管理收銀機

有許多方法可以處理透過收銀機接收之收納的每日管理。它實際上取決於您組織的運作方式。為了協助您瞭解系統的可能性，我們將繼續上面開始的範例。

假設已分開結平和存入您西部辦公室的收銀機和東部辦公室的收銀機。我們將假設兩個辦公室都執行相同的日常工作：

• 早上第一件事是載入新的收銀機。每個收銀機的開始餘額都是 $150.00。備註：收銀機收納控制的開始餘額預設來自其收納來源。
• 上午 10 點，收銀員將現款上交給收銀員主任，並繼續接收其他收納。
• 中午 12 點，監督員會取回並結平每個收銀機。
• 下午 12:30 之前，結平收納控制。
• 下午 4 點，關閉收銀台。監督員會取回並結平每個收銀機。
• 下午 4:30 之前，結平收納控制。
• 下午 5 點，結平保證金控制，並準備好將現款存入銀行。

因此，下圖說明每個辦公室在指定日使用的保證金控制和收納控制。

上圖說明以下概念：

• 必須要有未結的保證金控制，您才能建立收納控制。而且必須要有未結的收納控制，您才能建立收納。從業務處理觀點，這表示：
  • 監督員將在該日開始時建立保證金控制 (上圖中是早上 8 點)。
  • 每個收銀員都會在啟動收銀機時建立收納控制，並參考監督員所建立的保證金控制。
  • 在當天，收銀員可以將金錢上交給收銀員主任。這些上交事件記錄在系統中，因為它們會影響收銀機的最終結平。如需詳細資訊，請參閱上交。
  • 在某個時間點，可以取回並結平收銀機內容。如果可以在收銀機中接收其他收納，則必須為收銀機建立新的收納控制。如需詳細資訊，請參閱依收納類型結平。
  • 在該天結束時，監督員會確認所有連結至保證金控制的收納控制都「已結平」。完成這項動作之後，監督員會指出保證金控制上的保證金金額，並將它變更為「已結平」。請注意，在上圖中，每個保證金控制都會參考四個收納控制。

• 通常，收銀機在任何時間點都有一個收納控制「未結」(表示所接收的收納正連結至特定收納控制)。不過，這並非硬性規定。您也可以讓特定收銀機在任何時間點有多個收納控制「未結」(例如，如果有多個收銀員可以在當天使用相同的收銀機，但隨身攜帶他們的收銀箱)。
• 通常，特定收銀員會將收納放入特定收納控制。不過，這並非硬性規定。在收納控制上，您可以定義是否只限於特定操作員，「或者」是否任何操作員都可以將它與收納連結。
• 當您準備好結平收銀機時，請將收納控制變更為「結平進行中」。這防止將新的收納新增至收納控制。如果收銀員可以繼續接收收納，就必須建立另一個收納控制。在上述範例中，監督員會在中午 12 點結平所有收銀機，而收銀員繼續取得付款。
• 結平收納控制時，您可以將其狀態變更為「已結平」。這防止對收納控制或其收納進行任何變更。
• 保證金控制的所有收納控制都會存在 (事實上，必須在收納控制之前建立保證金控制)。因此，監督員可以檢查整天的相關收銀機狀態。請注意，保證金控制的狀態轉移與收納控制的狀態轉移完全相同 (請參閱保證金控制生命週期和收納控制生命週期)。只是會有時間上的差異。請注意，開啟和結平任意數目的收納控制時，保證金控制整天都會保持未結狀態。