Einplanen von Terminen in andere Kalender

Nachdem der Benutzer die Kalender nach verfügbarer Zeit durchsucht hat und über eine Berechtigung zum Einfügen von Terminen in andere Kalender verfügt, kann er einen Gruppentermin planen.

Der Editor für Kalendergruppentermine kann dazu verwendet werden, im eigenen und in fremden Kalendern Gruppentermine einzufügen, zu ändern oder zu löschen. Bestehen keine Einfügezugriffe auf andere Kalender, kann der Editor für Kalendergruppentermine dazu verwendet werden, anderen Benutzern Mitteilungen über Gruppentermine zu senden.

Einplanen eines Gruppentermins

1. 'Kalender vergleichen' aus dem Menü 'Anzeigen' auswählen.

2. Einen oder mehrere Einträge der Anzeigeliste anklicken.

   Ein Raster überlagert die Kalenderblätter, die übereinander gelegt sind, und zeigt belegte Zeiten dunkler schattiert und freie Zeiten unschattiert an.

3. In einen unschattierten Zeitblock des Rasters hineinklicken.

4. 'Planen' anklicken.

   Der Editor für Gruppentermine wird mit den automatisch ausgefüllten Feldern für Datum, Zeit und Erinnerungsschreiben angezeigt.

5. Den Beginn des Gruppentermins im Feld 'Start' eingeben (oder bearbeiten).

6. Das Ende des Gruppentermins im Feld 'Ende' eingeben (oder bearbeiten).

7. Im Feld 'Kommentar' die Terminbeschreibung, wie zum Beispiel Ort oder Zweck, eingeben.

8. 'Mehr' anklicken.

9. Das Wiederholungsintervall und die Dauer des Gruppentermins auswählen.

10. 'Einfügen' anklicken, um den Gruppentermin den ausgewählten Kalendern hinzuzufügen.

    Falls kein Einfügezugriff auf alle Kalender besteht, können Erinnerungsschreiben gesendet werden, um andere über den Gruppentermin zu informieren. Weitere Informationen sind dem Abschnitt Failed Cross Reference Format zu entnehmen.

11. 'Abbrechen' anklicken, um den Editor für Gruppentermine zu schließen.

Schicken von Erinnerungsschreiben an eine Gruppe mit Hilfe von Kalender

Nachdem ein Gruppentermin erstellt wurde (Datum, Anfangs- und Endzeiten, Beschreibung, Wiederholungsintervall), kann der Gruppe ein Erinnerungsschreiben geschickt werden. Wenn der Gruppentermin im Gruppentermineditor angezeigt wird, geht der Benutzer dazu folgendermaßen vor:

1. 'Mehr' anklicken, um zusätzliche Optionen anzuzeigen.

2. 'Post' anklicken.

   Kalender zeigt ein Fenster 'Neue Nachricht' an, das eine Terminanlage enthält. Die Terminanlage ist an die ausgewählten Benutzer voradressiert und automatisch mit dem Datum und Anfangs- und Endzeiten des Termins ausgefüllt.

3. 'Senden' im Fenster 'Neue Nachricht' anklicken.

   Kalender sendet den ausgewählten Benutzern das Erinnerungsschreiben als elektronische Post.

   Empfänger einer elektronischen Nachricht, die eine durch Kalender formatierte Erinnerung enthält, können die Nachricht aus dem Fenster 'Liste der Nachrichtenkopfbereiche' ziehen und auf ihre Kalender übergeben. Dadurch wird der vorformatierte Termin automatisch eingeplant.

Erstellen eines Erinnerungsschreibens mit Hilfe eines Postprogramms

1. Mailer oder das übliche Postprogramm starten.

2. Das Fenster 'Neue Nachricht' öffnen oder eine leere Nachricht erstellen.

3. Der Nachricht muß ein Abschnitt hinzugefügt werden, der exakt das folgende Format enthält. <Tab> wird durch ein Tabulatorzeichen, <Leerzeile> durch eine Leerzeile und die kursiv dargestellten Formatierungsangaben durch die jeweiligen Daten ersetzt.

