Migration d'Oracle Documents Cloud vers Oracle Content Management

Si vous utilisiez Oracle Documents Cloud Service, vous devez migrer vers Oracle Content Management après avoir renouvelé votre abonnement.

Informations à connaître avant le renouvellement de votre abonnement et la migration vers Oracle Content Management :

Chaque utilisateur reçoit 100 Go de stockage. Vous ajoutez du stockage en achetant plus d'utilisateurs. Pour vous assurer que vous disposez d'assez d'espace de stockage, vous devez acheter suffisamment d'utilisateurs pour couvrir les 500 Mo de stockage que vous avez obtenus avec Oracle Documents Cloud Service, ainsi que tout pack de stockage supplémentaire que vous avez acheté. Par exemple, si vous aviez 5 packs de stockage dans Oracle Documents Cloud Service, cela signifie que vous disposiez d'un total de 1 000 Go de stockage. Vous devez donc acheter 10 utilisateurs standard et/ou Entreprise dans Oracle Content Management.
Même si les utilisateurs ne devraient pas perdre leur accès pendant la migration, exécutez la migration en dehors des heures de bureau afin d'éviter que les utilisateurs ne rencontrent des problèmes.
Une fois votre commande de renouvellement passée, il se peut que vous receviez un courriel indiquant que votre abonnement est suspendu. Les utilisateurs pourront toujours utiliser l'instance pendant sa suspension. Il restera suspendu tant que vous n'aurez pas effectué les étapes de migration.

Après l'envoi de votre commande de renouvellement auprès d'Oracle Services, vous recevrez un courriel vous informant que votre abonnement a été traité. Après réception de ce courriel, procédez comme suit :

Connectez-vous à Oracle Cloud en tant qu'administrateur de compte cloud. Vous pouvez trouver votre nom de compte et vos informations de connexion dans le courriel de bienvenue.
Cliquez sur l'instance de service de documents que vous voulez migrer. Chaque instance doit être migrée séparément.
Cliquez sur l'icône de menu:
- Si vous ne voyez pas l'option Modifier, votre migration a été effectuée automatiquement. Vous pouvez alors ignorer les étapes restantes.
- Si vous voyez l'option Modifier, vous devez effectuer les étapes de migration.
Cliquez sur Modifier.
La page Modifier Oracle Content Management doit maintenant afficher les options Oracle Content Management (par exemple, Nombre supplémentaire d'utilisateurs standard et Nombre supplémentaire d'utilisateurs Entreprise). Si vous ne voyez pas ces options, votre commande de renouvellement n'a pas abouti. Contactez le support technique Oracle.
Si votre abonnement est suspendu, vous devez vider le système pour effacer l'état suspendu. Définissez toutes les habilitations sur "0". Saisissez 0 pour Nombre supplémentaire d'utilisateurs standard, Nombre supplémentaire d'utilisateurs Entreprise et Packs de sessions de visiteur quotidiennes supplémentaires.

Remarque :
Vous n'avez pas besoin d'effectuer cette étape si votre abonnement n'est pas suspendu.

Attendez de recevoir un courriel indiquant que l'abonnement n'est plus suspendu avant de passer à l'étape suivante.
Cliquez sur l'icône de menu, puis sélectionnez Modifier.
Saisissez le nombre d'utilisateurs standard, d'utilisateurs Entreprise et de visiteurs qui utiliseront cette instance. Reportez-vous à Comparaison des tâches et des fonctionnalités par rôle d'application.
Tous les utilisateurs Oracle Documents Cloud Service deviennent automatiquement des utilisateurs standard. Ils pourront accéder à l'ensemble des contenus et fonctionnalités auxquels ils avaient accès avant la migration.
Affectez le rôle utilisateur Entreprise à tout utilisateur qui veut accéder aux fonctionnalités correspondantes. Reportez-vous à Affectation de rôles à des groupes avec un compte cloud traditionnel et à Affectation d'utilisateurs à des groupes avec un compte cloud traditionnel.

Pour le dépannage, reportez-vous à Les utilisateurs ne peuvent plus se connecter après la migration (capacité de stockage dépassée).

