第 8 章 使用邮寄程序

邮寄程序是用于发送、接收和管理电子信件 (email) 信件的应用程序。邮寄程序完全集成在桌面中，允许在邮寄程序和其他应用程序之间拖放信件和文件。

• "启动邮寄程序"

• "登录到 IMAP 收件箱"

• "使用信件程序主窗口"

• "查看信件"

• "处理信件"

• "发送信件"

• "编辑和格式化外发信件"

• "创建和使用信箱"

• "打印信件"

• "使用附件"

• "定制信件程序"

• "使用文件选择对话框"

本章的说明假定您已掌握基本的桌面技巧和键盘浏览方法。

关于进一步信息，请参阅第 1 章，基本技能和附录 A，桌面的键盘简捷。信件程序中的许多任务可通过拖放方式完成。

启动邮寄程序

单击"前面板"中的"邮寄程序"控制。

图形 8-1 表示新的、读过的和未邮寄的信件的邮寄程序图标

在系统上首次启动邮寄程序时，该程序在电子信件设置中寻找本地或远程"互联网信件访问协议 (IMAP) "信箱 。

• 如果设置没有标明已有信箱类型，邮寄程序会提示您来指定信箱类型。

• 如果设置表明信箱是本地的，邮寄程序将打开收件箱 (一般在 /var/mail/ username 目录下)。

• 如果设置表明信箱是远程的，邮寄程序将打开"邮寄程序登录"对话框，以便可以登录到 IMAP 服务器。

"邮寄程序"启动后，显示信箱及信件标题栏和所选定信件的窗口。

登录到 IMAP 收件箱

在显示"登录"对话框的情形下，作下列事项：

1. 在"IMAP 服务器"字段中键入服务器名称。

   在这一字段中键入的名称成为缺省值。下次登录时，"邮寄程序"将在"IMAP 服务器"字段中显示该名称。

   要修改这一缺省值，请参阅 "要修改缺省信箱目录"。

2. 在登录字段中键入登录名。

3. 在"口令"字段中键入口令。

4. 决定当"邮寄程序"装入信件时，何时装入附件内容。

   要使"邮寄程序"在检索一条信件时，同时装入信件文本和附件内容，需在"检索附件"中选择"总是"。

   要使邮寄程序在检索一条信件时，装入信件文本而不装入附件内容，需在"检索附件"中选择"打开时"。双击附件图标时，邮寄程序将检索附件的内容。

5. 单击"登录"。

   "IMAP 收件箱"打开。

使用信件程序主窗口

"信件程序"主窗口显示在 图形 8-2。

图形 8-2 邮寄程序主窗口

主窗口含有以下区域：

查看信件

邮寄程序一旦启动并开始收集电子信件，您将能够阅读它们并可能将其排序。

阅读信件

1. 从"信箱"菜单中选择"检查新信件"以检索传递到信箱的新信件。

2. 单击，以选择要在"信件标题栏"列表中查看的信件。

   信件的文本显示在信件窗口区域。

   使用工具栏中的"下一个"和"前一个"按钮或者"显示"菜单上的选项，以连续地在信件窗口区域中选择和阅读信件。

   要在单独的窗口中打开信件，以便进行阅读：

选择该信件，并在"信件"菜单中选择"打开"。在这一窗口可用"编辑"和"附件"菜单。

该信件会被保留在该单独的窗口，即使在"信件标题栏列表"中选择另一信件也会如此。这样可以同时查看两条信件。

修改进来的信件的字符集

有时候，可能会收到从某机器发来的电子信件，该机器所使用的编码方法和您机器的缺省编码方法不同。为了阅读该信件，需要修改您机器的字符集，使其与那一信件的编码相符 (例如，US-ASCII) 。

1. 在"信件标题栏列表"中选择该信件。

2. 在"显示"菜单中选择"修改字符集"或按 Control+Y 键盘加速键。

   "邮寄程序"立即在工具栏图标下的脚注中显示一个字符集名称 (例如，US-ASCII) 。

3. 选择"修改字符集"菜单项或再次按 Control+Y，以循环浏览选择项目直到显示正确的选项。

   选择"缺省字符集"，将按机器缺省编码方式显示信件。

   "邮寄程序"会将信件的文本转换成所选定的字符集，而不转换信件的标题栏或附件。

信件的排序

可用"显示"菜单选项来为信件排序。

信件标题栏在信箱中按新的次序重新安排并重新显示。

处理信件

读取电子信件后，您可能想回复、查找、删除和 (有可能) 取消删除某些信件。

回复信件

1. 选择要回复的信件。

2. 决定回复类型：

   • 要回复给发信人，从"新信件"菜单中选择"回复发信人"。

     显示"新信件"窗口，其中的接收者电子信件地址和信件主题已填好。

   • 要回复发信人和所有接收者，从"新信件"菜单中选择"回复所有人"。

     显示"新信件"窗口，其中所有的接收者电子信件地址和信件主题已填好。

   • 要回复至发信人或所有接收者并包括一份信件的副本，需从"新信件"菜单中选择"回复，包括信件"或者"回复给所有人，包括信件"。

     显示包括信件文本的"新信件"窗口，其中所有接收者的电子信件地址和信件主题已填好。附件不包括在回复之中。

3. 输入回复并单击"发送"。

   关于进一步信息，请参阅 "信件的定址、书写和发送"。

转发信件

1. 选择想要转发的信件。

2. 从"新信件"菜单中选择"转发信件"，或者单击在工具栏上的"转发信件"按钮。

   要转发的信件文本显示在一条新的信件中，如果有附件，附件将一起显示。

   如果不想转发附件，可选择"转发，无附件"。

3. 在"To"或"Cc"字段中输入信件接收者的地址，或者使用"To"或"Cc"按钮菜单访问已设置好的别名。

4. 添加附加文本，并单击"发送"。

   关于进一步信息，请参阅"信件的定址、书写和发送" 。

编辑进来的信件

1. 选择要修改的信件。

2. 从"新信件"菜单中选择"转发"。

3. 将信件的地址定为自己的地址。

4. 在"新信件"窗口中编辑并发送该信件。

   ---

   注意：

   可能需要创建单独的信箱以容纳这些编辑过的信件，因为它们会占用收件箱的容量。

   ---

将进来的信件或外发的信件另存为文本

1. 选择接收到的信件，然后从"信件"菜单中选择"存为文本"，或者，对于在"新信件"窗口中的外发的信件，从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中选择"文本"。

