2 Základné informácie o procese Content Capture

Nižšie je znázornený základný proces digitalizácie obsahu a jeho nahrania do služby Oracle Content Management.

Zobrazuje spracovanie dokumentov od prvej fázy až po poslednú

Zdroje

Obsah môže byť digitalizovaný z rôznych zdrojov:

manuálne, skenovaním tlačených dokumentov pomocou softvéru klienta Content Capture,
manuálne, importom elektronických dokumentov pomocou softvéru klienta Content Capture,
automaticky z monitorovaného priečinka súborov (prostredníctvom agenta pre import súborov),
automaticky, z doručenej pošty alebo priečinka monitorovaného konta e-mailového servera.

Procesory

Každý digitalizovaný dokument je bez ohľadu na zdroj smerovaný cez niekoľko procesorov predtým, ako bude nahratý do služby Oracle Content Management na uloženie alebo ďalšie spracovanie:

Procesor importu zabezpečuje automatizovaný hromadný import zo zdrojov, ako je priečinok systémových súborov, textový súbor so zoznamom oddelených hodnôt alebo doručená pošta či priečinok konta e-mailového servera. Úloha importu monitoruje zdroj a importuje obsah v zadanej frekvencii (napríklad raz za minútu, hodinu alebo deň).
Procesor konverzie na formát TIFF automaticky konvertuje neobrazové súbory a prílohy na formát TIFF alebo JPEG. Môžete vybrať zlúčenie dokumentov a príloh počas konverzie rôznymi spôsobmi. Procesor konverzie napríklad môže skonvertovať súbory dokumentov, ako sú súbory PDF alebo dokumenty balíka Microsoft Office, na obrázky vo formáte TIFF na spracovanie čiarového kódu.
Procesor konverzie na formát PDF konvertuje dokumenty, obrázky a prílohy na súbory PDF.
Procesor rozpoznávania automaticky rozpoznáva čiarové kódy, usporadúva dokumenty a indexuje ich.
Procesor potvrdenia spúšťa profily potvrdenia na automatické vytváranie a nahrávanie dokumentov v dávke do služby Oracle Content Management a potom odstraňuje dávky z procedúry.

Profil potvrdenia určuje výstup dokumentov a ich metadát a zahŕňa mapovania polí metadát, formát výstupu, pokyny na spracovanie chýb a nastavenia ovládača potvrdenia.
Procesor vyhľadania položiek umožňuje používateľom klienta vyhľadávať podporované položky v depozitári služby Oracle Content Management.
Procesor transformácie XML umožňuje používateľom klienta transformovať dokumenty XML na želaný štýl na základe súboru XSLT.

Každý procesor, ak ste nakonfigurovali použitie všetkých procesorov, funguje koordinovane s ostatnými. Mnohé úlohy v toku dávky sa začínajú procesorom importu a potom pokračujú procesorom konverzie na formát PDF alebo TIFF na konverziu dokumentov do konfigurovaných formátov. V spracovaní potom pokračuje procesor rozpoznávania, ktorý rozpoznáva čiarové kódy, usporadúva dokumenty konkrétnymi spôsobmi a indexuje ich. A nakoniec procesor potvrdenia dodáva (nahráva) výstup do služby Oracle Content Management.

Všetky digitalizované dokumenty sa nahrávajú a ukladajú v službe Oracle Content Management ako samostatné obsahové položky s metadátami priradenými počas procesu digitalizácie obsahu. Prístup k týmto položkám môžete získavať a tieto položky môžete spracúvať ako akékoľvek iné položky v službe Oracle Content Management.

Procedúry

Procedúry sú definované toky činností aplikácie Content Capture od úvodného výberu zdroja až po konečné nahratie do služby Oracle Content Management. Každá procedúra predstavuje kompletný systém digitalizácie obsahu, ktorý poskytuje centralizované miesto na konfiguráciu metadát, pravidiel spracovania, profilov konfigurácie a dávkových dát pre konkrétne prostredie. Používatelia klienta Content Capture môžu vytvárať a používať dávky v rámci procedúry, ku ktorej im bol udelený prístup.

