คุณสมบัติการบันทึกเนื้อหาของ Oracle Content Management เป็นระบบที่ให้คุณบันทึก สร้างดัชนี จัดเก็บ และจัดการเนื้อหาธุรกิจที่สำคัญต่อพันธกิจของคุณ คุณสามารถ สแกนและอิมปอร์ต เอกสารเป็นชุด และประมวลผลโดยอัตโนมัติก่อนที่จะอัปโหลดไปยัง Oracle Content Management เอกสารเหล่านี้ประกอบด้วยรูปภาพอย่างน้อยหนึ่งภาพที่ได้มาจากสแกนเนอร์หรืออิมปอร์ตจากไฟล์ หรืออาจเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แบบไม่ใช่รูปภาพ เช่น ไฟล์ Microsoft Word หรือ PDF ก็ได้ เมื่อคุณอิมปอร์ตไฟล์ที่ไม่ใช่ภาพ โฟลว์การบันทึกที่กำหนดไว้จะกำหนดว่าให้เก็บรักษาไฟล์เป็นรูปแบบดั้งเดิม แปลงเป็นรูปแบบภาพ หรือป้องกันไม่ให้อิมปอร์ต
แบทช์เอกสารที่คุณสร้างนั้นปรับเพิ่มหรือลดจำนวนได้ ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบเอกสาร จัดกลุ่มอัตโนมัติให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจ อ่านบาร์โค้ดสำหรับการเรียกเก็บเงินหรือการยื่นเอกสาร สร้างดัชนีเอกสารเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย และแปลงเอกสารเป็นรูปแบบมาตรฐานสำหรับหน่วยงานของคุณ คุณจะต้องสร้างเวิร์กโฟลว์การบันทึกข้อมูลหรือ โปรซีเจอร์ ซึ่งจะทำการประมวลผลและกำหนดเส้นทางเอกสารแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์เป็นชุดให้โดยอัตโนมัติ
ปัจจัยหลักในการบันทึกเนื้อหาคือแบทช์และเอกสาร เอกสารได้รับการ สแกนแล้ว หรือ อิมปอร์ตแล้ว และอยู่ใน แบทช์ แบทช์ประกอบด้วยรูปภาพที่สแกนหรือไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น ไฟล์ PDF หรือ Microsoft Office) ที่จัดระเบียบไว้ในเอกสารและมีการระบุค่าเมตะดาต้า (สร้างดัชนีแล้ว) แต่ละเอกสารจะใช้ชุดค่าเมตะดาต้าร่วมกัน Oracle Content Management มีการบันทึกเนื้อหาหลายแบบ ตัวประมวลผล ซึ่งใช้ในการอิมปอร์ตเอกสาร, แปลงเป็นไฟล์ PDF และ/หรือ TIFF, รับรู้บาร์โค้ดอัตโนมัติ, แยกเอกสารอัตโนมัติ, ป็อปปูเลทค่าเมตะดาต้า และส่งเอาต์พุตสุดท้ายไปยัง Oracle Content Management
คุณสามารถสแกนหรืออิมปอร์ตเอกสารเข้าสู่แบทช์ภายในโปรซีเจอร์การบันทึกเนื้อหาได้หลากหลายวิธีดังนี้
สแกนข้อมูลจำนวนมากโดยใช้สแกนเนอร์เอกสารแบบความเร็วสูง
สแกนหรืออิมปอร์ตจากระยะไกลแบบเฉพาะกิจ เช่น จากแอปพลิเคชันทางธุรกิจ
อิมปอร์ตอัตโนมัติ เช่น จากอีเมล์แอคเคาท์หรือโฟลเดอร์ที่ตรวจสอบ