2. 在出现的"保存成为文本"对话框中输入文件名和位置，然后单击"保存"。

   如果指定名称的文件已经存在，会询问是否要覆盖该文件或取消该操作。

向文本文件附加信件

1. 选择接收到的信件，然后从"信件"菜单中选择"存为文本"，或者，对于在"新信件"窗口中的外发的信件，从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中选择"文本"。

   "邮寄程序"显示文件选择对话框。

2. 输入已有的文件名和位置，然后单击"附加"。

   "邮寄程序"将信件的文本附加到该文件中。

删除信件

要从"信件标题栏列表"中删除信件：

1. 选择要删除的信件。

   可以用拖曳方法选择多条信件。在"信件标题栏列表"中向上或向下移动光标，按住 Shift 键再单击鼠标，可选择多条排在一起的信件。按 Control 键再单击鼠标，可从列表上选择没排在一起的多条信件，一次选择一条。

2. 从"信件"菜单中选择"删除"，或者单击在"工具栏"上的"删除"按钮。

   信件从列表中被删除。

   ---

   注意：

   即使信件已删除，仍可寻回，除非该信件通过从信箱菜单选择"销毁被删除的信件"而永久地删除。请参阅以下部分。

   ---

取消对信件的删除

采取下列做法之一可以取消对信件的删除：

• 要恢复刚删除的信件，从"信件"菜单中选择"恢复最后一个删除"。

• 要恢复以前的信件，从"信件"菜单中选择"从列表中恢复删除"，然后从已删除信件的列表中选择一条或多条信件，并单击"恢复删除"按钮。

要使列表中的已删除信件永久删除掉，从"信箱"菜单中选择"销毁被删除的信件"。

关闭信箱时销毁已删除信件

可以设置选项，使信箱关闭时，所删除的信件会永久地销毁。这样做意味着一旦信箱关闭，将无法恢复所删除的信件。

1. 从"选项"菜单中选择"基本"。

   显示"基本选项"对话框。

2. 在"销毁已删除的信件"栏选择"当关闭信箱时"。

   确认通知询问是否要销毁已删除信件。要删除每次关闭信箱时所显示的确认通知，取消对"显示确认通告"的选择。

3. 单击"确定"或"应用"，以使所做的修改生效。

在信箱范围内查找信件

可以根据所定义的查找标准在信箱范围内查找信件。"查找"对话框"基本"窗口中的基本查找标准字段包括：收件人 ("至") 、发送者 ("自") 、主题 ("主题") 、副本接收者 ("抄送") 和包括标题栏的信件文本 ("整个信件文本") 等。

通过在"查找"对话框的"高级"窗口中创建带有关键字和变量查找脚本，可以定义更高级的信件查找标准。

下列表格给出了可用于查找脚本的关键字，按以下类别分组：

• 标题栏 - 表示信件的标题栏或文本部分的关键字 (表 8-1)

• 日期 - 表示信件何时送出的关键字 (表 8-2)

• 状态 - 描述信件状态的关键字 (表 8-3)

• 操作符 - 与其他关键字连接在一起，以形成查找标准的关键字 (表 8-4)

可以手动输入但无法在"查找"对话框"高级"窗口的菜单中使用标以星号 (*) 的关键字。

表 8-2 列出并描述有关日期的关键字。

日期采取dd-mmm-yyyy (日月年) 格式 (例如，02-Apr-1996) 。

表 8-3 列出并描述有关状态的关键字。

表 8-4 列出并描述查找操作符。

非

查找脚本不区分大小写。

几个实例：

查找从 john 在四月中发送来的，且主题行带有"紧急"或"重要"字样的信件：

from john and (subject 紧急 or subject 重要) and during april 

查找从 bill 发送来的，没有给 tigerteam 副本的，且尚未读的信件：

from bill and  ~ (cc tigerteam) and unread 

查找定址给 bill 或作为副本发送给 bill 的信件，且在该信件中，包括其标题栏和附件，带有"月份报告"字样：

 (to bill or cc bill ) and text "月份报告"

在信箱范围内寻找信件

1. 从"信件"菜单中选择"查找"。

   显示"查找"对话框。

   图形 8-3 邮寄程序查找对话框

   
   

2. 在适当的字段中键入要查找的文本。

   可以查找对于"至"、"从"、"主题"或"抄送"中的一个或多个字段的匹配项。如果在多个字段中键入寻找标准，"邮寄程序"将查找与所有标准相符合的信件。

   在每一字段中，"邮寄程序"认为整个输入条目为一个标准，即使其中有多个以空格或逗号隔开的字符串也是如此。例如，如果在"至"字段中键入 wood smith，"邮寄程序"将寻找发送给 wood smith 的信件，而非 wood 或 smith。

   字段不区分大小写。

3. 单击"向下查找"或"向上查找"，以在信箱中寻找下一个或前一个匹配的信件。要寻找所有匹配的信件，单击"选择所有的"。

   ---

   注意：

   要删除"查找"对话框的字段中的所有文本，单击"清除"。

   ---

创建高级查找脚本

1. 从"查找类型"菜单中选择"高级"。

   显示"高级查找"对话框。

   

