2 Descripción del proceso de Content Capture

Veamos el proceso básico de captura de contenido y su carga en Oracle Content Management.

Muestra cómo se procesan los documentos de la primera etapa a la última

Orígenes

El contenido se puede capturar de varios orígenes:

manualmente, escaneando documentos impresos mediante el software de Content Capture Client,
manualmente, importando documentos electrónicos mediante el software de Content Capture Client,
automáticamente, de una carpeta de archivos supervisada (a través del agente de importación de archivos),
automáticamente, de un buzón o una carpeta de una cuenta de servidor de correo electrónico supervisada.

Procesadores

Independientemente del origen, cada documento capturado se direcciona a través de varios procesadores antes de que se cargue en Oracle Content Management para su almacenamiento y/o procesamiento posterior:

El procesador de importación proporciona un bloque automatizado que se importa desde orígenes como la carpeta del sistema de archivos, un archivo de texto de lista delimitada o el buzón/la carpeta de una cuenta del servidor de correo electrónico. El trabajo de importación supervisa el origen e importa contenido con una frecuencia especificada (por ejemplo, una vez cada minuto, hora o día).
El procesador de conversión a TIFF convierte automáticamente los documentos y los anexos sin imágenes al formato TIFF o JPEG. Puede seleccionar que los documentos y los anexos se fusionen de varias formas durante la conversión. Por ejemplo, el procesador de conversión puede convertir archivos de documento como PDF o documentos de Microsoft Office en imágenes TIFF para el procesamiento de códigos de barras.
El procesador de conversión a PDF convierte documentos, imágenes y anexos a PDF.
El procesador de reconocimiento reconoce automáticamente códigos de barras, organiza documentos y los indexa.
El procesador de confirmación ejecuta perfiles de confirmación para realizar la salida de los documentos y cargarlos automáticamente en un lote en Oracle Content Management y, a continuación, elimina los lotes del procedimiento.

Un perfil de confirmación especifica cómo se realiza la salida de los documentos y sus metadatos, e incluye asignaciones de campos de metadatos, el formato de salida, instrucciones de manejo de errores y la configuración del controlador de confirmación.
El procesador de consulta de activos permite a los usuarios clientes buscar activos soportados en el repositorio de Oracle Content Management.
Procesador de transformación XML permite que los usuarios de cliente transformen documentos XML en un estilo deseado basado en un archivo XSLT.

Cada procesador, si ha configurado que se utilicen todos, funciona de forma coordinada con los demás. Muchas tareas de un flujo de lotes empiezan con el procesador de importación y, a continuación, se transfieren al procesador de conversión a PDF o TIFF para convertir los documentos a formatos configurados. Posteriormente, el procesador de reconocimiento toma posesión para reconocer códigos de barras, organizar documentos de las formas especificadas e indexarlos. Por último, el procesador de confirmación entrega (carga) el resultado en Oracle Content Management.

Todos los documentos capturados se cargan y se almacenan en Oracle Content Management como elementos de contenido independientes con los metadatos asignados durante el proceso de captura de contenido. Puede acceder a estos elementos y gestionarlos del mismo modo que cualquier otro elemento en Oracle Content Management.

Procedimientos

Los Procedimientos son flujos de trabajo de captura de contenido definidos, desde el origen inicial hasta la carga final en Oracle Content Management. Cada procedimiento representa un sistema de captura de contenido completo, que proporciona una ubicación centralizada para configurar metadatos, perfiles de configuración y datos de lotes para un entorno concreto. Los usuarios de Content Capture Client crean lotes y acceden a ellos dentro de un procedimiento para el que se les ha otorgado acceso.

Puede crear varios procedimientos para su organización, lo cual le permite gestionar de forma eficiente todas sus necesidades de captura y procesamiento de contenido, por ejemplo, por departamento o ubicación. También puede compartir elementos de configuración comunes entre procedimientos para una reutilización óptima. También puede copiar un procedimiento para una sencilla adaptación a otros entornos.

Lotes

Un lote contiene uno o varios documentos que pueden estar relacionados (por ejemplo, varios documentos para un cliente) o no relacionados (por ejemplo, documentos divididos por hojas de separación).

Los documentos pueden constar de imágenes exploradas o de un archivo electrónico, como un archivo de Microsoft Word o un archivo PDF.
Un documento puede contener o no anexos tales como imágenes o un archivo electrónico.

Cuando trabaja con un lote, puede bloquearlo. Se mostrará un icono de candado si un lote está bloqueado por usted o por otro usuario. Al liberar un lote, se elimina el icono de candado y, en función de la configuración del perfil de cliente, se libera el lote para que otro usuario o un procesador del sistema pueda trabajar en él.

Perfiles de cliente

Puede escanear o importar grupos de páginas en lotes utilizando un perfil de cliente que el gestor de procedimientos haya definido para usted. Un perfil de cliente es un grupo de valores que determinan cómo explorar, importar o indexar los documentos de un lote. Un perfil de cliente hace lo siguiente:

Controla aspectos como la configuración del escáner, la forma en que se crean y se separan los documentos del lote, si los campos de metadatos están disponibles, si se procesan y cómo se procesan los códigos de barra, y lo que ocurre a continuación con los lotes después de liberarlos.
Determina si puede capturar solo documentos, capturar e indexar documentos o solo indexar documentos.
Determina si los archivos electrónicos no de imagen (por ejemplo, los documentos PDF) deben retenerse con su formato original, convertirse a un formato de imagen o evitar que se importen.
Identifica el juego de campos de metadatos que se deben completar para un documento seleccionado.

Si su perfil de cliente incluye indexado, puede asignar valores de metadatos a los documentos, como el identificador y el nombre de cliente. Los documentos de distintos tipos en un mismo lote normalmente tienen diferentes juegos de campos de metadatos disponibles. Puede asignar los valores de metadatos a documentos en lotes de solo índice, pero no se pueden anexar, insertar ni sustituir páginas.

Cuando haya terminado de trabajar en los documentos de un lote, libere el lote, con lo que se desbloquea de su uso exclusivo (si no hay ningún proceso de liberación definido). Si libera un lote y ha seleccionado un proceso de liberación disponible, la siguiente acción que se realice en un lote dependerá de ese proceso de liberación. Lo que ocurra a continuación dependerá de la configuración del perfil de cliente:

El lote se puede eliminar de la lista del panel de lotes y confirmar en Oracle Content Management, o bien, se puede incluir en una cola para su procesamiento posterior, como puede ser la conversión a PDF/TIFF o el reconocimiento de códigos de barras.
El lote puede permanecer en la lista, pero está desbloqueado (no se muestra ningún icono de candado). Esto le permite a usted o a otro usuario bloquear el lote y realizar cambios adicionales.