Generalidades de Contabilidad de Fondos

Las compañías de servicios municipales y en general las organizaciones sin fines de lucro con frecuencia usan una forma de contabilidad diferente a la que utilizan las empresas con fines de lucro. Generalmente, las compañía de servicios municipales practican contabilidad de fondo, mientras que las empresas practican contabilidad corporativa.

Las regulaciones y otras restricciones pueden requerir que una compañía de servicios municipales contabilice las finanzas de cada uno de sus departamentos como una entidad separada. Si una compañía de servicios municipales proporciona servicio de agua y de aguas residuales, es posible que ésta deba realizar un seguimiento de las cuentas a cobrar, ingresos y pasivos correspondientes al servicio de agua en forma separada de los correspondientes a las aguas residuales. En cambio, una empresa es libre de combinar el dinero de los dos servicios.

Para realizar un seguimiento de los servicios por separado, la compañía de servicios municipales configura un fondo para cada departamento. Un fondo es una entidad contable con su propio juego de cuentas para balance en forma automática. Cada fondo tiene su propio "submayor" con su propio plan de cuentas y dentro de cada fondo, sus débitos son iguales a sus créditos en todo momento. Esto permite que la compañía de servicios informe sobre el estado financiero de cada fondo en forma independiente.

Además de tener un fondo para cada departamento, también existe un fondo general que se usa para manejar transferencias entre fondos al igual que cuentas compartidas.