2. 在文本区域中输入脚本。

   从菜单中选择关键字，以帮助创建脚本。

   关键字不区分大小写。

使用窗口

有时，可能要只显示信箱中与一条或多条查找标准匹配的信件，例如，至或从某人的信件。通过定义查找标准并将其保存为一个窗口即可。

创建窗口

1. 从"信件"菜单中选择"查找"。

   显示"邮寄程序查找"对话框。

2. 指定查找标准。

3. 单击"另存为窗口"。

   显示邮寄程序"另存为窗口"对话框。

4. 在"输入窗口名称"字段中键入名称。

   无法使用"全部"或"新建"作为窗口的名称，它们列于缺省窗口之下。可能要使用反映查找标准的名称。

5. 单击"确定"。

   "邮寄程序"创建新的窗口并将其置于"窗口"对话框的"定制窗口"列表中。要看该列表，请单击在"查找"对话框中的"显示窗口"按钮，或者从"信箱"菜单中选择"显示窗口"。

显示、删除或更新窗口

1. 从"信箱"菜单选择"显示窗口"。

   如果"查找"对话框是打开的，也可以单击该对话框中的"显示窗口"按钮。

   显示"窗口"对话框。

   

   列出：

   • "缺省窗口"：整个信箱的信件统计数据 ("全部")和还没有阅读的信件 ("新建") 。

   • "定制窗口"：所创建的窗口的信件统计数据。"邮寄程序"在主窗口的标题栏中显示正在装入的窗口的名称。

2. 要显示窗口，双击列表上的窗口，或选择该窗口，然后单击"装入"。

   与该窗口的查找标准相匹配的信件会在信箱中显示。

3. (可选) 要更新窗口，单击"更新"。

   "邮寄程序"修订信箱所有窗口的信件统计数据。

4. (可选) 要删除窗口，先选择该窗口，然后单击"删除"。

5. 单击"关闭"，以关闭该对话框。

编辑窗口

1. 在"定制窗口"列表中选择窗口。

2. 单击"编辑"。

   显示"查找"对话框，在字段中已填好该窗口的查找标准。

3. 编辑字段。

   如果"邮寄程序"无法在"基本"窗口显示查找标准，则会在"高级"窗口的文本区域装入查找脚本，以便编辑。

4. 单击"另存为窗口"。

   "邮寄程序"在"输入窗口名称"字段中显示该窗口名称。

5. 单击"确定"，来以相同的名称保存该窗口。

   也可为该窗口键入新的名称，然后单击"确定"来保存。

重新安排定制窗口下列表的次序

在"定制窗口"中选择窗口。单击向上或向下箭头按钮，以在窗口列表中上下移动。

发送信件

电子信件地址像您的私人地址一样，用于接收电子信件。它同时也是发送信件给其他电子信件用户的途径。电子信件地址格式是用户名@主机名。 系统管理员使用这一格式以设置电子信件地址。

本节提供所需要的关于确定其他用户地址、书写和发送信件给其他用户的主要信息。

使用别名

别名是私用的名称，代表一个或多个用户名 (或用户地址) 。通过创建经常发送信件的用户地址分发表并为该表命名，可以在"To"或"Cc"字段中选择别名而不需每次发送信件时都键入地址 (请参阅 图形 16-1) 。

给别名的命名可以是对于某群用户的描述，或仅是一个记得住的名称。这些别名还以"个人别名"卡片在"地址管理器"中显示 (请参阅 "别名卡片") 。

创建、修改或删除别名

1. 从主窗口的"选项"菜单、"新信件"窗口的"格式"菜单或"新信件"窗口的"To"或"Cc"按钮菜单中选择"别名"。

   显示"别名选项"对话框。

2. 在"别名"字段中为别名键入名称。

3. 在"地址"字段键入将要组成该别名的用户地址。

   每一键入的地址必须是用户名@主机名的形式，并且用逗号、空格或用上述两者隔开。

4. 单击"添加"，以将"别名"或"地址"字段中的信件添加到滚动列表中。

5. (可选) 要修改别名，先选择它并适当地编辑该别名或地址字段，然后单击"修改"。

6. (可选) 要删除别名，先选择它，然后单击"删除"。

7. 单击"确定"或"应用"，以使设置生效。

还可用"地址管理器"处理别名 (请参阅 "创建个人别名卡片") 。

信件的定址、书写和发送

只要有接收方的电子信件地址，即可发送信件。

如果首次使用电子信件并且知道自己的电子信件地址，可以按照这些步骤给自己发送一条测试信件。

1. 如果"信件程序"尚未启动，在"前面板"单击"信件程序"控制。

   显示"收件箱"。

2. 从"新信件"菜单选择"新信件"。

   显示 ("新信件") "新信件"窗口。

   图形 8-4 信件程序的书写窗口

   
   

3. 在"To"字段中键入接收者的电子信件地址，然后按回车键。

   可以为一条信件定址到一个或多个人，或定址为一个别名。

   如果有一个或多个电子信件地址中含有空格符，用逗号分隔电子信件地址。否则，用逗号或空格将其分隔。

   或者，如果已经创建别名，可使用"To"按钮菜单去访问它们。

   关于别名的信息，请参阅 "使用别名"。

4. (可选) 在"Subject"字段中键入信件的主题或标题，然后按回车键。

5. (可选) 在"Cc"字段中键入本信件的副本接收者的电子信件地址，或者，如果已经创建别名，则使用"Cc"按钮菜单去访问已设置的别名。

6. 一旦信件定址，按回车键，转到文本区域并书写信件。

   要插入文本文件，请参阅 "在信件中包括文本文件"。也请参阅 "使用模板书写信件"和"使用草稿书写信件" "使用草稿书写信件"。

   要找出信件中的编辑文本，请参阅 "编辑文本" 或"格式化文本"。

   任何时候想保存正在书写的信件，可以从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中，或者从"新信件"窗口底部的"保存成为"按钮菜单中，选择"文本"。

