Dopasowanie - główne
Typowe dopasowanie płatności uzgadnia transakcje finansowe faktury z transakcjami finansowymi płatności. Strona Główne umożliwia zdefiniowanie faktur i płatności, których transakcje finansowe będą ze sobą uzgadnianie. W celu otwarcia tej strony należy użyć opcji .
Obciążenia muszą być równe uznaniom. Zanim dopasowanie płatności wpłynie na zaległości klienta, jego uznania i obciążenia muszą się zerować dla umowy, do której odwołuje się dopasowanie płatności. Zanim do tego dojdzie transakcje finansowe w dopasowaniu płatności wpływają na zaległości. Jedynym wyjątkiem są przypadki sporne.
Możliwe jest dopasowanie obciążeń i uznań. W świetle powyżej opisanego dopasowania faktur i płatności należy jednak pamiętać o tym, że dopasowanie płatności powoduje dopasowuje obciążenia dowolnego typu z uznaniem dowolnego typu. Oznacza to, że dopasowanie płatności może dopasować fakturę zawierającą notę kredytową, fakturę korygującą lub płatność z anulowaniem płatności.
W ramach dopasowania płatności można uzgodnić dowolną liczbę płatności. Większość dopasowań płatności dotyczy pojedynczych faktur i pojedynczych płatności, ale nie istnieje żadne ograniczenie dotyczące liczby płatności w dopasowaniu. Jedynym ograniczeniem jest fakt, że obciążenia i uznania muszą się zerować dla wszystkich umów.
W jednym dopasowaniu płatności lepiej nie korzystać z wielu faktur. W celu uzyskania informacji o saldach faktur zalecane jest tworzenie dopasowań płatności z transakcjami finansowymi z pojedynczej faktury. Jeśli jedno dopasowanie płatności będzie zawierało transakcje finansowe z wielu faktur, nie będzie możliwe określenie niezapłaconego salda dla częściowo zapłaconej faktury.
Możliwe jest dopasowanie konkretnych transakcji finansowych. Choć większość dopasowań płatności dotyczy każdej transakcji finansowej faktury lub płatności, dopasowanie może również dotyczy wybranych transakcji finansowych. Na przykład dopasowanie płatności może dopasować segment faktury z kombinacją segmentu płatności i korekty odpisu. Jeśli konieczne jest dodanie lub usunięcie określonej transakcji finansowej (tj. segmentu faktury, segmentu płatności lub płatności), wówczas należy przejść do karty Szczegóły transakcji finansowej. Być może lepszym sposobem na odróżnienie tej strony od karty Szczegóły transakcji finansowej jest rozważenie przykładu dotyczącego faktury z 100 segmentami. Połączenie takiej faktury z dopasowaniem płatności jest równoznaczne z połączeniem jej 100 transakcji finansowych. Jeśli do dopasowania płatności wymagane jest dodanie tylko podzbioru transakcji finansowych tej faktury, wówczas należy przejść do karty Szczegóły transakcji finansowej.
Sekcja Jak... zawiera instrukcje opisujące sposób wykonywania typowych funkcji obsługi dopasowania płatności.
Opis strony
Ta strona służy do obsługi transakcji finansowych, które są połączone z dopasowaniem płatności. W pozostałej części tej sekcji zdefiniowano poszczególne pola na tej stronie.
Pola Informacje o dopasowaniu płatności i ID dopasowania płatności pojawiają się tylko wówczas, gdy dopasowanie płatności istnieje w bazie danych. ID to przydzielony przez system losowy numer, który pozostaje z dopasowaniem płatności przez cały cykl jego życia. Informacje o dopasowaniu płatności obejmują najważniejsze szczegóły dotyczące zdarzenia płatności i jego konta.
Następna sekcja zawiera sumę transakcji finansowych obciążeń i uznań połączonych z dopasowaniem płatności. Jeśli obciążenia i uznania nie zerują się, wówczas widoczna jest również wartość Różnica.
ID konta definiuje konto, którego transakcje finansowe są uzgadniane w ramach danego dopasowania płatności. To pole jest wyszarzone po dodaniu dopasowania do bazy danych.
Status dopasowania płatności definiuje stan dopasowania.
- Dopasowania płatności na początku maja status otwarte . Należy zauważyć, że możliwe jest usunięcie otwartego dopasowania płatności.
