Configurar Tarefas de Conversão em PDF

Ao criar tarefas de conversão para PDF, pode converter documentos para PDF utilizando a opção PDF e documentos de imagem para PDFs pesquisáveis utilizando a opção PDF Pesquisável.

  1. Na secção de procedimentos à esquerda, selecione o seu procedimento.

    As páginas de configuração do procedimento selecionado são apresentadas à direita.

  2. Abra o separador Processamento.

  3. Na tabela Tarefas de Conversão em PDF, clique em Acrescentar tarefa de conversão ou, para editar uma tarefa existente, clique em Editar tarefa de conversão.

    Também pode copiar uma tarefa de conversão selecionando-a, clicando em Copiar tarefa de conversão e introduzindo um novo nome quando solicitado. A cópia de uma tarefa permite-lhe duplicá-la e modificá-la rapidamente.

  4. Na página Seleção de Documento:

    1. Na secção Detalhes da Tarefa:

      • Introduza um nome e uma descrição para o nome da tarefa.
      • A partir da lista pendente Formato PDF da Saída de Dados:
        • Selecione PDF se o tipo de conteúdo PDF gerado dever ser idêntico ao tipo de conteúdo do documento de origem. Por exemplo: se a origem for um conjunto de imagens, será gerado um PDF que contém imagens. Ao passo que um PDF de texto é criado a partir dum documento Word.
        • Selecione PDF Pesquisável caso o conteúdo do PDF deva ser pesquisável. Selecionar esta opção ativa o separador Definições de PDF no qual pode selecionar as línguas de conteúdo nas quais o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) deve ser aplicado. Na tabela PDF - Definições Pesquisáveis - Reconhecimento Ótico de Caracteres, pode escolher as línguas necessárias selecionando as respetivas caixas de seleção. Se selecionar várias línguas, o OCR é aplicado pela ordem das línguas mostradas no lado direito da tabela em Línguas selecionadas. Esta ordem é determinada pela sequência da seleção das caixas de seleção. Se não selecionar nenhuma língua, o OCR é aplicado apenas ao conteúdo em língua inglesa, uma vez que a caixa de seleção Inglês está selecionada por omissão.
    2. Na secção Conversão de Documentos:

      • Marque a caixa de seleção Converter Documentos.

      • Para processar documentos para perfis de documentos específicos, selecione um ou mais perfis de documentos apresentados no campo Restringir a Perfis de Documentos ou selecione Todos para processar documentos para todos os perfis de documentos definidos.

    3. Na lista pendente Preservar Original como Tipo de Anexo, selecione o tipo em que pretende preservar o documento original.

    4. Na secção Conversão de Anexos:

      • Marque a caixa de seleção Converter Anexos.

      • Para processar anexos para tipos de anexo específicos, selecione um ou mais tipos de anexo listados no campo Restringir aos Tipos de Anexo ou selecione Todos para processar anexos para todos os tipos de anexo definidos.

      • Na lista pendente Preservar Original como Tipo de Anexo, selecione o tipo em que pretende preservar o anexo original.

  5. Na página de Pós-Processamento, especifique o que acontece após o processamento da conversão do documento ser concluído, tendo em conta o êxito do processamento.

    Consulte Configurar o Pós-Processamento e a Monitorização de uma Tarefa de Conversão em PDF.

  6. Reveja as definições na página Resumo e clique em Submeter para gravar a tarefa.

  7. Configure como os batches fluem para converter documentos em PDF. Consulte Configurar Fluxo de Batches para uma Tarefa de Conversão em PDF.

  8. Teste as conversões da tarefa da PDF que criou.

Configurar o Pós-Processamento e a Monitorização de uma Tarefa de Conversão em PDF

Utilize as opções de pós-processamento de uma tarefa de conversão para especificar o que acontece após a conclusão do processamento.

