Ejemplo de Contabilidad de Fondos
Considere una compañía de servicios municipales que proporciona servicio de agua y de aguas residuales. La compañía de servicios tiene dos departamentos: agua y aguas residuales. Cada departamento debe realizar un seguimiento de sus finanzas por separado, por lo tanto, se configura un fondo para cada departamento.
- Agua (fondo 01).
- Aguas residuales (fondo 02).
Además, con contabilidad de fondo, siempre hay un fondo general (fondo 99).
Suponga que se genera la siguiente factura.
La factura producirá los siguientes asientos de Libro Mayor:
Para cada fondo, los detalles del Libro Mayor de la factura incluirán un débito para la cuenta de cuentas a cobrar y créditos para las cuentas de ingresos e impuestos por pagar. En términos de organización, a cada departamento se le debe una porción de la factura general del cliente, parte de la cual corresponde a ventas del departamento y parte de la cual se debe a las autoridades impositivas por parte del departamento. Se hace un balance de cada fondo.
Observe que la contabilidad podría ser idéntica bajo contabilidad corporativa si cada servicio es su propia división con su propio plan de cuentas.
El siguiente diagrama ilustra la contabilidad de Libro Mayor inicial que ocurriría cuando llega el pago:
Se debita la cuenta de efectivo general de la compañía de servicios y se acreditan las cuentas de cuentas a cobrar de los fondos de departamentos. En otras palabras, la compañía de servicios mantiene el efectivo en conjunto, pero las cuentas a cobrar se reducen para cada departamento.
Si se dejara la contabilidad en este estado, se contravendría el principio de contabilidad de fondo: que cada fondo representa una entidad independiente con un plan de cuentas para balance en forma automática. Esta contravención se debe a que se registra efectivo en el fondo general, no en los fondos de departamento, lo que hace que el fondo general tenga un débito de exceso y que los fondos de departamento tengan un crédito de exceso.
Desde un punto de vista organizacional, para completar cada departamento, los departamentos necesitan observar qué parte del efectivo deben, y de manera correspondiente, la compañía de servicios debe observar qué porción del efecto se debe a cada departamento. El siguiente diagrama ilustra este punto.
Para mantener un balance de débitos y créditos dentro de cada fondo, los fondos de departamento tienen una cuenta de "capital en fondos agrupados" (CFA) y el fondo general tiene una cuenta de pasivos para cada fondo de departamento. Además de debitar la cuenta de efectivo del fondo general y acreditar las cuentas de cuentas a cobrar de los fondos de departamento, las cuentas de capital en fondos agrupados de los fondos de departamento se debitan y las cuentas de pasivos de fondos generales se acreditan.
De ese modo, con los asientos de Libro Mayor adicionales, todos los fondos tienen débitos y créditos asociados.