承認またはコミット・ポリシーが有効化されているデータ・オブジェクトで要求が送信されると、要求を承認またはコミットするように招待者に通知電子メールが送信されます。招待者が要求に対してアクションを実行していない場合またはエスカレーションが必要な場合にリマインダおよびエスカレーション電子メールが送信されるように、ポリシーを構成することもできます。
注:
リマインダおよびエスカレーションの電子メールが送信されるのは、ポリシーでそれらの設定を構成した場合のみです。
リマインダ
要求が送信され、通知が招待者に送信された後、招待者が24時間経ってもアクションを実行しない場合、リマインダ電子メールを送信できます。要求をエスカレーションするまでに、送信されるリマインダの数を指定できます。承認ポリシーの作成および有効化またはコミット・ポリシーの作成および有効化を参照してください。
エスカレーション
解決のために要求がエスカレーションされるシナリオは2つあります。
注:
エスカレーションがゼロに設定されている場合、タイムアウト時に要求はエスカレーションされません。両方のシナリオにおいて、影響を受けるポリシー内のデータ・オブジェクトに対するデータ・マネージャ権限を持つユーザーに要求はエスカレーションされ、タイムアウトまたは競合に介入し解決できるように通知がそれらのユーザーに送信されます。
注:
所有者権限には、データ・マネージャ権限が含まれるため、要求はデータ・オブジェクトに対する所有者権限を持つユーザーにもエスカレーションされます。データ・マネージャ権限を持つユーザーが要求に対するアクションを実行した後、通常の要求ワークフローが再開されます。
たとえば、Accountingの誰かが承認し、次にBarry、Janeの順に承認するシリアル承認ポリシーがあるとします。Accounting内のユーザーがポリシーを承認しますが、Barryは外出中であるため要求を承認できません。この場合、リマインダ電子メールがBarryに送信された後、要求内のデータ・オブジェクトに対するデータ・マネージャ権限を持つユーザーに要求がエスカレーションされます。データ・マネージャ権限を持つ1人のユーザーがポリシーを承認した後、ポリシーは承認のためにJaneに移動されます。
注:
要求が複数回エスカレーションされた場合、データ・マネージャ権限を持つユーザーは要求を1回のみ承認する必要があります。複数の承認ポリシーの影響を受けるアイテムが要求に含まれており、いずれかのポリシーがエスカレーションされた場合、他のポリシーは影響を受けません。たとえば、要求に、5回のリマインダの後にエスカレーションされるポリシーを持つ勘定科目ディメンションのアイテム、および2回のリマインダの後にエスカレーションされるポリシーを持つコスト・センター・ディメンションのアイテムがある場合、2回目のリマインダの後、要求はコスト・センター・ディメンションのデータ・マネージャ権限を持つユーザーにエスカレーションされます。勘定科目ディメンションに対するデータ・マネージャ権限を持つユーザーには、5回目のリマインダが送信されるまでエスカレーション通知は送信されません。
承認者およびコミット者の不在ステータスの処理
承認者およびコミット者は、要求ワークフローから自分を外すために、自分を不在としてマークできます。(プリファレンスの設定を参照してください)。このステータスは次のように処理されます: