Ajout rapide d'un paiement

La page Ajout rapide d'un paiement permet d'ajouter, de ventiler et de valider rapidement des événements de paiement pour un maximum de quinze comptes. Pour ouvrir cette page, sélectionnez Menu > Informations financières > Ajout rapide d'un paiement.

Description de la page

Indiquez l'ID contrôle lot règlement à utiliser pour enregistrer les lots de règlement. Chaque nouveau lot de règlement doit référencer un contrôle de lot de règlement ouvert. Le système applique par défaut un contrôle de lot de règlement approprié comme suit :

  • Si l'utilisateur présente un ou plusieurs contrôles de lot de règlement ouverts qui lui sont propres et dont le type est Encaissement en ligne ou Ad hoc, le système en applique un par défaut de manière aléatoire.
  • Si l'utilisateur ne présente aucun contrôle de lot de règlement ouvert qui lui est propre, le système applique par défaut un contrôle de lot de règlement ouvert "tous utilisateurs", s'il en trouve un dont le type de source est Encaissement en ligne ou Ad hoc. S'il en trouve plusieurs, le système en sélectionne un de manière aléatoire.

Indiquez la Date paiement. La date actuelle s'applique par défaut.

Insérez une ligne dans la grille pour chaque événement de paiement à ajouter. Les informations suivantes sont renseignées pour chaque événement de paiement :

  • Utilisez le champ ID compte pour définir le client qui a versé le paiement. Notez bien que cette transaction suppose que le compte de lot de règlement est identique à celui dont la dette est réglée par le paiement. Si vous souhaitez ventiler le paiement sur un compte (ou plusieurs comptes) autre que le compte de lot de règlement, voir Comment affecter le montant de lot de règlement à plusieurs comptes.
Remarque :

Clients avec paiement au comptant uniquement. Vous ne pouvez pas utiliser cette transaction pour ajouter un paiement pour un compte "avec paiement au comptant uniquement" si le type de lot de règlement n'a pas pour valeur "Equivalent espèce". Un compte est considéré comme compte avec paiement au comptant uniquement si ses points de paiement au comptant uniquement dépassent le seuil de paiement au comptant uniquement tenu à jour dans l'enregistrement d'installation. Les points de paiement au comptant uniquement d'un client sont tenus à jour dans Compte - Cote. Pour ajouter un paiement de ce type, vous devez utiliser la transaction Evénement de paiement (notez que si vous utilisez le menu contextuel Compte pour accéder à la page Evénement de paiement en mode ajout, vous n'aurez pas à saisir de nouveau l'ID compte au moment de l'ajout de l'événement de paiement).

  • Utilisez le champ Montant paiement pour définir le montant du paiement.
  • Utilisez le Type lot de règlement pour définir la forme de versement (par exemple, espèces, chèque, etc.). Notez que le type de lot de règlement provient par défaut de l'enregistrement d'installation.
Remarque :

Autorisation des lots de règlement. La liste déroulante Type lot de règlement ne contient pas les types qui nécessitent une autorisation (par exemple, les paiements par carte de crédit).

Documentation de référence :

Pour plus d'informations sur les types de lot de règlement nécessitant une autorisation, voir Paiements par carte de crédit.

  • Si un chèque a été remis, utilisez le champ Numéro chèque.
  • Les champs Type de rapprochement et Valeur lettrage ne sont utilisés que si l'une des conditions suivantes est remplie :
    • L'ID compte appartient à une classe client avec postes non lettrés. Dans cette situation, indiquez un type de rapprochement pour définir comment rapprocher le paiement aux postes non lettrés du client. Utilisez la valeur de lettrage pour définir les postes non lettrés couverts par le paiement. Par exemple, si ce paiement se rapporte à une facture, indiquez le type de rapprochement "ID de facture" ainsi que la valeur de lettrage correspondant à l'ID de la facture réglée.
Remarque :

Raccourci. Si vous entrez le Type de rapprochement "ID de facture" et que vous ne renseignez pas la valeur de lettrage, le système en déduit que le client souhaite payer la toute dernière facture.

  • Le client souhaite limiter la ventilation du paiement à un élément de contrat spécifique. Dans cette situation, indiquez le Type de rapprochement "ID d'élément de contrat" et la valeur de lettrage correspondante.

Une fois que vous avez défini les différents comptes et montants dans la grille, cliquez sur le bouton Ventiler et valider. Le système tente alors de créer un événement de paiement pour chaque ligne de la grille. Pour chacune, quatre résultats sont possibles :

  • Lorsque les données saisies pour un événement de paiement sont incomplètes (par exemple, vous n'indiquez pas de compte ou de montant valide) :
    • Aucun événement de paiement n'est créé.
    • Un message donnant une description du problème s'affiche.
    • Tous les champs de la ligne restent modifiables.
  • Vous devez corriger chacune de ces lignes, puis cliquer sur le bouton Ventiler et valider.
  • Lorsque les données saisies sont incomplètes et que le système envoie un avertissement (par exemple, le compte est considéré comme compte "avec paiement au comptant uniquement" et le type de lot de règlement n'est pas au comptant, ou alors le compte a déjà reçu un paiement d'un montant identique à la même date) :
    • Aucun événement de paiement n'est créé.
    • Un message contentant l'avertissement s'affiche.
    • Tous les champs de la ligne restent modifiables.
  • Vous devez effacer la ligne et ajouter le paiement à l'aide de la transaction Evénement de paiement (notez que si vous utilisez le menu contextuel Compte pour accéder à la page Evénement de paiement en mode ajout, vous n'aurez pas à saisir de nouveau l'ID compte au moment de l'ajout de l'événement de paiement).
  • Lorsque les données saisies sont incomplètes et que la ventilation du paiement échoue :
    • Le système crée un événement de paiement, un paiement et un lot de règlement.
    • Un message donnant une description du problème s'affiche.
    • L'Etat du paiement s'affiche.
    • Tous les champs de la ligne sont désactivés.
  • Vous devez cliquer sur le bouton Aller à situé en regard de l'événement de paiement au niveau duquel l'erreur peut être corrigée.
  • Lorsque les données saisies sont incomplètes et que la ventilation du paiement aboutit :
    • Le système crée un événement de paiement, un paiement et un lot de règlement.
    • Le système ventile le paiement sur les éléments de contrat du compte, puis le valide.
    • L'Etat du paiement s'affiche.
    • Tous les champs de la ligne sont désactivés.
    • Si votre implémentation est configurée pour l'impression à un poste d'encaissement, la boîte de dialogue Imprimer s'affiche. Pour plus d'informations, voir Comment imprimer les reçus et les endossements.
  • Vous pouvez cliquer sur le bouton Aller à situé en regard de l'événement de paiement à afficher.
Remarque :

Soumissions distinctes. Cette page présente un fonctionnement inhabituel car chaque événement de paiement est soumis à la base de données de façon indépendante. Par exemple, si vous saisissez sept événements de paiement et que l'un d'entre eux n'est pas valide, six seront ajoutés à la base de données lorsque vous cliquerez sur le bouton Ventiler et valider. Au nouvel affichage de la page, les lignes contenant les paiements valides seront protégées et leur validité sera signalée. Par contre, la ligne contenant le paiement non valide restera non protégée. Vous pouvez corriger le paiement erroné, puis cliquer de nouveau sur le bouton Ventiler et valider.

Après avoir ajouté un groupe de paiements, cliquez sur le bouton Effacer (ou Alt+C) pour préparer la page au groupe d'événements de paiement suivant.