コンテンツのキャプチャおよびOracle Content Managementへのアップロードの基本的なプロセスを見てみましょう。
コンテンツ・キャプチャ・クライアント・ソフトウェアを使用してハード・コピー(印刷された)ドキュメントのスキャンによって手動で
コンテンツ・キャプチャ・クライアント・ソフトウェアを使用して電子ドキュメントのインポートによって手動で
モニター対象ファイル・フォルダから(ファイル・インポート・エージェントを介して)自動的に
モニター対象電子メール・サーバー・アカウントの受信ボックスまたはフォルダから自動的に。
インポート・プロセッサでは、ファイル・システム・フォルダ、区切り記号付きリストのテキスト・ファイル、または電子メール・サーバー・アカウントの受信ボックス/フォルダなどのソースから自動一括インポートできます。インポート・ジョブはソースをモニターし、指定された頻度で(1分、1時間または1日に1回)コンテンツをインポートします。
TIFF変換プロセッサでは、イメージ以外のドキュメントおよび添付をTIFFまたはJPEG形式に自動的に変換します。変換時に様々な方法でドキュメントと添付をマージするよう選択できます。たとえば、変換プロセッサは、バー・コード処理用にPDFやMicrosoft Officeドキュメントなどのドキュメント・ファイルをTIFFイメージに変換できます。
認識プロセッサでは、自動的にバー・コードを認識し、ドキュメントを編成して索引を付けます。
コミット・プロセッサでは、コミット・プロファイルを実行して、バッチ内のドキュメントをOracle Content Managementに自動的に出力およびアップロードしてから、バッチをプロシージャから削除します。
コミット・プロファイルには、ドキュメントとそのメタデータの出力方法が指定され、メタデータ・フィールドのマッピング、出力形式、エラー処理手順、およびコミット・ドライバ設定が含まれます。
アセット・ルックアップ・プロセッサでは、クライアント・ユーザーがOracle Content Managementリポジトリでサポートされているアセットを検索できます。
各プロセッサは、それらすべてが使用されるように構成されている場合、他のプロセッサと連携して動作します。バッチ・フロー内の多くのタスクは、インポート・プロセッサから始まり、構成されている形式にドキュメントを変換するためにPDFまたはTIFF変換プロセッサに渡されます。その後、バー・コードの認識、指定された方法でのドキュメントの編成、および索引付けのために認識プロセッサに引き継がれます。最後に、コミット・プロセッサが出力をOracle Content Managementに提供(アップロード)します。
キャプチャされたすべてのドキュメントは、コンテンツ・キャプチャ・プロセスで割り当てられたメタデータとともに、個別のコンテンツ・アイテムとしてOracle Content Managementにアップロードおよび格納されます。これらのアイテムは他のアイテムと同様にOracle Content Managementでアクセスおよび管理できます。
プロシージャは、最初のソーシングから最終的なOracle Content Managementへのアップロードまでが定義されたコンテンツ・キャプチャ・ワークフローです。 各プロシージャは、特定の環境のメタデータ、処理ルール、構成プロファイルおよびバッチ・データを構成するための一元的な場所を提供する完全なコンテンツ・キャプチャ・システムです。コンテンツ・キャプチャ・クライアント・ユーザーは、アクセス権が付与されたプロシージャ内でバッチを作成したり、アクセスします。
組織に複数のプロシージャを作成することで、コンテンツ・キャプチャおよび処理のあらゆるニーズ(部門別、場所別など)を効率的に管理できます。また、最適な再利用のために、複数のプロシージャ間で共通の構成要素を共有することもできます。また、プロシージャをコピーして他の環境に簡単に適応させることもできます。
ドキュメントは、スキャンされたイメージや、Microsoft WordまたはPDFファイルなどの電子ファイルで構成されます。
ドキュメントには、イメージや電子ファイルなどの添付が含まれていることも、含まれていないこともあります。
バッチを操作するときは、それをロックできます。自分または別のユーザーがバッチをロックしている場合には、ロック・アイコンが表示されます。バッチをリリースすると、ロック・アイコンが削除され、クライアント・プロファイル設定に従って、別のユーザーまたはシステム・プロセッサが作業できるようにバッチが解放されます。
スキャナの設定、バッチ内のドキュメントの作成方法と分割方法、メタデータ・フィールドが使用可能かどうか、バー・コードが処理されるかどうかとその方法、およびバッチをリリースした後にバッチに対して行われる処理などが制御されます。
ドキュメントがキャプチャされるのみか、ドキュメントがキャプチャされて索引付けされるか、ドキュメントが索引付けされるのみかが決まります。
イメージ以外の電子ファイル(PDFドキュメントなど)が元の形式で保持されるか、イメージ形式に変換されるか、またはインポートされないかが決まります。
選択したドキュメントに対して入力するメタデータ・フィールド・セットが識別されます。
クライアント・プロファイルに索引付けが含まれている場合、顧客IDや名前などのメタデータ値をドキュメントに割り当てることができます。通常、バッチ内の異なるタイプのドキュメントには、異なるメタデータ・フィールド・セットを使用できます。索引のみのバッチのドキュメントにメタデータ値を割り当てることはできますが、ページを追加、挿入または置換することはできません。
バッチは、バッチ・ペインのリストから削除されてOracle Content Managementにコミットされたり、PDF/TIFF変換やバー・コード認識などの他の処理のためにキューに入れられたりする場合があります。
バッチはリストに残る場合もありますが、ロックは解除されます(ロック・アイコンは表示されません)。これによって、自分または別のユーザーがバッチをロックして、別の変更を追加できるようになります。