Définir les options client
Un client est une personne (physique ou morale) ayant des obligations financières vis-à-vis de votre société. Ces obligations découlent d'un accord par lequel le client s'engage à acheter des biens ou des services à un prix convenu.
De prime abord, il peut paraître étonnant qu'aucun enregistrement "client" ne soit défini dans le système. En effet, toutes les informations client sont réparties entre trois enregistrements :
- Acteur. L'enregistrement d'acteur contient des informations démographiques concernant vos clients et toute autre personne ou entreprise avec qui votre société est en contact. Outre les clients, vous pouvez ainsi définir des enregistrements pour des acteurs tels que propriétaires, entrepreneurs, comptables de grands comptes, garants de clients, fournisseurs d'énergie, agences de recouvrement, etc.
- Compte. Les comptes sont les entités pour lesquelles le système génère des factures. Vous devez donc créer au moins un compte pour chaque acteur ayant des obligations financières vis-à-vis de votre société. L'enregistrement de compte contient des informations qui déterminent la date de création des factures ainsi que la façon dont elles sont formatées.
- Elément de contrat. Un élément de contrat correspond à un contrat passé entre votre société et le client. Il contient les termes et conditions qui déterminent le mode de création des détails de facture. Au moins un élément de contrat doit être associé à chaque compte (faute de quoi, aucune donnée n'apparaîtra sur les factures émises pour ce compte).
Avant de pouvoir définir des acteurs, des comptes et des éléments de contrat, vous devez paramétrer les tables de contrôle présentées dans cette rubrique.
Pour plus d'informations sur l'utilisation des acteurs, comptes et sites par vos représentants de service assistance client, voir Comprendre le "V".
Cette rubrique présente seulement quelques-unes des nombreuses tables que vous devez paramétrer avant de pouvoir facturer à vos clients les services consommés. Elle traite uniquement des tables qui permettent de gérer les informations démographiques et financières de base. Les rubriques suivantes décrivent les tables qui contrôlent d'autres fonctions relatives à la facturation - comme les relevés de compteur et les tarifs. Ce n'est qu'après avoir paramétré toutes ces tables que vous serez en mesure de générer des factures et d'enregistrer des paiements.