Introduzione agli stage-gate
Utilizzare gli stage-gate per sospendere e dirigere destinatari attraverso un programma, ad esempio quando viene raggiunto il numero specificato di inserimenti.
Uno stage-gate può aprire e inviare inserimenti automaticamente quando il numero di inserimenti raggiunge l'intervallo specificato oppure può rimanere chiuso fino a quando non si intraprende un'azione.
Quando si imposta uno stage-gate è necessario eseguire le operazioni riportate di seguito.
- Creare due percorsi
Creare un percorso di approvazione per le voci a cui è consentito il passaggio, e un percorso di rifiuto per le voci a cui non è consentito il passaggio o che devono passare attraverso un percorso alternativo. - Specificare gli indirizzi e-mail per le notifiche
Lo stage-gate invia notifiche e promemoria quando richiede attenzione, ad esempio quando è necessario decidere se inviare o trattenere inserimenti.
Informazioni sulle notifiche e sui promemoria
Lo stage-gate invia notifiche nei casi descritti di seguito.
- In modalità automatica, quando il numero di voci non rientra nell'intervallo specificato.
- In modalità manuale, quando arriva il primo batch di inserimenti e dopo che l'utente ha intrapreso un'azione relativa alla notifica precedente
Quando ad esempio arriva un batch di inserimenti, lo stage-gate trattiene gli inserimenti e invia una notifica. Se non si intraprende alcuna azione e arrivano altri inserimenti, lo stage-gate trattiene tutti gli inserimenti e non invia alcuna ulteriore notifica. Quando l'utente intraprende un'azione, lo stage-gate si riapre e viene inviata un'altra notifica al successivo arrivo di inserimenti. - In entrambe le modalità, quando il periodo di timeout viene raggiunto.
Se non viene intrapresa alcuna azione dopo l'invio della notifica, lo stage-gate invia i promemoria, con la frequenza e al momento specificati, fino al raggiungimento del periodo di timeout.
Informazioni sul timeout
Se entro il periodo di tempo specificato non viene ricevuta alcuna risposta alla notifica, lo stage-gate invia gli inserimenti sul percorso di timeout. Come percorso di timeout è possibile selezionare il percorso di approvazione o di rifiuto. Il periodo di timeout predefinito viene impostato dall'amministratore nella sezione Impostazioni globali della pagina Gestione account, ma è possibile modificarlo per ogni stage-gate.
Chiusura automatica dello stage-gate
Utilizzare questa opzione per inviare automaticamente le voci sul percorso di approvazione quando il numero di voci rientra nell'intervallo specificato. È possibile specificare il numero minimo e massimo di voci che possono passare.
Quando il numero di voci rientra nell'intervallo, le voci passano senza che vengano inviate notifiche. Se il numero di inserimenti è inferiore al numero minimo, lo stage-gate trattiene gli inserimenti fino a quando non viene raggiunto il numero minimo e invia una notifica all'indirizzo e-mail specificato. Quando si riceve la notifica, è possibile inviare le voci trattenute manualmente. Se il numero di voci supera il numero massimo, lo stage-gate trattiene le voci e invia una notifica all'indirizzo e-mail specificato. Sarà quindi possibile decidere se inviare o meno le voci.
Si supponga ad esempio di impostare un intervallo di 500-1000 inserimenti.
Il primo batch contiene 200 inserimenti, al di sotto quindi del numero minimo, quindi gli inserimenti vengono trattenuti allo stage-gate e viene inviata una notifica. Il secondo batch contiene 300 voci. Ora il numero totale di inserimenti allo stage-gate è 500 e tutti gli inserimenti passano senza notifica. Il terzo batch contiene1500 voci, quindi più del numero massimo. In questo caso, il gate trattiene tutte le voci e invia una notifica. Ogni volta che si riceve una notifica, è possibile decidere se far passare o meno le voci.
Per chiudere automaticamente lo stage-gate, eseguire le operazioni riportate di seguito.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sullo stage-gate e selezionare Proprietà.
- Selezionare Chiudi il gate quando il numero di destinatari supera queste soglie e immettere il numero minimo e massimo di destinatari.
Chiusura manuale dello stage-gate
Utilizzare questa opzione se si desidera decidere se far passare le voci, indipendentemente dalla quantità.
Con questa opzione, quando un batch di inserimenti arriva allo stage-gate viene inviata una notifica all'indirizzo o agli indirizzi e-mail specificati. È quindi possibile accettare o rifiutare le voci.
Si noti che se non si intraprende alcuna azione e arrivano nuove voci, non verrà inviata alcuna ulteriore notifica. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle notifiche e sui promemoria.
Per chiudere il gate manualmente:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sullo stage-gate e selezionare Proprietà.
- Selezionare Chiudi il gate manualmente.
Selezione dei percorsi
Indipendentemente dal fatto che il gate venga chiuso automaticamente o manualmente, è necessario specificare il percorso per le voci a cui è consentito passare e per le voci a cui non lo è. È inoltre necessario selezionare uno di questi percorsi come percorso di timeout.
Per selezionare i percorsi di approvazione, rifiuto e timeout:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sullo stage-gate e selezionare Proprietà.
- Nella sezione Condizioni fase, selezionare i percorsi Approva, Rifiuta e Timeout.
- Facoltativamente, per modificare il timeout predefinito, immettere il numero di giorni in Numero massimo di giorni sospensione risposta.
Per specificare gli indirizzi e-mail per le notifiche:
Lo stage-gate invia una notifica e promemoria quando richiede attenzione.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sullo stage-gate e selezionare Proprietà.
- Nella sezione Notifica e-mail, specificare gli indirizzi e-mail, nonché la frequenza e l'ora del promemoria.
È possibile specificare più indirizzi, separati da virgole o punti e virgole.
Approvazione o rifiuto di voci
Utilizzare la vista Snapshot della scheda Analizza per approvare o rifiutare gli inserimenti che vengono trattenuti allo stage-gate. Gli stage-gate che richiedono un'azione sono indicati da un punto rosso.
Per approvare o rifiutare voci
- Nella vista Snapshot della scheda Analizza, fare clic con il pulsante destro del mouse sullo stage-gate e selezionare Proprietà.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Attivazioni programma.
- Selezionare l'azione da intraprendere.
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