Après la migration, vous pouvez gérer les utilisateurs, les groupes et les accès et surveiller le service comme pour toute autre instance Oracle Content Management non mesurée.

Rôles utilisateur dans Oracle Documents Cloud

Plusieurs rôles utilisateur, qui déterminent ce que peuvent faire les utilisateurs, sont prédéfinis pour Oracle Documents Cloud. Certaines fonctionnalités ne sont disponibles que pour les utilisateurs dotés de rôles utilisateur spécifiques. Les personnes peuvent posséder plusieurs rôles utilisateur si besoin. Par exemple, vous pouvez désigner une personne à la fois en tant qu'administrateur de compte et qu'administrateur de service. Ces rôles utilisateur sont affectés par l'administrateur de domaine d'identité. Pour plus d'informations sur l'affectation de rôles utilisateur, reportez-vous à Affectation de rôles à des groupes avec un compte cloud traditionnel et à Affectation d'utilisateurs à des groupes avec un compte cloud traditionnel.

Les visiteurs peuvent visualiser certains sites, utiliser des liens publics et visualiser le contenu Oracle Content Management imbriqué dans des applications ou sur des sites Web. Les utilisateurs anonymes (utilisateurs qui ne sont pas connectés) sont comptabilisés comme des visiteurs. Reportez-vous à Modification de la sécurité du site dans le manuel Building Sites with Oracle Content Management.

Tout utilisateur ayant réellement besoin de se servir d'Oracle Content Management doit être doté du rôle d'utilisateur du service en plus des autres rôles dont il dispose.

Les utilisateurs du service d'Oracle Documents Cloud sont identiques aux utilisateurs standard d'Oracle Content Management. Toute fonctionnalité décrite dans la documentation comme étant associée aux utilisateurs Entreprise est indisponible dans Oracle Documents Cloud.

Chaque utilisateur auquel un rôle utilisateur est affecté, qu'il s'agisse d'un administrateur ou d'un utilisateur final, est comptabilisé comme un utilisateur. Chaque utilisateur est comptabilisé dans le nombre total d'utilisateurs autorisés pour le service, sauf les visiteurs. L'utilisation par les visiteurs est prise en compte dans les sessions de visiteur à la journée. Reportez-vous au manuel Présentation des sessions de visiteur.

Chaque utilisateur, quel que soit le nombre de rôles utilisateur qui lui est affecté, compte pour un seul utilisateur.

Pour plus d'informations sur la méthode d'obtention des interfaces répertoriées dans le tableau, reportez-vous à Interfaces d'administration.

