Mit Aufgabenregeln arbeiten

Aufgabenregeln beeinflussen das Aufgabenverhalten. Diese Regeln ermöglichen es Benutzern, Regeln direkt Aufgaben zuzuweisen, wenn das Zuweisen von Aufgaben auf Vorlagen-, Zeitplan- oder Aufgabentypebene nicht angemessen ist. Regeln gelten für die Aufgaben, für die sie konfiguriert wurden.

Verfügbare Aufgabenregeln:

  • Aufgabe automatisch genehmigen: Schließt nur dann automatisch angegebene Genehmigungen ab, wenn angegebene Bedingungen erfüllt sind.

    Beispiele für Bedingungen, die für diese Regel gelten könnten, sind:

    • Attribute haben angegebene Werte (einschließlich berechneter Werte).
    • Die Vorgängeraufgabe enthält ein Attribut mit einem angegebenen Wert.

    Wenn Bedingungen erfüllt sind, werden die angegebenen Genehmigerebenen als abgeschlossen markiert, was bewirkt, dass der Workflow mit der nächsten Genehmigungsebene fortfährt oder abgeschlossen wird, wenn keine zusätzlichen Genehmigungsebenen vorhanden sind.

    Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Aufgabenstatus sich in "Offen (bei Genehmiger)" ändert.

  • Aufgabe automatisch weiterleiten - Leitet eine Aufgabe automatisch weiter, wenn angegebene Bedingungen erfüllt sind.

    Wenn Bedingungen erfüllt sind, wird die Rolle "Bearbeiter" als abgeschlossen markiert, was bewirkt, dass der Workflow mit der ersten Genehmigungsebene fortfährt oder abgeschlossen wird, wenn keine Genehmigungsebenen vorhanden sind.

    Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Aufgabenstatus sich von "Anstehend" in "Offen (bei Bearbeiter)" ändert.

  • Aufgabengenehmigung verhindern: Verhindert die Genehmigung einer Aufgabe basierend auf Attributwerten oder anderen Merkmalen. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Genehmiger auf Genehmigen klickt.
  • Aufgabenweiterleitung verhindern: Verhindert die Weiterleitung einer Aufgabe basierend auf Attributwerten oder anderen Merkmalen. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Bearbeiter auf Weiterleiten klickt.
  • Aufgabenablehnung verhindern: Diese Regel verhindert die Ablehnung einer Aufgabe auf Basis von Attributwerten oder anderen Merkmalen. Diese Regel wird ausgeführt, wenn der Bearbeiter auf Weiterleiten klickt.
  • E-Mail bei Aktualisierung senden: Diese Regel wird basierend auf Benutzeraktionen für die Aufgabe ausgeführt. Daher müssen Sie die Bedingungen für die Regel entsprechend festlegen. Am häufigsten wird eine Bedingung mit dem Attribut "Status" oder "Status (detailliert)" verwendet:
    • Attribut "Status": Der einzige gültige Wert, den Sie auswählen können, ist "Geschlossen". Die Statusangaben "Anstehend", "Offen" und "Fehler" resultieren aus automatisierten Aktionen für die Aufgabe.
    • Attribut "Status (detailliert)": Die gültigen Status sind dem Genehmiger zugewiesen.

So arbeiten Sie mit Aufgabenregeln:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Aufgaben, Geplante Aufgaben Zeitplanaufgaben.
  2. Wählen Sie die Registerkarte Regeln aus, um eine neue Regel zu öffnen. Sie können die folgenden Informationen anzeigen:

    • Folge: Die Rangfolge.

    • Regel: Der Name der Regel

    • Bedingungen: Die ausgewählten Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor die Regel ausgeführt wird

  3. Wählen Sie unter Regel den Typ der zu verwendenden Regel aus:

    • Aufgabe automatisch genehmigen

    • Aufgabe automatisch weiterleiten

    • Aufgabenweiterleitung verhindern

    • Aufgabengenehmigung verhindern

    • Aufgabenablehnung verhindern

    • E-Mail bei Aktualisierung senden

    • Wählen Sie Filter erstellen aus, und füllen Sie den Abschnitt "Bedingungen" aus, oder wählen Sie Gespeicherten Filter verwenden und anschließend einen Filter aus. Der für die Regel ausgewählte und konfigurierte Filter bestimmt die Bedingungen, unter denen das Anwenden einer Regel ausgelöst wird.

    Hinweis:

    Wenn Sie Änderungen an einer Regeldefinition vornehmen, werden die zusätzlichen Informationen zum Auditlog hinzugefügt. Die Änderungen können Sie sowohl in der Registerkarte Historie als auch im Auditbericht anzeigen.
  4. Optional: Erläutern Sie unter Beschreibung, weshalb Sie die Regel konfiguriert haben und wie sie verwendet werden soll.
  5. Wählen Sie unter Genehmigerebene die Regel für Alle Ebenen oder die Genehmigerebenen aus.
  6. Wählen Sie den Filter aus, um die Bedingungen zu bestimmen, unter denen die anzuwendende Regel ausgelöst wird:

    • Gespeicherten Filter verwenden: Im Abschnitt "Bedingung" wird eine schreibgeschützte Version der mit dem gespeicherten Filter verknüpften Bedingungen angezeigt.

    • Filter erstellen: Der Abschnitt Bedingung wird aktiviert. Wählen Sie die Bedingungen für den erweiterten Filter aus: Konjunktion, Quelle, Attribut, Operator und Wert.

  7. Wählen Sie unter Aufgabe filtern die Aufgabe aus, für die die Bedingungen gelten sollen: Aktuelle Aufgabe, Beliebiger Vorgänger, Spezifische Aufgabe (geben Sie die Aufgaben-ID an).
  8. Weitere Informationen finden Sie unter: