تحديد خيارات العملاء
يتلخص تعريف العميل في أنه شخص (أو شيء) لديه التزامات مالية تجاه شركتك. تنتج هذه الالتزامات عن موافقة العميل على شراء بضائع أو خدمات بسعر متفق عليه.
قد تندهش حين تعرف أنه لا يوجد سجل باسم "العميل" في النظام. لكن يقسم النظام معلومات العميل بين السجلات التالية:
- الشخص. يشتمل سجل الشخص على بيانات شخصية حول عملائك وكل فرد أو جهة عمل تتصل بها شركتك. على سبيل المثال، بالإضافة إلى العملاء، توجد سجلات أشخاص للملاك والمقاولين والمحاسبين لدى عملاء الشركات وضامني العملاء وموزعي الطاقة وجهات التحصيل إلى آخره.
- الحساب. الحسابات هي الكيانات التي يتم إصدار الفواتير لها، وبالتالي، يجب إنشاء حساب واحد على الأقل لكل شخص لديه التزامات تعاقدية مالية مع الشركة الخاصة بك. ويحتوي سجل الحساب على معلومات تتحكم في وقت إنشاء الفواتير وكيفية تنسيقها.
- اتفاقية الخدمة. اعتبر اتفاقية الخدمة عقد بين شركتك والعميل. تحتوي اتفاقية الخدمة على البنود والشروط التي تحكم كيفية إنشاء تفاصيل الفواتير. سيحتوي كل حساب على اتفاقية خدمة واحدة على الأقل (وإلا، فلن يظهر شيء في فواتير الحساب).
قبل تحديد الأشخاص والحسابات واتفاقيات الخدمة، يجب إعداد جداول التحكم المحددة في هذا القسم.
لمزيد من المعلومات حول كيفية استخدام الأشخاص والحسابات والعقارات من قِبل ممثلي خدمة العملاء، ارجع إلى فهم المخطط على شكل الحرف "V".
الجداول الموجودة في هذا القسم هي فقط بعض الجداول من بين العديد من الجداول التي يجب إعدادها قبل أن تتمكن من عمل فواتير لعملائك للخدمة (الخدمات) التي استهلكوها. في هذا القسم، يقتصر نقاشنا على تلك الجداول التي تتحكم في البيانات الشخصية والمالية الأساسية. في أقسام لاحقة، سنصف الجداول التي تتحكم في وظائف أخرى متعلقة بالفوترة مثل خوارزميات إنشاء الفاتورة وقراءة العداد والتعرفات. لن تتمكن من إصدار فواتير وتسجيل المدفوعات إلا بعد إعداد كل هذه الجداول.