Διαμόρφωση προφίλ εγγράφων

Ένα προφίλ εγγράφου περιλαμβάνει ένα σύνολο πεδίων μεταδεδομένων που χρησιμοποιούνται για τη δεικτοδότηση ενός εγγράφου συγκεκριμένου τύπου. Για παράδειγμα, για μια διαδικασία που έχει διαμορφωθεί για την αποτύπωση εγγράφων Αλληλογραφίας, Εντολών αγοράς και Συμβάσεων πελατών, το πιθανότερο είναι να δημιουργήσετε ένα προφίλ εγγράφου για κάθε έναν από αυτούς τους τύπους εγγράφων και κάθε ένα από αυτά θα περιέχει ένα διαφορετικό σύνολο πεδίων μεταδεδομένων. Για να έχουν οι χρήστες τη δυνατότητα να σαρώνουν δέσμες που περιέχουν πολλαπλούς τύπους εγγράφων, επιλέξτε κάθε προφίλ εγγράφου στο προφίλ client. Με αυτόν τον τρόπο, οι χρήστες μπορούν να επιλέγουν το προφίλ εγγράφου που αντιστοιχεί στο έγγραφο και να το δεικτοδοτούν ανάλογα.

Ένα προφίλ εγγράφου καθορίζει επίσης το σύνολο των τύπων συνημμένων που είναι διαθέσιμοι για τα έγγραφα που έχουν ταξινομηθεί στο προφίλ εγγράφου.

Όταν καθορίζετε προφίλ εγγράφων για χρήση από ένα προφίλ client, μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα προφίλ εγγράφων, όλα τα προφίλ ή την τιμή "Προεπιλογή". Το προεπιλεγμένο προφίλ εγγράφου περιέχει όλα τα πεδία μεταδεδομένων και τους τύπους συνημμένων που έχουν οριστεί για τη διαδικασία και είναι χρήσιμο για σκοπούς αντιμετώπισης προβλημάτων.

Δείτε εδώ τις κύριες εργασίες που συσχετίζονται με τα προφίλ εγγράφων:

Προσθήκη ή επεξεργασία προφίλ εγγράφου

Για να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε ένα προφίλ εγγράφου:

  1. Στο τμήμα παραθύρου διαδικασιών στα αριστερά, επιλέξτε τη διαδικασία σας.

    Οι σελίδες διαμόρφωσης για την επιλεγμένη διαδικασία εμφανίζονται στα δεξιά.

  2. Ανοίξτε την καρτέλα "Ταξινόμηση".

  3. Στον πίνακα "Προφίλ εγγράφων", επιλέξτε Προσθήκη προφίλ εγγράφου για να δημιουργήσετε ένα προφίλ. Για να επεξεργαστείτε ένα προφίλ, επιλέξτε το πρώτα και, στη συνέχεια, πατήστε Επεξεργασία προφίλ εγγράφου.

  4. Στη σελίδα "Προφίλ εγγράφων", κάντε τα εξής και αποθηκεύστε τις αλλαγές σας:

    1. Στην ενότητα Όνομα προφίλ (τύπου) εγγράφων, εισαγάγετε ένα όνομα και μια περιγραφή.

    2. Στην ενότητα Εμφανιζόμενα πεδία στο Capture Client για δεικτοδότηση, μεταβείτε στην περιοχή Πεδία μεταδεδομένων και επιλέξτε στο πλαίσιο Διαθέσιμα πεδία μεταδεδομένων τα πεδία που θέλετε να συμπεριληφθούν στο προφίλ. Στη συνέχεια, μεταφέρετε τα επιλεγμένα πεδία στο πλαίσιο Επιλεγμένα πεδία μεταδεδομένων. Ταξινομήστε τα πεδία μεταδεδομένων στην κατάλληλη σειρά για δεικτοδότηση.