   <Tab>** Kalendertermin**

   <Leerzeile>

   <Tab>Datum:<Tab>mm/tt/jjjj
   

   <Tab>Start:<Tab>ss:mm am
   

   <Tab>Ende:<tab>hh:mm pm

   <Tab>Kommentar:<Tab>Beschreibungszeile 1
   
   

   <Tab><Tab>Beschreibungszeile 2
   

   Ein Beispiel könnte etwa so aussehen:

   	** Kalendertermin **

   	Datum:	11/22/94

   	Start:	10:00 am

   	Ende:	11:00 am

   	Kommentar:	Mitarbeitertreffen

   		Dix Konferenzraum

4. Jeder beliebige zusätzliche Text kann in die elektronische Nachricht eingefügt werden.

5. Die Nachricht wird an den Empfänger adressiert, und das Thema der Nachricht (Betreff) wird mit angegeben.

6. Die Nachricht senden.

   Weitere Informationen zu Mailer sind Kapitel 8 zu entnehmen.

Ziehen eines Termins aus einer anderen Anwendung in den Kalender

Aus Mailer oder dem Dateimanager, möglicherweise auch aus anderen Anwendungen, kann der Benutzer ein Terminsymbol in den Kalender ziehen, um den Termin einzuplanen. Dazu geht er folgendermaßen vor:

Aus Mailer

1. In der Liste der Mailer-Nachrichtenkopfbereiche wird der Nachrichtenkopf angeklickt, der den formatierten Termin enthält.

2. Der Nachrichtenkopf wird zu Kalender gezogen und dort übergeben.

   Der Zeiger wird zu einem Symbol, das die Datei darstellt, die gerade verschoben wird.

   Kalender plant den Termin ein und bestätigt im Meldungsbereich, daß der Termin eingeplant wurde.

3. Das Kalenderblatt anzeigen, das den Tag enthält, an dem der Termin eingeplant wurde.

4. Den Tag doppelklicken, um den Termineditor zu öffnen.

   Überprüfen, daß der Termin am richtigen Tag und zur richtigen Uhrzeit eingeplant wurde.

   Weitere Informationen über die Verwendung von Mail sind Kapitel 8 zu entnehmen.

Aus dem Dateimanager

Falls eine Datei besteht, die einen formatierten Termin enthält:

1. In einem geöffneten Dateimanagerfenster wird in den Ordner gewechselt, der den formatierten Termin enthält.

2. Während sowohl der formatierte Termin als auch der Kalender auf dem Bildschirm sichtbar sind, wird die formatierte Termindatei zum Kalender gezogen und dort übergeben.

   Kalender plant diesen Termin nun ein.

3. Den Tag doppelklicken, um den Termineditor zu öffnen.

   Überprüfen, daß der Termin am richtigen Tag zur richtigen Uhrzeit eingeplant wurde.

   Ausführliche Informationen zum Dateimanager können Kapitel 5 entnommen werden.

Ziehen eines Termins aus Kalender in eine andere Anwendung

Der Benutzer kann aus Kalender ein Terminsymbol in Mailer ziehen, um den Termin an andere zu senden, oder in den Dateimanager, um den Termin im Dateisystem zu speichern.

In Mailer

1. Den Termineditor zum Erstellen eines Termins verwenden. 'Einfügen' nicht anklicken.

2. Mailer starten und 'Neue Nachricht' aus dem Menü 'Erstellen' auswählen.

   Es sollte sichergestellt werden, daß sowohl der Termineditor als auch das Fenster 'Neue Nachricht' auf dem Bildschirm sichtbar sind.

3. Das Symbol 'Termin' aus dem Termineditor ziehen und an die Anlagenliste von Mailer übergeben.

   Der Zeiger wird zu einem Terminsymbol, das die Datei darstellt, die gerade verschoben wird.

   Mailer zeigt den Termin nun als Textdatei in der Anlagenliste an.

4. Die elektronische Nachricht erstellen, adressieren und senden.

   Weitere Informationen zur Verwendung von Mailer sind Kapitel 8 zu entnehmen.

In den Dateimanager

1. Den Termineditor zum Erstellen eines Termins verwenden. 'Einfügen' nicht anklicken.

2. In einem geöffneten Dateimanagerfenster wird in einen Ordner gewechselt, in dem der Termin als Datei gespeichert werden soll.

3. Während sowohl das Fenster 'Dateimanager' und der Termineditor auf dem Bildschirm sichtbar sind, wird das Symbol 'Termin' aus dem Termineditor gezogen und an das Fenster 'Dateimanager' übergeben.

   Der Termin ist nun als Textdatei in dem Ordner gespeichert, an den er übergeben wurde.

   Weitere Informationen zum Dateimanager sind Kapitel 5 zu entnehmen.