إدارة أدراج النقدية

توجد عدة طرق للتعامل مع الإدارة اليومية لقنوات الدفع المتلقاة من خلال أدراج النقدية. وهي تعتمد بالفعل على طريقة عمل المؤسسة. ولمساعدتك على استيعاب قدرات النظام، سوف نتابع المثال الذي بدأ أعلاه.

افترض أن أدراج النقدية في المكتب الغربي متوازنة وتم إيداعها بشكل مستقل عن تلك الموجودة في المكتب الشرقي. وسوف نفترض أن كلا المكتبين يتبعان نفس الروتين اليومي:

• قم أولاً بتحميل الأدراج الجديدة في الصباح. ويحتوي كل درج على رصيد افتتاح بمبلغ 150.00 درهمًا إماراتيًا. لاحظ أن الإعداد الافتراضي لرصيد الافتتاح الخاص بالتحكم في قناة الدفع للدرج يعتمد على مصدر قناة الدفع.
• في العاشرة صباحًا، يقوم الصراف بتسليم الأموال إلى رئيس الصرافين ويتابع تلقي قنوات الدفع الإضافية.
• في الثانية عشرة ظهرًا، يقوم أحد المشرفين بسحب الدرج ومراجعته.
• بحلول الثانية عشرة والنصف ظهرًا، تتم موازنة عمليات التحكم في قنوات الدفع.
• في الرابعة عصرًا، يتم إقفال محطات الدفع. ويقوم أحد المشرفين بسحب كل درج ومراجعته.
• في الرابعة والنصف عصرًا، تتم موازنة عمليات التحكم في قنوات الدفع.
• في الخامسة مساءً، تتم موازنة إدارة الإيداع وتصبح الأموال جاهزة للإيداع في البنك.

وبوضع هذا في الاعتبار، يوضح الشكل التالي عمليات إدارة الإيداع وعمليات التحكم في قنوات الدفع المستخدمة من قبل كل مكتب في يوم معين.

المفاهيم التالية مشروحة أعلاه:

• يجب أن تتوفر إدارة إيداع بالحالة مفتوح قبل أن تتمكن من إنشاء تحكم في قناة دفع. ويجب أن يتوفر تحكم في قناة دفع بالحالة مفتوح قبل أن تتمكن من إنشاء قناة دفع. من وجهة نظر عملية الأعمال، فإن هذا يعني:
  • قد يقوم المشرف بإنشاء إدارة إيداعات في بداية اليوم (الثامنة صباحًا في الشرح الموجود أعلاه).
  • قد يقوم كل صراف بإنشاء تحكم في قناة دفع عندما يبدأ في استخدام أحد الأدراج مع الرجوع إلى إدارة الإيداع الذي قام المشرف بإنشائها.
  • خلال اليوم، يمكن أن يقوم الصراف بتسليم الأموال إلى رئيس الصرافين. ويتم تسجيل إجراءات التسليم هذه في النظام حيث إنها تلعب دورًا في الموازنة النهائية للدرج. ارجع إلى التسليمات للحصول على مزيد من المعلومات.
  • في مرحلة معينة، يمكن سحب محتويات الدرج وموازنتها. وفي حالة استلام المزيد من قنوات الدفع في أحد الأدراج، يجب إنشاء تحكم في قناة دفع جديد للدرج. ارجع إلى الموازنة حسب نوع قناة الدفع للحصول على مزيد من المعلومات.
  • في نهاية اليوم، يقوم المشرف بالتحقق من أن كافة عناصر التحكم في قنوات الدفع المرتبطة بإدارة الإيداع متوازنة. بعد الانتهاء من هذا الأمر، يوضح المشرف مبلغ الإيداع في إدارة الإيداع، ثم يتم تغييره إلى متوازن. لاحظ أنه في الشرح الموجود أعلاه، تشير كل إدارة إيداع إلى أربعة عناصر تحكم في قنوات الدفع.

• عادةً، يوجد لكل درج نقدية عنصر تحكم في قناة دفع واحد فقط بالحالة مفتوح في أي وقت (أي أن قنوات الدفع المتلقاة مرتبطة بعنصر تحكم في قناة دفع معين). ولكن هذه القاعدة ليست ثابتة. وفقًا لرغبتك، قد تتوفر عدة عناصر تحكم في قنوات دفع مفتوحة في أي مرحلة لدرج نقدية معين (على سبيل المثال، في حالة قدرة أكثر من صراف على العمل على نفس الدرج خلال اليوم لكنهم يأخذون أدراجهم معهم).
• عادةً، يقوم صراف معين بوضع قنوات الدفع في عملية تحكم في قناة دفع معينة. ولكن هذه القاعدة ليست ثابتة. في عملية تحكم في قناة دفع معينة، يمكنك تحديد ما إذا كانت مقتصرة على موظف معين أو ما إذا كان أي موظف قادرًا على ربط قنوات الدفع بها.
• عندما تكون جاهزًا لموازنة الدرج، قم بتغيير التحكم في قناة الدفع إلى الموازنة قيد التشغيل. وهذا يمنع إضافة قنوات الدفع الجديدة إلى التحكم في قناة الدفع. إذا كان الصراف قادرًا على متابعة تلقي قنوات الدفع، فيمكنه إنشاء تحكم آخر في قناة الدفع. في المثال الموجود أعلاه، تتم موازنة كافة الأدراج في الثانية عشرة ظهرًا بواسطة أحد المشرفين بينما يتابع الصراف تلقي المدفوعات.
• عند موازنة التحكم في قناة الدفع، قم بتغيير حالته إلى متوازن. وهذا يمنع إجراء أية تغييرات على التحكم في قناة الدفع أو على قنوات الدفع الخاصة به.
• توجد كافة عمليات التحكم في قنوات الدفع فيما يتعلق بعمليات إدارة الإيداع (في الواقع، يجب إنشاء إدارة الإيداع قبل التحكم في قناة الدفع). بهذه الطريقة، يمكن للمشرف مراجعة حالة الأدراج ذات الصلة خلال اليوم. لاحظ أن تحويل الحالة لإدارة الإيداع يماثل انتقال حالة قناة الدفع (ارجع إلى مراحل إدارة الإيداع ومراحل التحكم في قناة الدفع). يوجد فرق واحد مؤقت. لاحظ أن إدارة الإيداع تظل مفتوحة خلال اليوم بينما يتم فتح أي عدد من عمليات التحكم في قنوات الدفع وموازنتها.