7. (可选) 如果在"签名"对话框中已取消对于 "在每封信件中包含签名"的选择，可以从书写窗口的"格式"菜单中选择"签名"以将签名置于文本区域内。

   关于细节，请参阅"使用签名" 。

8. (可选) 要将文本格式化，以使其适合"新信件"窗口的宽度，选择该文本，并从"格式"菜单中选择"断行"。

9. (可选) 如果必要，将文件作为附件添加到信件中去。

   关于如何操作的信息，请参阅 "添加附件"。

10. (可选) 从书写窗口的"文件"菜单中选择"保存外发信件"以将信件的副本保存到专门存储外发信件的文件 (HomeDirectory /Mail/sent.mail 是其缺省名称) 中。

    要修改缺省文件名，从"选项"菜单中选择"基本"并编辑"保存一个外发信件副本在"字段。

11. 单击"发送"按钮、从"新信件"窗口的"文件"菜单选择"发送"，或者按 F3 键。

    "新信件"窗口关闭，发出信件。

    ---

    注意：

    单击"关闭"将删除"新信件"窗口并放弃您的信件。确保在关闭"新信件"窗口之前保存任何以后可能需要的文本。

    ---

修改外发信件的字符集

如果需要发送电子信件到某个机器，而该机所使用的编码方法和您机器的编码方法不同，可以将您信件的文本转换成接收者的编码。

1. 在"新信件"窗口输入信件后，从"格式"菜单选择"修改字符集"或者按 Control+Y，键盘加速键。

   "信件程序"在"新信件"窗口的页脚中显示字符集的名称 (例如， ISO-2022-JP) 。

2. 选择"修改字符集"菜单项或再次按 Control+Y，以循环浏览选择项目直到显示正确的选项。

   选择"缺省字符集"意味着将按您机器的缺省编码方式送出信件。

   在"新信件"窗口中的信件显示并没有改变，然而当你单击"发送"时，"信件程序"将按所选定的字符集传递该信件。

   ---

   注意：

   "信件程序"仅转换外发信件的文本，而不转换其标题栏或附件。

   ---

使用模板书写信件

可以保存一条信件作为模板反复使用，例如，每个月份发送的状态报告模板。状态报告模板可能包含诸如信件主体的地址、主题和标题等。可以使用该模板，在每个月将其作为状态报告寄出前填好其内容。

创建模板

1. 从"信件选项"对话框中的"选项"菜单中选择"模板"。

   显示"模板选项"对话框。

2. 单击"新建模板"按钮。

   显示"新信件"窗口。

3. 键入标题栏和模板主体。

4. 从窗口底部的"保存成为"按钮菜单中，或者从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中，选择"模板"。

   显示"信件程序"的"另存为模板"对话框。

5. 在文本字段键入模板名称，并单击"保存"。

   模板保存在缺省目录 HomeDirectory /MailTemplates 中。 其名称和路径显示在"模板"滚动列表中。

   可以把附件保存为模板的一部分。这样做与将该附件复制到模板中是等效的。附件被包含进模板之后，编辑或移动附件的原文并不影响模板中的附件。

使用模板

1. 在主窗口中，从"书写"菜单中选择"新建"、"使用模板"，然后从子菜单中选择要使用的模板。

   "新信件"窗口打开，其中装载有该模板。

   ---

   注意：

   如果"新信件"窗口已经打开，通过从"新信件"窗口中的"格式"菜单的"使用模板"子菜单选择模板名，即可装入该模板。

   ---

2. 如有必要，编辑标题栏和主体，然后像通常一样发送该信件。

   有关详情，请参阅 "编辑和格式化外发信件"。

使用草稿书写信件

有时，在书写一条信件时，想将其保存为草稿，稍后在将其作为信件发出前继续处理它。草稿是一次性使用的。在"新信件"窗口中完成该草稿后，一旦单击"发送"，"信件程序"便将其从文件系统中删除。

创建草稿

1. 从"书写"菜单选择"新信件"。

   显示"新信件"窗口。

2. 照常书写该信件。

3. 从窗口底部的"保存成为"按钮菜单中，或者从"文件"菜单的"保存成为"子菜单中，选择"草稿信件"。

   显示"信件程序"的"另存为草稿"对话框。

4. 在"草稿名称"项中键入文件名。

5. 单击"保存"。

   "信件程序"将该草稿保存在缺省信箱 HomeDirectory /MailDrafts 中。

   ---

   注意：

   也可通过从"保存成为"按钮菜单中选择"文本"，只将信件主体保存为文本。

   ---

使用草稿

1. 从"书写"菜单中选择"继续写草稿"，然后从子菜单上选择要完成的草稿。

   "新信件"窗口打开，其中装载有该草稿。

   ---

   注意：

   如果"新信件"窗口已经打开，通过从"格式"菜单的"使用草稿"子菜单中选择草稿名，即可装入该草稿。

   ---

2. 继续编辑，并像平常那样发送该信件。

   单击"发送"后，"信件程序"发出信件，询问是否要在信件送出后，从文件系统中删除该草稿。

删除草稿

如果已经将某信件保存为草稿，但不打算发送它，可使用此过程。

1. 从"书写"菜单中的"继续写草稿"子菜单中选择该草稿。

   显示"新信件"对话框，其中包含该草稿信件。

2. 将信件的接收地址改为自己的地址，然后单击"发送"。

   "新信件"对话框消失。

3. 当信件到达您的"收件箱"时，删除它。

如果工作站在"信件程序"运行期间出现系统崩溃，可能要注意到名为 DeadLetter1、DeadLetter2、等的草稿。通过删除在 $HOME /MailDrafts 文件夹中的相应文件，可以删除这些草稿。

