フォーム提出時のEメール通知の送信
コンタクトがフォームを提出したときに、組織内のだれかに通知Eメールを送信できます。このタイプのフォーム処理ステップを使用することで、コンタクトがフォームを提出した後のすばやい対応が可能になります。たとえば、優先度の高いフォームが提出された後、営業にフォローアップを求める通知Eメールを送信できます。条件を設定して、特定のタイトル、業界、または優先度の高いフォローアップを決定するために使用されるその他の基準に基づいてのみ通知が送信されるようにすることもできます。
注意: このフォーム処理ステップは、フォーム提出のリソースを内部的に通知するためにのみ使用します。提出者にEメールを送信する必要がある場合は、オートレスポンダEメールの送信を参照してください。
このタイプのフォーム処理ステップを構成する際には、次の情報を指定する必要があります。
- Eメールの受信者
- Eメールの件名行
- 送信する通知Eメール
受信者と件名行を手動で追加することも、次のいずれかのオプションを使用することもできます。
- ピックリストの使用: Eメール受信者または件名行を決定するために使用できる情報がフォームに含まれている場合、このオプションを使用します。詳細は、フォーム処理ステップでのピックリストの使用を参照してください。
- フォーム・フィールドの使用: 使用する受信者Eメール・アドレスまたは件名行がフォームに含まれている場合、このオプションを使用します。
前提作業:
- フォーム通知構成を作成します。この構成を使用すると、送信する通知Eメールをカスタマイズできます。
- このフォームが頻繁に使用される場合は、通知Eメールをいつ送信するかを決定する条件の使用を検討してください。そのようにしないと、フォーム提出のたびに受信ボックスがいっぱいになるリスクがあります。
通知Eメールを送信する手順は、次のとおりです。
- フォームをオープンするか、新しく作成します。
- 「処理」をクリックします。
- 左ペインで
をクリックします。 -
「通知Eメールの送信」をダブルクリックします。 - Eメールの受信者を選択します。
オプション ステップ Eメール・アドレスを手動で追加 - 「常に同じEメール・アドレスに送信します。」をクリックします。
- Eメール・アドレスを入力します。複数のEメール・アドレスは、セミコロン(;)またはカンマ(,)で区切ります。
フォーム・フィールドの使用 - 「フォーム・フィールドの値を使用してEメール・アドレスを選択します。」をクリックします。
- 「フィールドの選択」ドロップダウン・リストでフォーム・フィールドをクリックします。
ピックリストの使用 ピックリストを使用して、通知Eメールの受信者を決定できます。たとえば、フォームで選択された国を使用して、Eメールを受信する営業チームを決定できます。 - 「ピックリストを使用してEメール・アドレスを選択します。」をクリックします。
- 「フィールドの選択」ドロップダウン・リストで、ピックリストで使用するフォーム・フィールドをクリックします。このフォーム・フィールドには、Eメール受信者ピックリストで使用可能な値が格納されています。前述の例の場合、これは国のピックリストです。
- 「ピックリストの選択」ドロップダウン・リストでピックリストをクリックします。新しいピックリストを作成するには、
をクリックし、 をクリックします。前述の例の場合、このピックリストにより、国の実際の値がEメール受信者のEメール・アドレスにマップされます。
- 通知Eメールの件名行を選択します。
オプション ステップ 件名行を手動で追加 - 「常に同じ件名を使用します。」をクリックします。
- 件名行を入力します。
フォーム・フィールドの使用 - 「フォーム・フィールドの値を使用してEメールを選択します。」をクリックします。
- 「フィールドの選択」ドロップダウン・リストでフォーム・フィールドをクリックします。
ピックリストの使用 ピックリストを使用して、通知Eメールの件名行を決定できます。たとえば、顧客満足度サーベイの満足度評価を使用して、サポート・チームへの通知Eメールの件名行を決定できます。 - 「ピックリストを使用して件名を選択します。」をクリックします。
- 「フィールドの選択」ドロップダウン・リストで、ピックリストで使用するフォーム・フィールドをクリックします。このフォーム・フィールドには、ピックリストで適切な件名行にマップする値が格納されています。前述の例の場合、これは顧客満足度評価です。
- 「ピックリストの選択」ドロップダウン・リストからピックリストをクリックします。新しいピックリストを作成するには、 をクリックし、 をクリックします。前述の例の場合、このピックリストによって、顧客満足度評価が件名行にマップされます。
- 「通知構成」ドロップダウン・リストで通知Eメールをクリックします。
ヒント: 通知Eメールの構成の詳細は、フォーム通知構成の作成を参照してください。
- Eメールのエンコーディングを変更するには、「拡張設定」をクリックします。特定の言語のエンコーディング(文字セットが使用可能であることを確認する)またはUnicode (UTF-8)エンコーディングを使用できます。
- このステップを処理する時期を指定します。
- 「保存」をクリックします。