ผู้ใช้สามารถ สแกน เอกสารที่เป็นกระดาษหรือ อิมปอร์ต เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่แบทช์ โดยใช้ซอฟต์แวร์ Content Capture Client (โดยอ้างอิง โปรไฟล์ไคลเอนต์ ที่สร้างโดยผู้จัดการ โปรซีเจอร์) อีกวิธีหนึ่ง เมื่อใช้การตั้งค่าที่บันทึกในงานการอิมปอร์ต ตัวประมวลผลการอิมปอร์ตสามารถอิมปอร์ตรูปภาพและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ โดยอัตโนมัติจากอีเมล์ โฟลเดอร์เน็ตเวิร์ก หรือไฟล์ลิสต์ได้โดยตรง
คุณอาจต้องการแปลงเอกสารและสิ่งที่แนบมาอินพุตที่ไม่ใช่รูปภาพเป็นรูปแบบอื่นตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น รายงานค่าใช้จ่ายที่เป็นไฟล์ PDF ซึ่งแนบมากับข้อความอีเมล์ที่อิมปอร์ตอาจต้องแปลงรูปแบบให้เป็นรูปภาพ เพื่อให้สามารถอ่านบาร์โค้ดได้ ในกรณีนี้ ตัวประมวลผลการแปลงเป็น TIFF จะแปลงไฟล์ PDF เป็นรูปภาพ TIFF ตัวประมวลผลการแปลงเป็น TIFF จะแปลงเอกสารหรือสิ่งที่แนบมาโดยอัตโนมัติ และรวมไว้ภายในแบทช์โดยใช้การตั้งค่าที่บันทึกในงานการแปลง ตัวประมวลผลการแปลง PDF จะแปลงเอกสารเป็น PDF สำหรับประเภทเนื้อหาเดียวกันของเอกสารที่มาและแปลงเป็น PDF ที่สามารถค้นหาได้ด้วย
การจัดประเภท เป็นกระบวนการแยกแบทช์ลงในเอกสารลอจิคัลและระบุโปรไฟล์เอกสาร โปรไฟล์ไคลเอนต์จะระบุชุดของ ฟิลด์เมตะดาต้า และ ประเภทสิ่งที่แนบมา ที่ใช้ได้สำหรับเอกสารแต่ละรายการ และการจัดประเภทยังเกี่ยวข้องกับการระบุ สถานะ ให้กับแบทช์ด้วย
ด้วยตนเองโดยผู้ใช้ไคลเอนต์การบันทึกเนื้อหา ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถเลือกโปรไฟล์ไคลเอนต์ที่คอนฟิเกอร์ไว้สำหรับจำนวนเพจเฉพาะต่อเอกสาร นอกจากนี้ พวกเขายังสามารถแทรกชีทที่เป็นตัวคั่นระหว่างเอกสารต่างๆ ก่อนที่จะสแกนเพื่อระบุเอกสารใหม่ ขณะที่กำลังตรวจสอบแบทช์ด้วยตา ผู้ใช้ไคลเอนต์การบันทึกเนื้อหาจะสามารถสร้างเอกสารใหม่ได้โดยใช้การแบ่งเอกสารที่มีขนาดใหญ่กว่าให้เป็นเอกสารที่มีขนาดเล็กลงได้หลายรายการ
ด้วยตนเองโดยผู้ใช้ระหว่างการอิมปอร์ตไฟล์ในไคลเอนต์การบันทึกเนื้อหา
โดยอัตโนมัติ เมื่อตัวประมวลผลการอิมปอร์ตอิมปอร์ตเอกสารต่างๆ ตามการตั้งค่างาน
โดยอัตโนมัติ ระหว่างการรับรู้บาร์โค้ดโดยตัวประมวลผลการรับรู้ หากมีการส่งแบทช์ไปยังตัวประมวลผลการรับรู้ ตัวประมวลผลจะดำเนินการรับรู้บาร์โค้ดและจัดประเภทเอกสารให้โดยอัตโนมัติ
เอกสารจะได้รับการระบุชุดค่าเมตะดาต้าตามโปรไฟล์เอกสาร ซึ่งเรียกว่า การสร้างดัชนี โปรไฟล์นี้จะระบุฟิลด์เมตะดาต้าที่ใช้สร้างดัชนีเอกสารตามประเภทที่ต้องการได้ โดยสามารถระบุค่าเมตะดาต้าด้วยวิธีต่างๆ ดังนี้
ผู้ใช้ดำเนินการด้วยตนเองในช่องเมตะดาต้าของไคลเอนต์ Content Capture
ทำโดยอัตโนมัติเมื่อตัวประมวลผลการอิมปอร์ตประมวลผลเอกสารตามการตั้งค่างาน
ทำโดยอัตโนมัติระหว่างการประมวลผลโดยตัวประมวลผลการรับรู้ตามการตั้งค่างาน