在新的信件中包括多条信件

1. 从"信件标题栏列表"中，选择要包括到新信件中的电子信件。

   在"信件标题栏列表"中向上或向下移动高亮显示，按住 Shift 键再单击鼠标，可选择多条排在一行的信件。按 Control 键再单击鼠标，可从列表上选择不连续的信件，一次选择一条。

2. 从"书写"菜单中选择"转发"。

3. 照常书写和发送信件。

在信件中包括文本文件

可以从文件管理器将文本文件拖放到"新信件"窗口，或者遵循以下步骤：

1. 从"书写"菜单选择"新信件"。

   显示"新信件"窗口。

2. 在"新信件"窗口的"文件"菜单中选择"包括"。

3. 选择要包括到电子信件中的文本文件。

4. 单击"包括"。

   信件文本区域中即包括该文件。

5. 照常书写和发送信件。

使用签名

签名是可以包括到所发送的每一信件中的文本。例如，一个典型的签名可能包括名称、职务、公司名等等：

John Person
Marketing Manager
ABC Products，Inc.
Email: john.person@mymachine
Phone: (100) 555-1234

可以将这个签名包括到每条电子信件中，或者选择将其包括到单个的信件中。

创建签名

1. 从主窗口的"选项"菜单或"新信件"窗口的"格式"菜单中选择"签名"。

   显示"签名选项"对话框。

2. 在"签名"文本格中键入签名的文本。

3. 单击"确定"或"应用"。

   签名保存在缺省文件 HomeDirectory /.signature 中。 通过在"保存签名到路径或文件"字段中键入新的路径，可以修改这一缺省地点。

在所有的信件中包括签名

1. 从主窗口的"选项"菜单或"新信件"窗口的"格式"菜单中选择"签名"。

   显示"签名选项"对话框。

2. 选择"在每封信件中包含签名"选项。

3. 单击"确定"或"应用"。

仅在特定的信件中包括签名

1. 从主窗口的"选项"菜单或"新信件"窗口的"格式"菜单中选择"签名"。

   显示"签名选项"对话框。

2. 取消对于"在每封信件中包含签名"选项的选择。

3. 单击"确定"或"应用"。

4. 在要包括签名的信件"新信件"窗口中，从"格式"菜单中选择"签名"。

创建自动回复 (休假信件)

如果计划脱离信件一段时间 (例如休假期间) 可以设立自动回复，以告示进来的信件的发送者：您不在。

1. 从"选项"菜单选择"休假信件"。

   显示"休假信件选项"对话框。

2. 在"休假"旁边选择"开"。

3. 在"开始日期"项下键入要假期回复开始的日期。

   缺省是今天的日期。

4. 键入"结束日期"。

   休假信件在"开始日期"的 12:01 a.m. 或之后生效，并在"结束日期"的 12:01 a.m. 结束。如果开始和结束日期相同，休假通知在"结束日期"的午夜结束。

5. (可选) 在"答复重复发送人的时间间隔" 项中设置一时间间隔数，在该间隔内发送者将收到一次自动的回复。

   缺省是七天。这意味着进来信件的发送者在七天里将只接收到一次自动回复，无论其在这段时间里他们发送给您多少信件。

6. 为休假信息键入主题和文本。

   这一字段的缺省是"不在办公室"。如果在信件中使用变量 $SUBJECT ，进来的信件主题将被引用到休假信件中。 例如：

   我在休假中，回来时我会阅读您关于" $SUBJECT"的信件。

7. 单击"确定"或"应用"。

   一旦休假信件启动，"信件程序"为收件箱和其他信箱标题栏上的信箱名添加[Vacation] ，直到休假信件关闭。

   ---

   注意：

   要在"结束日期"之前停止发送休假信件，在"休假"旁边选择"关"，然后单击"确定"或"应用"。

   ---

以 MIME 或 Sun 信件工具格式发送信件

"信件程序"以 MIME 格式 (一个发布的标准，官方名称是 RFC 1521 或 RFC-MIME) 发送信件。如果电子信件接收者看到您所发送的信件中有诸如 =20 或 =09 的莫名其妙的编码，说明他们的信件应用程序与 MIME 不兼容。

可以使电子信件接收者使用 MIME 兼容的信件应用程序，以解决该问题。如果这是不可能的，则以 Sun 信件 工具格式发送电子信件。 然而，大多数的 MIME 兼容信件阅读程序不识别这一专用格式。

以 MIME 或 Sun 信件工具格式发送信件

1. 从"文件"菜单选择"发送为"。

2. 从子菜单中选择"Internet MIME"或"Sun Mail Tool"。

   信件按选定格式发送。

如果未指定格式，缺省是"Internet MIME"。要修改这一缺省：

1. 从"选项"菜单选择"高级"。

   显示"高级选项"对话框。

2. 取消对于"发送 MIME 格式的信件" 选项的选择。

3. 单击"确定"。

编辑和格式化外发信件

当书写外发信件时，可以使用"信件程序"编辑和格式化文本，以及检查拼写。

编辑文本

可以在"新信件"窗口中使用"编辑"菜单选项，以修改正在书写的信件文本。

关于编辑功能的进一步信息，请参阅 第 10 章，使用文本编辑器 。

格式化文本

可使用在"新信件"窗口中的两个格式菜单选项对正在书写的信件进行格式修改。

关于编辑功能的进一步信息，请参阅 第 10 章，使用文本编辑器 。

查找或修改文本

1. 从"编辑"菜单选择"查找/修改"。

   显示"查找/修改"对话框。

   图形 8-5 信件程序查找/修改对话框

   
   

