Configuration de profils de document

Un profil de document comprend un ensemble de champs de métadonnées destinés à l'indexation d'un type spécifique de document. Par exemple, dans le cadre d'une procédure configurée pour capturer des correspondances, des bons de commande et des contrats passés avec des clients, vous pouvez créer un profil de document contenant un ensemble de champs de métadonnées distinct pour chacun de ces types de document. Pour permettre aux utilisateurs de scanner des batches contenant plusieurs types de document, sélectionnez chaque profil de document correspondant dans le profil client. Ainsi, les utilisateurs pourront choisir le profil de document qui correspond à chaque document et indexer ce dernier en conséquence.

Le profil de document indique aussi l'ensemble des types de pièce jointe disponibles pour les documents qu'il contient.

Lorsque vous définissez les profils de document à utiliser dans un profil client, vous pouvez sélectionner certains profils de document, tous les profils de document ou une valeur par défaut. Le profil de document par défaut contient l'ensemble des champs de métadonnées et des types de pièce jointe définis pour la procédure. Il est utile pour les tâches de dépannage.

Voici les principales tâches associées aux profils de document :

Ajout ou modification d'un profil de document

Pour ajouter ou modifier un profil de document, procédez comme suit :

  1. Dans le panneau des procédures sur la gauche, sélectionnez votre procédure.

    Les pages de configuration de la procédure sélectionnée sont affichées sur la droite.

  2. Ouvrez l'onglet Classification.

  3. Dans la table Profils de document, cliquez sur l'icône Ajouter un profil de document pour créer un profil. Pour modifier un profil, sélectionnez-le puis cliquez sur l'icône Modifier un profil de document.

  4. Sur la page Profil de document, effectuez les opérations suivantes, puis enregistrez vos modifications :

    1. Dans la section Nom de profil de document (type), saisissez un nom et une description.

    2. Dans la section Champs apparaissant dans le client Capture pour l'indexation, sous Champs de métadonnées, dans la zone Champs de métadonnées disponibles, sélectionnez les champs à inclure dans le profil, puis déplacez-les vers la zone Champs de métadonnées sélectionnés. Triez les champs de métadonnées dans un ordre propice à leur indexation.

    3. Dans la section Types de pièce jointe associés au profil de document, sous Types de pièce jointe, dans la zone Types de pièce jointe disponibles, sélectionnez les types de pièce jointe à inclure dans le profil, puis déplacez-les vers la zone Types de pièce jointe sélectionnés. Triez les types de pièce jointe dans l'ordre de lecture des pièces jointes par l'utilisateur.

Suppression d'un profil de document

Vous pouvez supprimer les profils de document que les utilisateurs du client n'utilisent pas. Lorsque vous supprimez un profil de document, il cesse d'apparaître dans le panneau des métadonnées du client Content Capture.

Pour supprimer un profil de document, procédez comme suit :

  1. Dans le panneau des procédures sur la gauche, sélectionnez votre procédure.
    Les pages de configuration de la procédure sélectionnée sont affichées sur la droite.
  2. Ouvrez l'onglet Classification.

    La table Profils de document répertorie les profils définis pour cette procédure.

  3. Sélectionnez le profil à supprimer, puis cliquez sur l'icône Supprimer le profil de document et confirmez la suppression.
    Le profil de document supprimé cesse d'apparaître dans la table Profils de document.

Utilisations des profils de document

Une fois que vous avez créé un profil de document pour chaque type de document à indexer, vous pouvez le sélectionner chaque fois que des champs de métadonnées sont affectés.

Tableau 10-1 Utilisation des profils de document dans les composants Content Capture

Composant Content Capture Fonction

Profil client

Sélectionnez des profils de document sur la page Paramètres d'indexation du document pour autoriser les utilisateurs à sélectionner un de ces profils client, à remplir ses champs de métadonnées et à modifier un type de pièce jointe. Reportez-vous à Configuration de profils de document dans les profils client.

Processeur d'import

Sélectionnez le profil de document destiné à l'indexation des documents importés. Reportez-vous à Configuration de l'affectation de métadonnées lors de l'import.

Processeur de reconnaissance

Sélectionnez le profil de document destiné à l'indexation des documents reconnus. Vous pouvez même déterminer le profil de document de façon dynamique. Reportez-vous à Spécification d'un profil de document statique ou déterminé de façon dynamique.

Profil de validation (commit)

Limitez la liste des documents concernés par le traitement du profil de validation (commit) en sélectionnant des profils de document. Lorsque le profil de validation (commit) est exécuté, seuls les documents affectés aux profils de document sélectionnés sont validés (commit). Reportez-vous au manuel Restriction d'un profil de validation (commit) en fonction d'un profil de document.