ทำโดยอัตโนมัติระหว่างการประมวลผลโดยตัวประมวลผลการค้นหาข้อมูลตามการตั้งค่างาน
โดยสามารถคอนฟิเกอร์ฟิลด์เมตะดาต้าได้หลายวิธี คุณสามารถคอนฟิเกอร์การมาสก์อินพุตและรูปแบบการแสดงผล หรือระบุเอ็กซ์เพรสชันทั่วไปสำหรับการตรวจสอบ ค่าเมตะดาต้าสามารถป็อปปูเลทโดยอัตโนมัติ หรือเลือกจากลิสต์ตัวเลือก (หรือส่งจากบาร์โค้ด) และลิสต์ตัวเลือกที่อ้างอิง ผู้จัดการโปรซีเจอร์จะคอนฟิเกอร์การกำหนดฟิลด์เมตะดาต้าเหล่านี้ในโปรซีเจอร์ จากนั้นจึงนำไปใช้ในโปรไฟล์ไคลเอนต์หรืองานตัวประมวลผล
สิ่งที่แนบมาเป็นไฟล์รูปภาพหรือไฟล์ที่ไม่ใช่รูปภาพ ซึ่งเชื่อมโยงกับเอกสารหลัก ผู้จัดการโปรซีเจอร์จะกำหนด ประเภทสิ่งที่แนบมา, ซึ่งสามารถระบุให้กับโปรไฟล์เอกสาร ประเภทสิ่งที่แนบมาเหล่านี้สามารถใช้เพื่อจัดประเภทสิ่งที่แนบมากับเอกสาร ซึ่งระบุให้กับโปรไฟล์เอกสาร ผู้ใช้ Content Capture Client สามารถดูสิ่งที่แนบมา เปลี่ยนประเภทสิ่งที่แนบมา สร้างสิ่งที่แนบมา และแก้ไขสิ่งที่แนบมาที่เป็นรูปภาพได้
ผู้จัดการโปรซีเจอร์จะกำหนด สถานะของแบทช์ ให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจ ผู้ใช้สามารถระบุสถานะให้กับแบทช์ด้วยตนเองได้ทุกเมื่อในกระบวนการบันทึกเนื้อหา หรือให้ระบุโดยอัตโนมัติจากตัวประมวลผล
Oracle Content Management ใช้วิธีล็อคและรีลีสเพื่อให้แน่ใจว่าจะมีแค่ผู้ใช้หรือตัวประมวลผลเดียวเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าใช้แบทช์การบันทึกเนื้อหาใดก็ได้ทุกเมื่อ แบทช์จะล็อคไว้ให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างหรือเปิด (ขยาย) แบทช์ คุณต้อง การรีลีส หรือปลดล็อคแบทช์เพื่อทำให้ผู้ใช้รายอื่นใช้ได้ เมื่อคุณทำงานกับแบทช์เสร็จแล้ว ให้รีลีสหรือปลดล็อค การรีลีสแบทช์จะซิงโครไนซ์เอกสารและเมตะดาต้าของแบทช์กับ Oracle Content Management โดยอัตโนมัติ และกำหนดเส้นทางแบทช์เพื่อการประมวลผลเพิ่มเติม (การคอมมิต การรับรู้ หรือการแปลง) หากมีการคอนฟิเกอร์ไว้ในโปรไฟล์ไคลเอนต์
เมื่อคอมมิตแบทช์แล้ว เอกสารทั้งหมดรวมถึงเมตะดาต้าจะถูกอัปโหลดไปยัง Oracle Content Management จากนั้นจะถูกลบออกจากแบทช์ ซึ่งทำให้สามารถค้นหาและเข้าใช้เอกสารเหล่านั้นใน Oracle Content Management โดยใช้เมตะดาต้าหรือเนื้อหา เอกสารบางส่วนอาจไม่ได้รับการคอมมิต ตัวอย่างเช่น เอกสารที่ไม่มีข้อมูลในฟิลด์ที่ต้องระบุจะถูกข้าม ถ้าคอมมิตเอกสารทั้งหมดในแบทช์แล้ว แบทช์จะถูกลบออกจากโปรซีเจอร์ด้วย
ในระหว่างกระบวนการคอมมิต ไฟล์ที่ไม่ใช่รูปภาพซึ่งไม่ได้แปลงเป็นรูปภาพจะคงอยู่ในรูปแบบต้นฉบับ