2. 在"查找"字段中键入 (或复制和粘贴) 要寻找的文本。

3. (可选) 要自动地修改所找到的文本为替换文本，在"替换为"字段中键入替换文本。

4. 选择合适的选项：

   • 单击"查找"以查找和选择该文本。

   • 单击"修改"，以修改第一个实例。

   • 单击"修改全部"，以修改全部实例。

5. 单击"关闭"，以消除该对话框。

检查拼写

可使用信件程序中的拼写检查程序来确认和 改正所书写信件中的拼写。

1. 从"新信件"窗口的"编辑"菜单中选择"检查拼写"。

   显示"拼写检查"对话框，在"词"条目中显示第一个可能误拼的字。建议采用的正确拼写显示在滚动列表中。关于详情，请参阅 "改正拼写错误的字" 在 第 10 章，使用文本编辑器 。

   ---

   注意：

   拼写检查程序区别大小写。

   ---

2. 单击"关闭拼写检查"，以退出"拼写检查"对话框。

创建和使用信箱

可能要将一些信件存档，以便妥善保管。按缺省设置，所有接收的信件在信箱 (收件箱) 中。由于将所有信件保存在收件箱中是不可行的，所以可能要设立一些别的信箱，一起将信件分类存储。

信箱有助于组织信件。可以依据项目、用户、电子信件列表或所使用的其他系统创建信箱。必须将这些信箱置于缺省信箱目录 HomeDirectory /Mail 中。

关于如何修改缺省信箱目录的信息，请参阅 "要修改缺省信箱目录"。

创建信箱

1. 从信箱菜单选择"新建信箱"。

   显示"文件选择"对话框。

2. 指定信箱的名称和位置。

   关于细节，请参阅"使用文件选择对话框"。

3. 单击"新建信箱"。

   该新信箱创建在缺省信箱目录 HomeDirectory /Mail 中，并且是打开的。

   关于如何修改该目录的信息，请参阅"要修改缺省信箱目录"。

重新命名信箱

1. 从信箱菜单选择"重命名信箱"。

   显示"文件选择"对话框。

2. 选择或键入要重新命名的信箱名和位置，然后单击"重命名信箱"。

   显示"重命名信箱"对话框。

3. 在"新建信箱名"名字段键入信箱名。

4. 单击"重命名"。

打开信箱

1. 从信箱菜单中选择"打开信箱"。

2. 在子菜单中选择下列项目之一：

   • 收件箱-缺省方式接收电子信件的信箱

   • 发送信件-包含外发信件的文件 (缺省情况是 HomeDirectory /Mail/sent.mail)。 只当已将外发的信件保存在这个文件中，这一项目是活动的。

   • 选择信箱-从"文件选择"对话框中指定的信箱

   • 其他信箱-缺省信箱目录中的一个信箱

   • 原先在该信件程序会话中所打开的、移动的或复制的信件的信箱

关闭信箱

要关闭信箱：

从"信箱"菜单或"窗口"菜单中选择"关闭"，或者按 Alt+F4 键。

当最近打开的信箱关闭时，"信件程序"退出。

将信件存档到其他信箱中

通过手动地将一些传进的信件移动或复制到特定的信箱中，将这些传进的信件存档。

手动地将信件存档到其他信箱

选择要存档的信件，并进行下列操作之一：

• 从"移动"菜单 (或者从"信件"菜单的"复制到"子菜单) 选择"选择信箱"，并从"文件选择"对话框中选择所需的信箱。

• 从"移动"菜单 (或者从"信件"菜单的"复制到"子菜单) 选择"其他信箱"，并标明所需的信箱。

• 拖放信件到别的信箱。

  关于进一步信息，请参阅"将信件拖放到其他信箱" 。

为了方便起见，可以：

• 将经常存档信件的信箱添加到"移动"菜单 (和"信件"菜单的"复制到"子菜单) 。

  关于将信箱添加到"移动"菜单上的信息，请参阅 "定制打开、移动和复制到菜单"。

• 设置"移动"菜单使其显示最近所访问的信箱。

  关于详情，请参阅 "修改在移动菜单和复制到信箱子菜单中显示的信箱数目"。

将信件拖放到其他信箱

1. 确保"信件程序"在桌面上保持打开状态，并且其"信件标题栏列表"是可以访问的。

2. 打开想将信件移到其中的信箱并确保可以看到"信件标题栏列表"。

3. 选择要移动的信件。

4. 拖动该信件，并将其放在适当信箱的"信件标题栏列表"中。

   信件移动到该目标信箱的末端。

   也可在"文件管理器"中将信件拖放到目标信箱的文件图标。使用此方法，"信件程序"将信件的副本置于目标信箱内，而不移动该信件。

删除信箱

1. 从"信箱"菜单选择"删除信箱"。

   显示"文件选择"对话框。

2. 选择或键入要删除的信箱名和地点，然后单击"删除"。

   该信箱被删除。

要修改缺省信箱目录

1. 从"选项"菜单选择"移动菜单设置"。

   显示"移动菜单设置选项"对话框。

2. 在"缺省的信箱文件夹"字段中键入目录名称。

3. (可选) 在"IMAP 存档服务器"字段中键入该 IMAP 服务器名。

   通过编辑"缺省 IMAP 文件夹"字段，还可为 IMAP 服务器指定缺省信箱文件夹。缺省设置是 HomeDirectory /Mail。

4. 单击"确定"或"应用"。

定制打开、移动和复制到菜单

一旦设立若干个信箱后，可能发现其中有几个信箱经常使用。可以定制"移动"菜单、"信箱"菜单中的"打开信箱"子菜单和"信件"菜单中的"复制到信箱"子菜单，以显示这些关键信箱。采用这样的方法，打开和存档到信箱会有效得多。

