ポリシーのリマインダおよびエスカレーション

承認またはコミット・ポリシーが有効化されているデータ・オブジェクトで要求が送信されると、要求を承認またはコミットするように招待者に通知電子メールが送信されます。招待者が要求に対してアクションを実行していない場合またはエスカレーションが必要な場合にリマインダおよびエスカレーション電子メールが送信されるように、ポリシーを構成することもできます。

注:

リマインダおよびエスカレーションの電子メールが送信されるのは、ポリシーでそれらの設定を構成した場合のみです。

リマインダ

要求が送信され、通知が招待者に送信された後、招待者が24時間経ってもアクションを実行しない場合、リマインダ電子メールを送信できます。要求をエスカレーションするまでに、送信されるリマインダの数を指定できます。承認ポリシーの作成および有効化またはコミット・ポリシーの作成および有効化を参照してください。

エスカレーション

次のシナリオでは、解決のために要求がエスカレーションされます:

  • タイムアウト: ポリシーの構成時に「承認エスカレーション」または「コミット・エスカレーション」フィールドで指定した数のリマインダ電子メールに対して招待者が応答しなかった場合。

    注:

    エスカレーションがゼロに設定されている場合、タイムアウト時に要求はエスカレーションされません。
  • デッドロック: ポリシー要件を満たすためのポリシー・グループまたはユーザーが十分にいない場合。たとえば、ユーザーがグループから除去され、ポリシーの「必要な合計」を満たすために必要なユーザー数が残っていない場合、リクエストはデッドロックとなります。
  • 管理階層のエスカレーション: ポリシーに関連付けられているビューポイントに対して、招待者に少なくとも参加者(読取り)権限がない場合など、管理階層承認ポリシーを含む要求がエスカレーションされるいくつかのシナリオがあります。完全なリストは、「管理階層の承認の理解」の要求のエスカレーションを参照してください。

これらのシナリオでは、影響を受けるポリシー内のデータ・オブジェクトに対してデータ・マネージャ権限を持つユーザーに要求がエスカレーションされ、それらのユーザーに通知が送信され、介入してタイムアウトまたは競合を解決できるようになります。

注:

所有者権限には、データ・マネージャ権限が含まれるため、要求はデータ・オブジェクトに対する所有者権限を持つユーザーにもエスカレーションされます。

エスカレーションによりユーザーが要求に招待されると、要求インスペクタの「ワークフロー」および「ポリシー」タブにその情報が表示されます(要求の検査を参照)。

データ・マネージャ権限を持つユーザーが要求に対するアクションを実行した後、通常の要求ワークフローが再開されます。

たとえば、Accountingの誰かが承認し、次にBarry、Janeの順に承認するシリアル承認ポリシーがあるとします。Accounting内のユーザーがポリシーを承認しますが、Barryは外出中であるため要求を承認できません。この場合、リマインダ電子メールがBarryに送信された後、要求内のデータ・オブジェクトに対するデータ・マネージャ権限を持つユーザーに要求がエスカレーションされます。データ・マネージャ権限を持つ1人のユーザーがポリシーを承認した後、ポリシーは承認のためにJaneに移動されます。

注:

要求が複数回エスカレーションされた場合、データ・マネージャ権限を持つユーザーは要求を1回のみ承認する必要があります。

複数の承認ポリシーの影響を受けるアイテムが要求に含まれており、いずれかのポリシーがエスカレーションされた場合、他のポリシーは影響を受けません。たとえば、要求に、5回のリマインダの後にエスカレーションされるポリシーを持つ勘定科目ディメンションのアイテム、および2回のリマインダの後にエスカレーションされるポリシーを持つコスト・センター・ディメンションのアイテムがある場合、2回目のリマインダの後、要求はコスト・センター・ディメンションのデータ・マネージャ権限を持つユーザーにエスカレーションされます。勘定科目ディメンションに対するデータ・マネージャ権限を持つユーザーには、5回目のリマインダが送信されるまでエスカレーション通知は送信されません。

承認者およびコミット者の不在ステータスの処理

承認者およびコミット者は、要求ワークフローから自分を外すために、自分を不在としてマークできます。(プリファレンスの設定を参照してください)。要求を承認またはコミットする要求委任先を指定している場合は、委任先にも招待が送信されます。(要求委任の理解を参照してください)。要求委任先を指定していない場合、不在ステータスは次のように処理されます:

  • 不在の承認者およびコミット者は、要求の承認に招待されたままです。ただし、ポリシーの残りの承認者またはコミット者の数には含まれません。不在ユーザーが要求委任先を割り当てた場合、その委任先はポリシーの残りの数にカウントされます。
  • 残りの承認者またはコミット者がポリシーを満たすために十分ではない場合、要求は、デッドロックを解除するためにデータ・マネージャ権限を持つユーザーに自動的にエスカレーションされます。
  • 不在の承認者またはコミット者は、要求の承認またはコミットに招待されたままであり、不在から戻るとアクションを実行できます。不在ユーザーが要求委任先を割り当てた場合、元の招待者と要求委任先の両方が要求を承認またはコミットするように招待されますが、一方が承認すると、もう一方は招待者リストから除去されます。要求委任の理解を参照してください。