- System automatycznie zmienia status "Otwarte" dopasowania na "Zbilansowane", jeśli suma Obciążenia jest równa sumie Uznania dla poszczególnych umów w dopasowaniu. Należy zauważyć, że dopasowanie może zawierać transakcje finansowe z wielu umów, a transakcje każdej umowy muszą zostać wyzerowane zanim możliwe będzie zbilansowanie dopasowania.
- Użytkownik może ponownie otworzyć zbilansowane dopasowanie (dodając lub usuwając pozycje, w wyniku czego dopasowanie staje się niezbilansowane).
- Użytkownik może anulować "Zbilansowane" lub "Otwarte" dopasowanie poprzez zmianę wartości Status dopasowania na "Anulowane". Należy również określić przyczynę anulowania w przypadku anulowania dopasowania płatności. Więcej informacji o anulowaniu zawiera sekcja Sposób anulowania dopasowań płatności.
Należy włączyć przełącznik Sporne, jeśli celem dopasowania płatności jest oznaczenie niektórych transakcji finansowych jako spornych. Ponadto
- Przyczynę sporu należy wprowadzić do pola Uwagi.
- Sporne transakcje finansowe należy połączyć z dopasowaniem płatności poprzez wybranie faktur(y) poniżej. Jeśli tylko podzbiór faktury jest sporny:
- Kliknij odpowiednie hiperłącze w kolumnie Niedopasowane obciążenia (to spowoduje przeniesienie do następnej karty, na której widoczne będą transakcje finansowe).
- Wybierz segmenty faktury, które mają zostać oznaczone jako sporne.
- Naciśnij przycisk Połącz/odłącz w celu połączenia wybranych segmentów faktur z dopasowaniem płatności.
Pozycje sporne w dopasowaniu zbilansowanym. Przełącznik Sporne będzie chroniony w przypadku zbilansowanych oraz anulowanych dopasowań. Jeśli pozycje w zbilansowanym dopasowaniu mają zostać oznaczone jako sporne, należy dodać / usunąć pozycje, tak aby dopasowanie uzyskało status "Otwarte" - dopiero wówczas możliwe będzie włączenie przełącznika Sporne.
Pozostała część tej strony ma charakter dynamiczny zależny od Statusu dopasowania płatności:
- Jeśli status ma wartość "Zbilansowane" lub "Otwarte", wyświetlana jest siatka zawierająca podsumowanie faktur, płatności, not kredytowych, faktur korygujących i anulowań płatności, które tworzą transakcje finansowe dla dopasowania (uwaga: poniżej będą one określane jako "obiekty wprowadzające"). Siatka zawiera następujące kolumny:
- Typ transakcji definiuje, czy obiektem wprowadzającym jest faktura, płatność, anulowanie płatności, , kredyt lub faktura korygująca. W rzadkich sytuacjach, gdy z dopasowaniem płatności połączone są niezafakturowane transakcje finansowe, pojawia się transakcja typu Jeszcze niezafakturowane . Jeśli obiektem wprowadzającym jest faktura, wówczas widoczny jest również jej identyfikator. Jeśli włączona jest funkcja przydzielania kolejnych numerów fakturom, wówczas zamiast identyfikatora prezentowany jest kolejny ID faktury.
- Sekcja Informacje o uzgodnionym zadaniu zawiera podsumowanie informacji o obiekcie wprowadzającym. Ta kolumna jest pusta, jeśli transakcja jest typu Jeszcze niezafakturowane.
- Pozostałe kolumny zawierają liczbę oraz kwotę transakcji finansowych obiektów wprowadzających, których klasyfikację przedstawiono poniżej (z liczby oraz kwoty można przejść w celu wyświetlenia konkretnych transakcji finansowych na następnej karcie)/
- Uzgodnione obciążenia - podsumowanie transakcji finansowych obciążeń obiektów wprowadzających, które są połączone z tym dopasowaniem płatności. Jeśli liczba jest większa od zera, widoczne jest pole wyboru. Zaznaczenie pola wyboru i kliknięcie przycisku Połącz/odłącz spowoduje usunięcie tych obciążeń z dopasowania płatności.
- Uzgodnione uznania - podsumowanie transakcji finansowych uznań obiektów wprowadzających, które są połączone z tym dopasowaniem płatności. Jeśli liczba jest większa od zera, widoczne jest pole wyboru. Zaznaczenie pola wyboru i kliknięcie przycisku Połącz/odłącz spowoduje usunięcie tych uznań z dopasowania płatności.
- Inne obciążenia - podsumowanie transakcji finansowych obciążenia obiektów wprowadzających, które NIE są połączone z tym dopasowaniem płatności.
