Exemplo de Contabilidade de Fundos

Pense em uma empresa de serviços públicos municipal que fornece serviço de água e água servida. A empresa tem dois departamentos: água e água servida. Cada departamento deve controlar suas finanças separadamente, por isso, um fundo é configurado para cada departamento:

• Água (fundo 01).
• Água residual (fundo 02).

Além disso, com a contabilidade de fundos, há sempre um fundo geral (fundo 99).

Suponha que a seguinte fatura tenha sido gerada.

A fatura vai gerar as seguintes entradas no LR:

Para cada fundo, os detalhes do livro razão da fatura incluirão um débito na conta de contas a receber e créditos nas contas de impostos a pagar e de receita. Em termos organizacionais, em cada departamento o cliente deve uma parte da fatura geral, parte são as vendas feitas pelo departamento e a outra parte o departamento deve às autoridades fiscais. Cada fundo é balanceado.

Observe que a contabilidade poderia ser idêntica na contabilidade corporativa, se cada serviço estivesse em sua própria divisão com seu próprio plano de contas.

O diagrama a seguir ilustra a contabilidade do livro razão inicial que ocorrerá quando o pagamento for feito:

A conta de caixa geral da empresa de serviços públicos é debitada e as contas de contas a receber dos fundos departamentais são creditadas. Em outras palavras, o caixa é mantido pela empresa de serviços públicos como um todo, mas as contas a receber são reduzidas para os departamentos individuais.

Se a contabilidade for deixada nesse estado, a contabilidade de fundos principal (aquela em que cada fundo representa uma entidade independente com um plano de contas de autobalanceamento) seria violada. Essa violação ocorre porque o caixa é registrado no fundo geral, não nos fundos departamentais, fazendo com que o fundo geral tenha um débito excessivo, e os fundos departamentais tenham um crédito excessivo.

Do ponto de vista organizacional, para tornar cada departamento completo, os departamentos precisam marcar a parte do caixa que lhes pertencem e, de modo correspondente, a empresa de serviços públicos precisa marcar a parte do caixa que é devida a cada departamento. O diagrama a seguir ilustra essa questão.

Para manter um saldo de débitos e créditos em cada fundo, os fundos departamentais têm uma conta de "patrimônio com concentração de fundos" (EPC) e o fundo geral tem uma conta de obrigações para cada fundo departamental. Além de debitar a conta de caixa do fundo geral e creditar as contas de contas a receber dos fundos departamentais, as contas EPC dos fundos departamentais são debitadas e as contas das obrigações dos fundos gerais são creditadas.

E dessa forma, com as entradas de livro razão adicionais, todos os fundos têm débitos e créditos correspondentes.