Rôle utilisateur (nom du rôle utilisateur en gras)	Accès et actions	Remarques
Administrateur de compte	Les administrateurs de compte utilisent l'application Mon compte pour effectuer les actions suivantes : Activez et créez des domaines d'identité. Activez un service. Surveillez et gérez les services dans tous les centres de données et domaines d'identité. Créez des administrateurs de domaine d'identité et d'autres administrateurs de compte. Reportez-vous à Administration de Mon compte dans le manuel Managing and Monitoring Oracle Cloud.	Les administrateurs de compte sont configurés lors de la création du compte. Ils utilisent leur compte Oracle pour se connecter à Oracle Cloud. Si vous avez besoin d'un accès administrateur de compte et que vous n'en avez pas, contactez l'administrateur de compte principal.. Si vous souhaitez que les administrateurs de compte utilisent Oracle Content Management et modifient la configuration de service, le rôle d'utilisateur du service doit également leur être affecté.
Administrateur de domaine d'identité (Administrateur de domaine d'identité)	Dans la console Infrastructure Classic : Créez et gérez des comptes utilisateur. Affectez et gérez des rôles utilisateur, y compris créez des rôles utilisateur personnalisés.	Affecté au niveau du domaine. Travaille dans plusieurs services. Les administrateurs de domaine d'identité effectuent les mêmes tâches que les administrateurs de service, et assument des responsabilités administratives relatives aux utilisateurs. Il existe un seul service par domaine d'identité pour Oracle Content Management. Un administrateur effectue les tâches d'administrateur de service et d'administrateur de domaine d'identité.
Administrateur d'habilitation Le format du nom de rôle est service-name_SE service name Based Entitlement Administrator ; par exemple, documents_SE Documents Service Based Entitlement Administrator.	Dans la console Infrastructure Classic : Créez, gérez et affichez les détails d'instances de service. S'applique lorsque vous êtes abonné à une habilitation pour créer plusieurs instances d'Oracle Content Management. Surveillez le statut des instances de service et exportez les données de mesures d'instance. Reportez-vous à Création et activation d'un compte Oracle Cloud.	Affecté au niveau du service.
Administrateur de service (Administrateur Oracle Documents Cloud)	Dans la console Infrastructure Classic : Affectez des rôles utilisateur. Modifiez des mots de passe utilisateurs et des questions de vérification. Configurez, surveillez et gérez des instances de service. Dans l'interface Administration - Système d'Oracle Content Management, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Configurez des paramètres généraux, tels que l'attribution de marque, l'activation de notifications, ainsi que le fuseau horaire et la langue par défaut. Configurez des paramètres utilisateur, tels que la synchronisation de données de profil, la définition du rôle par défaut des nouveaux membres ajoutés aux dossiers et le transfert de propriété de contenu. Configurez des paramètres des documents, tels que les quotas de stockage, l'activation de liens publics, ainsi que la définition de restrictions en matière de taille et de types de fichier pouvant être téléchargés. Configurez des propriétés personnalisées (vous devez également disposer du rôle d'utilisateur Entreprise). Configurez des paramètres de site, tels que la possibilité de créer des sites et l'installation des modèles de site par défaut. Dans l'interface Administration - Intégrations d'Oracle Content Management, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Intégrez d'autres applications métier comme indiqué dans Integrating and Extending Oracle Content Management. Dans l'interface Analyses d'Oracle Content Management, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Afficher les mesures de contenu et les statistiques d'utilisation de service pour analyser plus facilement les problèmes ou les besoins du système. Visualisez des rapports.	Les administrateurs de service doivent également être dotés du rôle d'utilisateur du service pour pouvoir utiliser Oracle Content Management.
Administrateur de site (Administrateur de site Oracle Content and Experience)	Sur la page Sites d'Oracle Content Management, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Créez des sites. Sur la page Développeur d'Oracle Content Management, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Créez des modèles, des composants et des thèmes. Reportez-vous à Configuration des paramètres des sites.	Ce rôle s'applique si l'administrateur de service a configuré Oracle Content Management de façon à ce que seuls les administrateurs de site puissent créer des sites, des modèles ou des composants. Les administrateurs de site doivent également être dotés du rôle d'utilisateur du service pour pouvoir utiliser Oracle Content Management.
Développeur (CECDeveloperUser)	Sur la page Sites d'Oracle Content Management, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Créez, modifiez et publiez des sites tant que cette fonctionnalité n'a pas été limitée aux administrateurs de site. Sur la page Développeur d'Oracle Content Management, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Créez des modèles, des composants et des thèmes tant que ces fonctionnalités n'ont pas été limitées aux administrateurs de site.	Les développeurs doivent également être dotés du rôle d'utilisateur du service pour pouvoir utiliser Oracle Content Management.
Utilisateur de service (Utilisateur de service d'Oracle Documents Cloud)	Dans Oracle Content Management, les utilisateurs du service ont accès aux opérations suivantes : Gérer du contenu (afficher, télécharger et modifier des documents) Partager du contenu et des sites avec d'autres personnes Collaborer à l'aide de conversations (discuter de sujets, envoyer des messages directs à quelqu'un, affecter des indicateurs à quelqu'un, ajouter des annotations aux documents). Suivre des personnes. Créez, modifiez et publiez des sites tant que cette fonctionnalité n'a pas été limitée aux administrateurs de site. Créez des modèles, des composants et des thèmes tant que ces fonctionnalités n'ont pas été limitées aux administrateurs de site. Gérer et afficher des propriétés personnalisées et modifier des valeurs.	A utiliser avec un abonnement Oracle Documents Cloud Service. Tout utilisateur ayant réellement besoin de se servir d'Oracle Content Management doit être doté du rôle d'utilisateur du service Ce rôle n'est pas affecté à n'importe quel utilisateur par défaut.
Visiteur (Visiteur Oracle Content and Experience)	Accéder aux sites restreints aux visiteurs.	Ce rôle s'applique si un site est défini de sorte à être uniquement accessible par les visiteurs. Si cette restriction est activée, seuls les utilisateurs dotés de ce rôle pourront accéder au site. Reportez-vous à Modification de la sécurité du site dans le manuel Building Sites with Oracle Content Management. Les visiteurs n'ont pas besoin de licence. L'utilisation par les visiteurs est prise en compte dans les sessions de visiteur à la journée. Reportez-vous à Présentation des sessions de visiteur.
Utilisateur externe (CECExternalUser)	Réservé à une utilisation ultérieure.	N'utilisez pas ce rôle. Les utilisateurs dotés de ce rôle ne peuvent pas se servir de l'interface utilisateur Oracle Content Management.