将最近打开的信箱的名称添加到"移动"菜单和"信件"菜单中的"复制到信箱"子菜单，这样，下一次移动或复制信件到这些信箱时，可以节省时间。

将信箱添加到打开、移动和复制到菜单

1. 从"选项"菜单选择"移动菜单设置"。

   显示"移动菜单设置选项"对话框。

2. 选择"本地"或"IMAP 服务器"，以指定信箱所在的服务器。

   如果选择"IMAP 服务器"，请在文本字段键入服务器名称。

3. 在"路径/信箱名"项下键入信箱的路径，然后单击"添加"。

   信箱添加到"移动"菜单、"信箱"菜单中的"打开信箱"子菜单和"信件"菜单中的"复制到信箱"子菜单。

4. (可选) 进行进一步的定制：

   • 为"路径/信箱名"字段选择信箱名后，若要改变该字段的内容，可以编辑该字段并单击"修改"。

   • 要从滚动列表上删除信箱名，选择它并单击"删除"。

   • 要按字母排序显示信箱，单击"字母"。

   • 要修改选定信箱在滚动列表中的位置，单击"上移" 或"下移"。

5. 单击"确定"或"应用"。

修改在移动菜单和复制到信箱子菜单中显示的信箱数目

修改显示在这些菜单上的信箱数目：

1. 从"选项"菜单选择"移动菜单设置"。

   显示"移动菜单设置选项"对话框。

2. 在"最大显示：最近访问过的信箱"字段，增加或减少最近打开的信箱的数目。

3. 单击"确定"或"应用"，以使修改生效。

   现在，在"移动"菜单和"信件"菜单中的"复制到信箱"子菜单上，出现多至所需数目的信箱。

打印信件

可以按缺省选项打印信件，或者在启动打印作业之前设置不同的打印选项。

按缺省选项打印信件的副本

1. 在"信件标题栏列表"中选择要打印的信件。

   在"信件标题栏列表"中向上或向下移动高亮显示，按住 Shift 键再单击鼠标，可选择多条排在一行的信件。按 Control 键再单击鼠标，可从列表上选择不连续的信件，一次选择一条。

2. 从"信件"菜单中选择"打印一份"。

按指定选项打印信件

1. 选择所要打印的信件。

   在"信件标题栏列表"中向上或向下移动高亮显示，按住 Shift 键再单击鼠标，可选择多条排在一行的信件。按 Control 键再单击鼠标，可从列表上选择不连续的信件，一次选择一条。

2. 从"信件"菜单中选择"打印"。

3. 设置要修改的选项：

   • 在"打印机"字段中键入新的打印机名称。

   • 在"份数"字段标明副本的数目。

   • 在"标题页标题"字段键入标题页标题。

   • 选择"打印页数"，以在文档中打印页数。

   • 在"打印命令选项"字段中键入打印命令选项。

4. 单击"打印"。

使用拖放来打印信件

1. 选择所要打印的信件。

2. 将该信件拖动到"前面板"中的"打印机"控制。

   显示"打印"对话框。

3. 按需要设置打印选项，并单击"打印"。

   关于进一步信息，请参阅 "按指定选项打印信件"。

关于如何修改打印操作的信息，请参阅 鼎奶デスクトップ茨董 プログラマ〖ズˇガイド (ヘルプˇシステム试) 中的一节。

使用附件

附件是随电子信件发送或接收的图像、文档或可执行文件。

查看附件

1. 在附件列表中选择附件图标。

   图形 8-6 附件图标实例

   
   

