Mit Aufgabenregeln arbeiten

Aufgabenregeln beeinflussen das Aufgabenverhalten. Diese Regeln ermöglichen es Benutzern, Regeln direkt Aufgaben zuzuweisen, wenn das Zuweisen von Aufgaben auf Vorlagen-, Zeitplan- oder Aufgabentypebene nicht angemessen ist. Regeln gelten für die Aufgaben, für die sie konfiguriert wurden.

Verfügbare Aufgabenregeln:

  • Aufgabe automatisch genehmigen: Schließt nur dann automatisch angegebene Genehmigungen ab, wenn angegebene Bedingungen erfüllt sind.

    Beispiele für Bedingungen, die für diese Regel gelten könnten, sind:

    • Attribute haben angegebene Werte (einschließlich berechneter Werte).
    • Die Vorgängeraufgabe enthält ein Attribut mit einem angegebenen Wert.

    Wenn Bedingungen erfüllt sind, werden die angegebenen Genehmigerebenen als abgeschlossen markiert, was bewirkt, dass der Workflow mit der nächsten Genehmigungsebene fortfährt oder abgeschlossen wird, wenn keine zusätzlichen Genehmigungsebenen vorhanden sind.

    Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Aufgabenstatus sich in "Offen (bei Genehmiger)" ändert.

  • Aufgabe automatisch weiterleiten - Leitet eine Aufgabe automatisch weiter, wenn angegebene Bedingungen erfüllt sind.

    Wenn Bedingungen erfüllt sind, wird die Rolle "Bearbeiter" als abgeschlossen markiert, was bewirkt, dass der Workflow mit der ersten Genehmigungsebene fortfährt oder abgeschlossen wird, wenn keine Genehmigungsebenen vorhanden sind.

    Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Aufgabenstatus sich von "Anstehend" in "Offen (bei Bearbeiter)" ändert.

  • Aufgabengenehmigung verhindern: Verhindert die Genehmigung einer Aufgabe basierend auf Attributwerten oder anderen Merkmalen. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Genehmiger auf Genehmigen oder auf Aktionen > Aktualisieren klickt.
  • Aufgabenweiterleitung verhindern: Verhindert die Weiterleitung einer Aufgabe basierend auf Attributwerten oder anderen Merkmalen. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Bearbeiter auf Weiterleiten oder auf Aktionen > Aktualisieren klickt.
  • Aufgabenablehnung verhindern: Diese Regel verhindert die Ablehnung einer Aufgabe auf Basis von Attributwerten oder anderen Merkmalen. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Bearbeiter auf Weiterleiten oder auf Aktionen > Aktualisieren klickt.
  • E-Mail bei Aktualisierung senden: Diese Regel wird basierend auf Benutzeraktionen für die Aufgabe ausgeführt. Daher müssen Sie die Bedingungen für die Regel entsprechend festlegen. Am häufigsten wird eine Bedingung mit dem Attribut "Status" oder "Status (detailliert)" verwendet:
    • Attribut "Status": Der einzige gültige Wert, den Sie auswählen können, ist "Geschlossen". Die Statusangaben "Anstehend", "Offen" und "Fehler" resultieren aus automatisierten Aktionen für die Aufgabe.
    • Attribut "Status (detailliert)": Die gültigen Status sind dem Genehmiger zugewiesen.

    Die Regel wird ausgeführt, wenn ein Benutzer im Dialogfeld für Aufgabenaktionen eine der folgenden Aktionen ausführt:

    • Aufgabe beanspruchen, freigeben, weiterleiten, genehmigen, ablehnen, erneut öffnen, erzwungen starten oder erzwungen schließen
    • Attributwert aktualisieren
    • Frage beantworten
    • Kommentar hinzufügen
    • Kommentar löschen
    • Referenzanhang hinzufügen

So arbeiten Sie mit Aufgabenregeln:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Aufgaben, Geplante Aufgaben Zeitplanaufgaben.
  2. Öffnen Sie eine Aufgabe.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Regeln. Sie können die folgenden Informationen anzeigen:

    • Folge: Die Rangfolge.

    • Regel: Der Name der Regel.

    • Bedingungen: Die ausgewählten Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor die Regel ausgeführt wird.

  4. Um eine Regel zu erstellen oder zu bearbeiten, klicken Sie in der Registerkarte Regeln auf das Symbol Symbol "Neu" Neu, oder wählen Sie eine vorhandene Regel aus, und klicken Sie auf das Symbol Symbol "Bearbeiten" Bearbeiten.
  5. In der Registerkarte Eigenschaften:

    • Regel: Wählen Sie eine Regel aus.

      Hinweis:

      Wenn Sie Änderungen an einer Regeldefinition vornehmen, werden die zusätzlichen Informationen zum Auditlog hinzugefügt. Die Änderungen können Sie sowohl in der Registerkarte Historie als auch im Auditbericht anzeigen.

    • Beschreibung: Optional. Erklären Sie, wieso Sie die Regel konfiguriert haben und wie sie verwendet werden soll. Sie können maximal 255 Zeichen eingeben.

    • Ausführen, wenn: Gibt die Ereignisse an, die der Regel zugeordnet sind.

    • Genehmigerebene: Wählen Sie Alle Ebenen aus, oder wählen Sie die Genehmigerebenen aus.

  6. Führen Sie in der Registerkarte Filter die folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie Filter erstellen aus, und füllen Sie den Abschnitt "Bedingungen" aus, oder wählen Sie Gespeicherten Filter verwenden und anschließend einen Filter aus. Der für die Regel ausgewählte und konfigurierte Filter bestimmt die Bedingungen, unter denen das Anwenden einer Regel ausgelöst wird.

    • Aufgabe filtern: Geben Sie an, für welche Aufgabe die Bedingungen ausgewählt werden sollen:

      • Aktuelle Aufgabe
      • Beliebiger Vorgänger
      • Spezifische Aufgabe: Geben Sie die Aufgaben-ID an

    • Bedingungen:

      • Gespeicherten Filter verwenden: Im Abschnitt Bedingungen wird eine schreibgeschützte Version der Bedingungen angezeigt, die dem gespeicherten Filter zugeordnet sind.

      • Filter erstellen: Der Abschnitt Bedingungen ist aktiviert, und Sie können auf Bedingung erstellen oder Bedingungsgruppe erstellen klicken, um Bedingungen anzugeben.

        Konjunktion, Quelle, Attribut, Operator und Wert verhalten sich wie bei den bereits vorhandenen erweiterten Filtern.

  7. Weitere Informationen finden Sie unter: