorii pot selecta un profil de client configurat pt. un anumit număr de pagini per document. Pot introduce şi pagini separatoare între documente înainte de scanare, pt. a identifica un document nou. În timpul inspecţiei vizuale a unui set, utilizatorii Content Capture Client pot crea documente noi prin împărţirea documentelor mai mari în mai multe documente mai mici.
Manual de către utilizatori în timpul importului fişierului în Content Capture Client.
Automat, când procesorul de import importă documente pe baza setărilor de joburi.
Automat, în timpul recunoaşterii codului de bare de către procesorul de recunoaştere. Dacă un set este trimis la procesorul de recunoaştere, procesorul realizează automat recunoaşterea codurilor de bare şi clasificarea documentelor.
Documentelor li se asignează un set de valori de metadate, pe baza unui profil de document, care se numeşte indexare. Acest profil identifică câmpurile de metadate disponibile pt. indexarea unui anumit tip de document. Valorile de metadate pot fi asignate în mai multe moduri:
Manual, de către utilizatori în panoul de metadate din Content Capture Client.
Automat, când procesorul de import procesează documente pe baza setărilor de joburi.
Automat, în timpul procesării de către procesorul de recunoaştere, în funcţie de setările jobului.
Automat, în timpul procesării de către procesorul de liste de valori pt. resurse, în funcţie de setările jobului.
Câmpurile de metadate pot fi configurate în mai multe moduri. Puteţi configura o mască de intrare şi un format de afişare sau puteţi introduce o expresie logică pt. validare. Valorile de metadate pot fi populate automat, selectate din liste cu selecţii (sau derivate din coduri de bare) şi liste cu selecţii dependente. Managerii de proceduri configurează aceste definiţii de câmpuri de metadate în procedură şi apoi le folosesc în profilurile de client sau joburile de procesor.
Un ataşament este un fişier asociat sau o imagine asociată cu un document principal. Managerii de proceduri definesc tipuri de ataşamente, care pot fi asignate profilurilor de documente. Aceste tipuri de ataşamente pot fi utilizate pentru a clasifica ataşamentele cu documente care au fost asignate unui profil de document. Utilizatorii clientului Content Capture pot vizualiza ataşamente, pot modifica un tip de ataşament, pot crea ataşamente şi pot modifica ataşamente de tip imagine.
Managerii de proceduri definesc stări ale setului, care să corespundă cerinţelor lor de business. Utilizatorul le asignează manual la un set, în orice moment din timpul procesului de captare a conţinutului sau în mod automat de către unul dintre procesoare.
Oracle Content Management foloseşte o metodă blocare-eliberare pentru a se asigura că un singur utilizator sau procesor are acces la un set de captură de conţinut într-un anumit moment. Un set devine automat blocat atunci când creaţi sau deschideţi (extindeţi) setul. Trebuie să eliberaţi sau să deblocaţi setul pt. a-l face disponibil pt. alţii. Când terminaţi lucrul cu un set, îl eliberaţi sau îl deblocaţi. Eliberarea unui set îi sincronizează automat documentele şi metadatele cu Oracle Content Management şi rutează setul pentru procesare ulterioară (confirmare, recunoaştere sau conversie), dacă este configurat acest lucru în profilul său de client.
Atunci când un set este confirmat, toate documentele sale şi metadatele din ele sunt încărcate în Oracle Content Management şi apoi sunt eliminate din set. Acest lucru permite ca documentele să fie localizate şi accesate în Oracle Content Management, prin intermediul metadatelor sau conţinutului din ele. Este posibil ca unele dintre documente să nu fie confirmate. De exemplu, documentele care nu au populate câmpurile obligatorii, sunt omise. În cazul în care toate documentele dintr-un set sunt confirmate, setul este, de asemenea, eliminat din procedură.
În timpul procesului de confirmare, fişierele non-imagine pentru care nu s-a făcut conversia într-un format de imagine, rămân în formatul lor original.