Dépannage d'Oracle Documents Cloud Service

Cette section vous aide à résoudre les problèmes associés à Oracle Documents Cloud Service.

Je dois réduire la taille de mon instance

Remarque :

Vous pouvez réduire la taille uniquement si vous êtes un client Oracle Documents Cloud Service. Si vous avez migré vers Oracle Content Management ou que vous l'avez acheté, vous ne pouvez pas utiliser cette procédure et devez contacter le support technique Oracle.

Si vous utilisez moins d'utilisateurs et de stockage que prévu dans votre instance, vous pouvez en réduire la taille.

Si vous réduisez le nombre d'utilisateurs et que vous devez supprimer des utilisateurs existants, réaffectez leur contenu et enlevez les utilisateurs. Reportez-vous à Gestion des utilisateurs avec un compte cloud traditionnel et Transfert de la propriété de fichiers.
Modifiez le service :
1. Connectez-vous à Oracle Cloud en tant qu'administrateur de compte cloud. Vous pouvez trouver votre nom de compte et vos informations de connexion dans le courriel de bienvenue.
2. Cliquez sur l'instance de service dont vous voulez réduire la taille.
  Si vous réduisez la taille de plus d'une instance, vous devez traiter chaque instance séparément.
3. Cliquez sur l'icône de menu, puis sélectionnez Modifier.
4. Réduisez le nombre d'utilisateurs ou de packs de stockage en saisissant des nombres négatifs. Par exemple, si vous voulez enlever dix utilisateurs, saisissez —10.

Les utilisateurs ne peuvent plus se connecter après la migration (capacité de stockage dépassée)

Si des utilisateurs ne parviennent pas à se connecter après la migration d'Oracle Documents Cloud Service vers Oracle Content Management, ou si vous avez reçu un courriel indiquant qu'il existe une violation de stockage, cela provient du fait que vous n'avez pas provisionné suffisamment d'utilisateurs pour répondre aux besoins de stockage de l'instance. Aucune donnée ne sera perdue. Vous devez simplement provisionner plus d'utilisateurs.

Connectez-vous à Oracle Cloud en tant qu'administrateur de compte cloud. Vous pouvez trouver votre nom de compte et vos informations de connexion dans le courriel de bienvenue.
Cliquez sur l'instance de service à laquelle vous devez ajouter plus de stockage.
Cliquez sur l'icône de menu, puis sélectionnez Modifier.
La page Modifier Oracle Content Management doit maintenant afficher les options Oracle Content Management (par exemple, Nombre supplémentaire d'utilisateurs standard et Nombre supplémentaire d'utilisateurs Entreprise). Si vous ne voyez pas ces options, votre commande de renouvellement n'a pas abouti. Contactez le support technique Oracle.
Sur la page Modifier Oracle Content Management, mettez à jour le nombre d'utilisateurs afin de répondre aux besoins de stockage de l'instance. Chaque utilisateur reçoit 100 Go de stockage. Ainsi, si le courriel vous indique que vous dépassez votre capacité de stockage de 500 Go, vous devrez ajouter 5 utilisateurs.