2. 从"信件"菜单中的"附件"子菜单选择"打开"，或者双击附件图标。

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   注意：

   如果在"附件"子菜单上未显示"打开"，就无法打开该附件。

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打印附件

1. 选择该附件。

2. 从"信件"菜单中的"附件"子菜单中选择"打印"。

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   注意：

   如果系统未提供打印附件的能力，或者该附件是无法打印的，"打印"项目无法使用。

   ---

添加附件

1. 书写电子信件。

2. 从"新信件"窗口的附件菜单中选择"添加文件"。

   显示"信件程序"―"附件"―"添加"对话框。关于进一步信息，请参阅"使用文件选择对话框" 。

3. 选择所要附加的文件，并单击"添加"。

   该附件被添加到"新信件"窗口下部的附件列表中。

   要删除刚添加的附件，选择其图标，然后从"附件"菜单中选择"删除"。

   要恢复已删除的附件，从"附件"菜单中选择"恢复删除"。

4. (可选) 从"附件"菜单中选择"重命名"，以修改选定附件的名称。

   如果从主窗口中的"信件标题栏列表"拖放信件到附件列表中，"信件程序"会创建一个包含所有信件的信箱。

将附件保存到文件系统

1. 选择要保存的附件。

2. 从"附件"菜单选择"保存成为"。

3. 在"文件选择"对话框中，标明想保存该附件的位置。

4. 必要时，为该文件键入新的名称。

5. 单击"保存"。

   该文件被保存到选定的位置。

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   注意：

   也可以将附件拖放到"文件管理器"中。要获取详细信息请参阅第 5 章，用文件管理器管理文件 。

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从文件管理器附加文件

1. 在"文件管理器"中选择文件。

2. (可选) 如果未显示附件列表，从"新信件"窗口的"附件"菜单中选择"显示列表"。

3. 从文件管理器拖动该文件并将其放到"新信件"窗口中的附件列表上。

4. 照常发送信件。

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   注意：

   也可从附件列表将附件拖动到"文件管理器"。请参阅 第 5 章，用文件管理器管理文件 。

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添加日历日程

1. 在"日历"中创建日历日程。

2. 从"日历日程编缉器"对话框中拖动该日程，并将其放到"新信件"窗口中的附件列表上。

3. 照常发送信件。

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   注意：

   您也可以从附件列表将日历日程附件拖动到日历。请参阅"将日程从另一个应用程序拖到日历中" 在第 11 章，使用日历。

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定制信件程序

使用"信件程序"一段时间后，可能要修改其一些缺省设置。"选项"菜单提供以下选择：

• 基本

• 别名

• 新信件窗口

• 信件窗口

• 移动菜单设置

• 通知

• 签名

• 模板

• 工具栏

• 休假信件

• 高级

以下章节讲述使用选项在这些对话框中进行某些定制。

显示信箱中的信件数目

1. 从"选项"菜单中选择"基本"。

   显示"基本选项"对话框。

2. 选择"显示"信件数目选项。

3. 单击"确定"或"应用"，以使所做的修改生效。

   数字显示在"信件标题栏列表"的左边。

修改回复中所包括文本的字符标记

回复信件时，该信件所包括的文本中有个标记，这样，就可与要添加的文本区分开。 "信件程序"提供右角形括号 (>) 作为缺省。可将这一标记定制成选定的字符。

1. 从"选项"菜单中选择"写作窗口"。

   显示"写作窗口选项"对话框。

2. 在"包含信件的缩进字符"字段键入要使用的字符。

3. 单击"确定"或"应用"，以使所做的修改生效。

设置信件程序检查信件的频率

1. 从"选项"菜单中选择"基本"。

   显示"基本选项"对话框。

2. 在"检查新信件每隔"字段增加或减少设置的值。

3. 单击"确定"或"应用"，以使所做的修改生效。

将定制字段添加到格式菜单

在"新信件"窗口的"格式"菜单中，除了"至"、"主题"、"抄送"和"BCC"等字段之外，可能还要添加自己的字段，例如"回信"、"回信(带原文)"等等。

1. 从"选项"菜单中选择"写作窗口"。

   显示"写作窗口选项"对话框。

2. 在"标题栏名"字段键入一个名称，该名称就会出现在"新信件"窗口的标题栏 (例如，回信(带原文)) 。

3. (可选) 在"缺省值"字段中为已定义的标题栏字段键入缺省项 (例如，自己的电子信件地址) 。

4. 单击"添加"，以将这些值添加到滚动列表中。

   要修改定制字段，选择它并适当地编辑"标题栏名"或"缺省值"字段，然后单击"修改"。

   要删除定制字段，选择它，并单击"删除"。

5. 单击"确定"或"应用"，以使所做的修改生效。

定制信件通知

确定"信件程序"如何为新信件的到达发出信号：

1. 从"选项"菜单选择"通告"。

2. 在"发信号通知有新信件"项目下，需指定是否要"信件程序"发出蜂鸣、标题栏窗口闪烁，或者当新信件到达时"信件程序"播放音频文件。如果愿意，可以选择所有三种信号。

   通过单击"蜂鸣"和"闪烁"下边的向上或向下箭头，可以设置蜂鸣和闪烁的数目。

   要播放音频文件，可在"音频文件"文本字段中键入该文件的全路径名，或者，单击"选择"，以在"文件选择"对话框中指定该文件。

配置工具栏的外观

通过调节"工具栏选项"对话框中的设置，可以修改 "工具栏"按钮的外观 (显示为图标或带有文本) 、决定哪些按钮显示以及确定按钮的显示次序。

按缺省设置，以下命令显示为图标："删除"、"下一个"、"前一个"、"回复，包括信件"、"转发"、"新建信件"、"打印一份"、"打开信箱"和"回复"。

定制工具栏

1. 从"选项"菜单选择"工具栏"。

   显示"工具栏选项"对话框。在"命令"项目下是个列表，列出可选择在"工具栏"中显示的命令，以图标或用文本形式显示。那些已选定要在"工具栏"中显示的命令，列在"工具栏"滚动列表上。

2. 选择希望显示的"图标"或"文本"。

3. (可选) 单击"添加"或"删除"，以从"工具栏"上添加或删除已选择的命令。

4. (可选) 单击"上移"或"下移"，以修改按钮的显示次序。

5. 单击"确定"或"应用"，以使所做的修改生效。

使用文件选择对话框

执行某些操作时 (如打开信箱或保存信件) ，有一标准的方法来访问文件系统。"文件选择"对话框提供可输入路径或文件夹名的地方，或可从文件系统中的文件夹和文件中选择的地方。

图形 8-7 文件选择对话框

对话框的标题栏和按钮根据要执行的操作而变化。

这些字段是：

• 本地或 IMAP 服务器-指定信件服务器类型。如果选择 IMAP 服务器，请在文本字段中键入它的名称。

• 保持对话框在桌面上的打开状态-表明不想在单击"新建信箱" (与大多数的对话框中的"应用"按钮作用相同) 后"新建信箱"对话框消失。

• 输入路径或文件夹名-表明到该项目的路径。其可以是文件系统中的任何位置。如果已选择了文件夹或文件名，会在此处显示该路径。

• 过滤器 - 显示过滤器标准。星号 (*) 表示所有的文件。可以输入通配符，从而仅显示那些与某个后缀相符合的文件。例如，*.doc 仅列出具有 .doc 后缀的文件。

• 文件夹 - 列出在当前文件夹中的文件夹。

• 文件 - 列出在当前目录中的文件。

• 输入文件名 - 显示信箱名。可以键入该名，或从列表中选择它。

可以：

• 单击"打开信箱" (或者任何在最左的按钮中所指定的操作) ，以执行操作并消除对话框。

• 单击"更新"，以便在修改过滤器键后或转到新文件夹后，显示文件新的列表。

• 单击"取消"，以停止该操作而不应用所作的修改，并消除该对话框。

• 单击"帮助"，以显示关于此对话框的信件。