- Inne uznania - podsumowanie transakcji finansowych uznań obiektów wprowadzających, które NIE są połączone z tym dopasowaniem płatności.
Dodawanie większej liczby transakcji finansowych do zbilansowanego dopasowania płatności. Gdy dopasowanie płatności ma status Zbilansowana, wówczas siatka zawierająca niedopasowane transakcje finansowe jest niewidoczna (dlatego nie można dodawać dodatkowych transakcji finansowych do dopasowania płatności). W celu wyświetlenia siatki należy zmienić status dopasowania na Otwarte.
- Jeśli status ma wartość Otwarte, pojawia się druga siatka zawierająca podsumowanie faktur, płatności, not kredytowych, faktur korygujących i anulowań płatności z co najmniej jedną niedopasowaną transakcją finansową (poniżej takie obiekty będą nazywane "obiektami niedopasowanymi"). Siatka zawiera następujące kolumny:
- Typ transakcji - to pole określa, czy obiektem niedopasowanym jest faktura, płatność, anulowanie płatności, nota kredytowa czy faktura korygująca. Transakcja typu Jeszcze niezafakturowane jest używana dla niezafakturowanych transakcji finansowych (np. korekt wygenerowanych między operacjami fakturowania). Jeśli obiekt niedopasowany jest fakturą, wówczas wyświetlany jest jej identyfikator. Jeśli włączona jest funkcja przydzielania kolejnych numerów fakturom, wówczas zamiast identyfikatora prezentowany jest kolejny ID faktury.
- Sekcja Informacje o niedopasowanym zadaniu zawiera podsumowanie informacji o obiekcie niedopasowanym. Ta kolumna jest pusta, jeśli transakcja jest typu Jeszcze niezafakturowane.
- Pozostałe kolumny zawierają liczbę oraz kwotę transakcji finansowych obiektów niedopasowanych, których klasyfikację przedstawiono poniżej (z liczby oraz kwoty można przejść w celu wyświetlenia konkretnych transakcji finansowych na następnej karcie).
- Niedopasowane obciążenia - podsumowanie transakcji finansowych obciążeń obiektów niedopasowanych, które nie są połączone żadnym dopasowaniem płatności. Jeśli liczba jest większa od zera, widoczne jest pole wyboru. Zaznaczenie pola wyboru i kliknięcie przycisku Połącz/odłącz spowoduje dodanie tych obciążeń do dopasowania płatności.
- Niedopasowane uznania - podsumowanie transakcji finansowych uznań obiektów niedopasowanych, które nie są połączone z żadnym dopasowaniem płatności. Jeśli liczba jest większa od zera, widoczne jest pole wyboru. Zaznaczenie pola wyboru i kliknięcie przycisku Połącz/odłącz spowoduje dodanie tych uznań do dopasowania płatności.
- Uzgodnione obciążenia - podsumowanie transakcji finansowych obciążenia obiektów niedopasowanych, które są połączone z dowolnym dopasowaniem płatności.
- Uzgodnione uznania - podsumowanie transakcji finansowych uznania obiektów niedopasowanych, które są połączone z dowolnym dopasowaniem płatności.
Noty kredytowe lub faktury korygujące. Opcja korekty faktury w rekordzie instalacji pozwala określić, czy noty kredytowe lub faktury korygujące są dozwolone. Domyślny typ transakcji jest ustawiony na notę kredytową. Jeśli w danym wdrożeniu używa się faktur korygujących, filtr typu transakcji należy odpowiednio zmienić. Dokonuje się tego poprzez nadpisanie etykiety wartości na liście CRNT w konfigurowalnym polu listy wartości TXN_FLTR_TYPE_FLG.
Ostatnia zawiera łączną sumę bieżącą transakcji finansowych obciążeń i uznań, które zostały zaznaczone / których zaznaczenie usunięto w powyższych siatkach. Jeśli suma uznań i obciążeń nie jest równa zero, widoczna jest również wartość Różnica. Te wartości różnią się od wartości u góry strony, ponieważ są aktualizowane, gdy użytkownik zaznaczy / usunie zaznaczenie obiektu (wartości u góry strony są tylko aktualizowane w przypadku zmiany bazy danych).
Przycisk Połącz/odłącz staje się aktywny po zaznaczeniu obiektu w siatkach. Naciśnięcie przycisku powoduje, że transakcje finansowe powiązane z obiektem zostają dodane do / usunięte z dopasowania płatności.