Pre svoju organizáciu môžete vytvoriť viacero procedúr, ktoré umožnia efektívne spravovať všetky potreby digitalizácie a spracovania obsahu, napríklad podľa oddelenia alebo miesta. Môžete tiež zdieľať spoločné prvky konfigurácie medzi procedúrami, čo umožní ich optimálne opakované používanie. Ďalej je možné procedúru aj skopírovať a jednoducho ju prispôsobiť pre iné prostredia.

Dávky

Dávka obsahuje jeden alebo viacero dokumentov, ktoré môžu spolu súvisieť (napríklad viacero dokumentov pre jedného zákazníka) alebo nemusia vôbec súvisieť (napríklad dokumenty oddelené oddeľovacími hárkami).

Dokument môže pozostávať z naskenovaných obrázkov alebo elektronických súborov, ako sú napríklad súbory programu Microsoft Word alebo súbory PDF.
Dokument môže, ale nemusí obsahovať prílohy, ako sú obrázky alebo elektronický súbor.

Keď pracujete s dávkou, môžete ju uzamknúť. Keď dávku uzamknete vy alebo iný používateľ, zobrazí sa ikona zámku. Po uvoľnení dávky sa odstráni ikona zámku a v závislosti od nastavení profilu klienta sa dávka uvoľní pre iného používateľa alebo pre systémový procesor na ďalšie spracovanie.

Profily klienta

Skupiny stránok môžete skenovať alebo importovať v dávkach pomocou profilu klienta, ktorý pre vás definoval správca procedúr. profil klienta je skupina nastavení, ktoré určujú, ako sa majú dokumenty v dávke skenovať, importovať alebo indexovať. Profil klienta sa používa na nasledujúce účely:

Určuje napríklad nastavenia skenera, spôsob vytvárania a oddeľovania dokumentov v dávke, či sú k dispozícii polia metadát, či a ako sa majú spracovávať čiarové kódy, aj čo sa stane s dávkami po uvoľnení.
Určuje, či môžete dokumenty iba digitalizovať, digitalizovať aj indexovať alebo iba indexovať.
Určuje, či sa majú neobrazové elektronické súbory (napríklad dokumenty PDF) zachovať v pôvodnom formáte, či sa majú skonvertovať na obrazový formát alebo či sa má zabrániť ich importu.
Identifikuje množinu polí metadát, ktoré sa majú vyplniť pre vybraný dokument.

Ak váš profil klienta zahŕňa indexovanie, môžete k dokumentom priraďovať hodnoty metadát, napríklad ID a názov zákazníka. Rôzne typy dokumentov v dávke zvyčajne obsahujú rôzne množiny polí metadát. V dávkach určených len na indexovanie môžete k dokumentom priradiť hodnoty metadát, ale nemôžete pripájať, vkladať ani nahrádzať stránky.

Keď dokončíte prácu na dokumentoch v dávke, dávku uvoľníte, čo znamená, že prestane byť uzamknutá na vaše výhradné používanie (ak nie sú definované žiadne procesy uvoľnenia). Ak ste dávku uvoľnili a vybrali dostupný proces uvoľnenia, ďalšia akcia, ktorá sa vykoná s dávkou, závisí od daného procesu uvoľnenia. Čo sa stane potom, závisí od nastavení profilu klienta:

Dávka sa môže odstrániť zo zoznamu v podokne dávky a potvrdiť v službe Oracle Content Management alebo zaradiť do frontu na ďalšie spracovanie, napríklad na konverziu na formát PDF/TIFF alebo rozpoznávanie čiarových kódov.
Dávka môže zostať v zozname, ale bude odomknutá (nezobrazí sa žiadna ikona zámku). To umožní vám alebo inému používateľovi dávku zamknúť a vykonávať v nej ďalšie zmeny.