    3. Στην ενότητα Συσχετισμένοι τύποι συνημμένων με το προφίλ εγγράφων, μεταβείτε στην περιοχή Τύποι συνημμένων και επιλέξτε στο πλαίσιο Διαθέσιμοι τύποι συνημμένων τους τύπους συνημμένων που θέλετε να συμπεριληφθούν στο προφίλ. Στη συνέχεια, μεταφέρετε τους επιλεγμένους τύπους συνημμένων στο πεδίο Επιλεγμένοι τύποι συνημμένων. Ταξινομήστε τους τύπους συνημμένων με τη σειρά που θα διαβάσει ένας χρήστης τα συνημμένα.

Διαγραφή προφίλ εγγράφων

Μπορείτε να διαγράψετε αυτά τα προφίλ εγγράφων που δεν χρησιμοποιούν οι χρήστες client. Όταν διαγράφετε ένα προφίλ εγγράφων, δεν εμφανίζεται στο τμήμα παραθύρου "Μεταδεδομένα" του Content Capture Client.

Για να διαγράψετε ένα προφίλ εγγράφων:

  1. Στο τμήμα παραθύρου διαδικασιών στα αριστερά, επιλέξτε τη διαδικασία σας.
    Οι σελίδες διαμόρφωσης για την επιλεγμένη διαδικασία εμφανίζονται στα δεξιά.
  2. Ανοίξτε την καρτέλα "Ταξινόμηση".

    Ο πίνακας "Προφίλ εγγράφων" παραθέτει προφίλ που έχουν οριστεί για τη διαδικασία.

  3. Επιλέξτε ένα προφίλ που θέλετε να διαγράψετε και έπειτα πατήστε Διαγραφή προφίλ εγγράφων και επιβεβαιώστε τη διαγραφή.
    Το διαγραμμένο προφίλ εγγράφων δεν είναι πλέον διαθέσιμο στον πίνακα "Προφίλ εγγράφων".

Χρήσεις των προφίλ εγγράφων

Αφού δημιουργήσετε ένα προφίλ εγγράφων για κάθε τύπο εγγράφων που θα δεικτοδοτηθεί, μπορείτε να τα επιλέξετε οπουδήποτε αντιστοιχίζονται πεδία μεταδεδομένων.

Πίνακας 10-1 Χρήση προφίλ εγγράφων στα συστατικά στοιχεία Content Capture

Συστατικό στοιχείο Content Capture Συνάρτηση

Προφίλ client

Επιλέξτε ένα ή περισσότερα προφίλ εγγράφων στη σελίδα "Ρυθμίσεις δεικτοδότησης εγγράφων" για να επιτρέπεται στους χρήστες να επιλέγουν ένα προφίλ εγγράφων, να συμπληρώνουν τα πεδία μεταδεδομένων του και να τροποποιούν έναν τύπο συνημμένων. Ανατρέξτε στην ενότητα Διαμόρφωση προφίλ εγγράφων σε προφίλ Client.

Πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής

Επιλέξτε το προφίλ εγγράφων για τη δεικτοδότηση των εισαχθέντων εγγράφων. Ανατρέξτε στην ενότητα Διαμόρφωση αντιστοίχισης μεταδεδομένων κατά την εισαγωγή.

Πρόγραμμα επεξεργασίας αναγνώρισης

Επιλέξτε το προφίλ εγγράφων για τη δεικτοδότηση των αναγνωρισμένων εγγράφων. Μπορείτε ακόμα και να προσδιορίσετε δυναμικά το προφίλ εγγράφων. Ανατρέξτε στην ενότητα Καθορισμός στατικού ή δυναμικά προσδιορισμένου προφίλ εγγράφων.

Προφίλ οριστικοποίησης

Περιορίστε τα έγγραφα που επεξεργάζεται το προφίλ οριστικοποίησης επιλέγοντας ένα ή περισσότερα προφίλ εγγράφων. Όταν εκτελείται το προφίλ οριστικοποίησης, οριστικοποιούνται τα έγγραφα στα οποία έχουν αντιστοιχιστεί τα επιλεγμένα προφίλ εγγράφων. Ανατρέξτε στην ενότητα Περιορισμός προφίλ οριστικοποίησης με βάση προφίλ εγγράφων.