Para configurar o pós-processamento e a monitorização de uma tarefa de conversão:
  1. Na secção de procedimentos à esquerda, selecione o seu procedimento.
    As páginas de configuração do procedimento selecionado são apresentadas à direita.
  2. Abra o separador Processador.
  3. Na tabela Tarefas de Conversão em PDF, acrescentar ou editar uma tarefa de conversão em PDF.
  4. Clique na página Pós-Processamento para apresentar as opções de processamento para um processamento com êxito (sem erros do sistema) e um processamento sem êxito (um ou mais erros do sistema). Os passos seguintes aplicam-se a ambas as secções: Quando não existir nenhum erro do sistema e Quando existirem erros do sistema.
  5. Nos campos Processador de Batches e Tarefa do Processador de Batches, especifique que passo de processamento ocorre, se aplicável, após a conclusão do processamento da conversão de documentos. Pode escolher entre Nenhum, Processador de Confirmações, Processador de Reconhecimentos, Conversão em TIFF, Conversões em PDF, Processador de Lookups de Ativos ou Processador de Transformação XML. Se escolher o processador de reconhecimentos ou conversões em TIFF/PDF, especifique uma tarefa de processador.

    Por exemplo, poderá enviar batches sem erros do sistema para o processador de confirmações. Poderá especificar Nenhum para batches com erros do sistema, em seguida, alterar o respetivo estado de batch ou prefixo para facilitar o processamento no cliente.

  6. No campo de endereço de correio eletrónico, introduza um endereço para o qual enviar uma mensagem de correio eletrónico após a conclusão com êxito ou sem êxito do processamento. Quando configurar e testar uma tarefa do processador de conversões, poderá definir para si próprio a receção de notificações por correio eletrónico em caso de erros de sistema e, posteriormente, alertar automaticamente um administrador dos erros de processamento.
  7. Nos restantes campos, especifique como alterar os batches processados.

    • Renomeie os batches acrescentando um prefixo. Por exemplo, renomeie batches que não tiveram êxito com o prefixo ERR para seguimento.

    • Altere o estado ou a prioridade do batch. Por exemplo, pode alterar o estado dos batches com erros de sistema, em seguida, criar um perfil de cliente com a filtragem de batches definida para este estado para permitir que os utilizadores qualificados editem manualmente e completem os batches com erros.

  8. Clique em Submeter para gravar a tarefa.

Configurar Fluxo de Batches para uma Tarefa de Conversão em PDF

Para executar uma tarefa de conversão em PDF, deve configurar batches para um fluxo até à tarefa para processamento. Para tal, defina as conversões em PDF como um passo de pós-processamento num perfil de cliente ou outra tarefa do processador.

Pode configurar fluxos de batches a partir do seguinte:

Desativar ou Apagar uma Tarefa de Conversão em PDF

Ao apagar uma tarefa de conversão em PDF, esta deixa de ficar disponível para batches para os quais foi definida como um passo de pós-processamento. Se uma tarefa especificada para pós-processamento não estiver disponível, ocorre um erro no batch. Poderá optar por passar uma tarefa para offline durante algum tempo antes de a apagar, permitindo-lhe resolver questões imprevistas com o respetivo apagamento. As tarefas de conversão online são executadas quando são selecionadas num perfil de cliente ou na página de Pós-Processamento de uma tarefa do processador. Pode suspender uma tarefa temporariamente (colocá-la offline) ou colocar uma tarefa desativada novamente em execução.

Para desativar ou apagar uma tarefa de conversão em PDF:
  1. Na secção de procedimentos à esquerda, selecione o seu procedimento.
    As páginas de configuração do procedimento selecionado são apresentadas à direita.
  2. Abra o separador Processamento.
  3. Para desativar uma tarefa, selecione-a na tabela Tarefas de Conversão em PDF e clique em Desativar ou ativar uma tarefa de conversão em PDF.

    Também pode desativar ou ativar uma tarefa de conversão em PDF selecionando ou desselecionando o campo Online na página Seleção de Documento.

  4. Selecione a tarefa desativada na tabela de Tarefas de Conversão em PDF e clique em Apagar uma tarefa de conversão em PDF.
  5. Quando solicitado, clique em Sim para confirmar que pretende apagar esta tarefa de conversão.