عملية الفوترة الدورية وفترة الفوترة

يتم من خلال عملية إنشاء الفواتير الدورية إنشاء معظم الفواتير. وتتم هذه العملية على النحو التالي:

• يشير كل حساب إلى دورة فاتورة. يتحكم جدول دورة الفاتورة في موعد محاولة النظام إنشاء فواتير للحساب.
• يوجد لكل دورة فاتورة جدول دورة فاتورة يحدد تواريخ مواعيد فوترة حسابات الدورة. وبدلاً من محاولة إنشاء فواتير ليلة واحدة، يمكن لمعظم دورات الفواتير استخدام مفهوم "الفوترة لفترة معينة" في موعد محاولة النظام لإنتاج فواتير للحسابات. يجب أن تأتي الليلة الأولى (أي يوم فتح الفترة) في اليوم السابق من دخول قراءات العداد للحساب على النظام. كما يجب أن تأتي آخر ليلة (أي يوم إغلاق الفترة) في آخر يوم ممكن لدخول قراءة العداد على النظام. يتيح لك هذا المفهوم إمكانية بدء فوترة الحسابات في أول يوم محتمل ثم فوترة الحسابات غير المنتظمة لليالٍ متعاقبة. ويؤدي هذا إلى تدفق نقدي أفضل بكثير.
• عند تشغيل عملية إنشاء دورة فاتورة، تقوم العملية بالبحث عن دورات فواتير بفترات فواتير مفتوحة. وبعد ذلك تتم محاولة إنشاء فواتير للحسابات في كل دورة من هذه الدورات. عند إنشاء الفاتورة بنجاح، ستقوم العملية بإرسالها في هذه الليلة. أما في حالة تعذر إنشاء الفاتورة، يقوم النظام بإنشاء فاتورة بحالة "خطأ" مع ظهور رسالة يمكن تحليلها بواسطة فريق الفوترة لديك. في اليوم التالي، ربما يتمكن فريق الفوترة لديك من حل المشكلة أو لن يتمكن من حلها. وعند تشغيل عملية إنشاء دورة الفاتورة مرة أخرى، يتم حذف كل الفواتير الموجودة بحالة "خطأ" وتتم محاولة إعادة إنشائها مرة أخرى. ويستمر ذلك خلال فترة الفاتورة. إذا كانت الفواتير بحالة "خطأ" في نهاية الفترة، تظل بهذه الحالة حتى يقوم أحد المستخدمين بإصلاحها. وإذا استمرت على الحالة ذاتها، الحالة "خطأ"، عند فتح الفترة التالية للدورة، يتم إنشاء خطأ في الفوترة.

يوضح الشكل التالي ما سبق ذكره.