2 Proces činnosti Content Capture

Podívejme se nyní na základní proces zachytávání obsahu a jeho odesílání do služby Oracle Content Management.

Ukazuje, jak jsou dokumenty zpracování od první do poslední fáze

Zdroje

Obsah lze zachytit z různých zdrojů:

Procesory

Bez ohledu na zdroj každý zachycený dokument před odesláním do služby Oracle Content Management k uložení a dalšímu zpracování prochází řadou procesorů:

  • Procesor importu poskytuje automatizovaný hromadný import ze zdrojů, jako je složka souborového systému, textový soubor se seznamem oddělených položek nebo složka doručené pošty účtu na e-mailovém serveru. Úloha importu sleduje zdroj a importuje obsah se stanovenou četností (například jednou za minutu, hodinu nebo den).

  • Procesor převodu do formátu TIFF automaticky převádí neobrazové dokumenty a přílohy do formátu TIFF nebo JPEG. Během převodu můžete zvolit různé způsoby sloučení dokumentů a příloh. Procesor převodu může například převádět soubory dokumentů, jako jsou soubory ve formátu PDF nebo dokumenty ze sady Microsoft Office, na obrazy ve formátu TIFF pro zpracování čárových kódů.

  • Procesor převodu do formátu PDF převádí dokumenty, obrazy a přílohy do formátu PDF.

  • Procesor rozpoznávání automaticky rozpoznává čárové kódy, provádí uspořádání dokumentů a jejich indexaci.

  • Procesor potvrzení spouští profily potvrzení, které obstarávají automatický výstup a odesílání dokumentů obsažených v dávce do služby Oracle Content Management a poté odebírají dávky z procedury.

    Profil potvrzení určuje způsob výstupu dokumentů a jejich metadat a zahrnuje mapování polí metadat, výstupní formát, pokyny pro zpracování chyb a nastavení ovladače potvrzení.

  • Procesor vyhledávání materiálů umožňuje uživatelům klientu vyhledávat podporované materiály v úložišti služby Oracle Content Management.

  • Procesor transformace XML umožňuje uživatelům klientu transformovat dokumenty XML na požadovaný styl na základě souboru XSLT.

Veškeré procesory, které zahrnete do konfigurace, budou vzájemně spolupracovat. Mnohé úlohy v dávkovém toku začínají použitím procesoru importu a následným předáním do procesoru převodu do formátu PDF nebo TIFF, který převede dokumenty do formátů stanovených v konfiguraci. Poté úlohu převezme procesor rozpoznávání, který rozpozná čárové kódy, uspořádá dokumenty stanoveným způsobem a provede jejich indexování. A nakonec procesor potvrzení doručí (odešle) výstup do služby Oracle Content Management.

Všechny zachycené dokumenty jsou odeslány a uloženy do služby Oracle Content Management jako samostatné položky obsahu s metadaty přiřazenými během procesu zachycení obsahu. K těmto položkám můžete přistupovat a jejich správu můžete provádět stejným způsobem jako v případě všech ostatních položek ve službě Oracle Content Management.

Procedury

Procedury jsou definované pracovní postupy zachycení obsahu, od počátečního získávání zdrojů až po konečné odeslání do služby Oracle Content Management. Každá procedura reprezentuje úplný systém zachytávání obsahu a poskytuje tak centralizované umístění pro konfiguraci metadat, pravidel zpracování, profilů konfigurace a dat dávek v určitém prostředí. Uživatelé aplikace Content Capture Client vytvářejí dávky a přistupují k nim v rámci procedury, ke které jim byl udělen přístup.

Pro organizaci můžete vytvořit více procedur, aby bylo možné efektivně provádět správu veškeré digitalizace obsahu a potřeby jeho zpracování, například podle oddělení nebo umístění. Můžete také sdílet společné prvky konfigurace mezi procedurami pro jejich optimální opakované využití. Proceduru můžete také zkopírovat a poté snadno přizpůsobit pro jiná prostředí.

Dávky

dávka obsahuje jeden nebo více dokumentů, které mohou souviset (například několik dokumentů pro zákazníka) nebo nemusejí (například dokumenty oddělené oddělovacími listy).

  • Dokument může sestávat z naskenovaných obrazů nebo elektronického souboru, jako je soubor aplikace Microsoft Word nebo soubor PDF.

  • Dokument může, ale nemusí obsahovat přílohy, například obrázky nebo elektronické soubory.

Při práci s dávkou ji můžete zamknout. Pokud jste vy nebo jiný uživatel dávku uzamkli, zobrazí se ikona zámku. Při uvolnění dávky je odebrána ikona zámku a v závislosti na nastaveních klientského profilu je dávka uvolněna ke zpracování jiným uživatelem nebo systémovým procesorem.

Klientské profily

Skupiny stránek v dávkách můžete skenovat nebo import pomocí klientského profilu, který pro vás definoval správce procedur. Klientský profil je skupina nastavení určující, jak se mají skenovat, importovat nebo indexovat dokumenty v dávce. Klientský profil provádí následující operace:

  • Určuje nastavení skeneru, jakým způsobem jsou vytvářeny a oddělovány dokumenty v dávce, zda jsou pole metadat dostupná, zda a jak jsou zpracovány čárové kódy, a co se dále stane s dávkami po jejich uvolnění.

  • Určuje, zda můžete dokumenty pouze zachytávat, zachytávat a indexovat, nebo pouze indexovat.

  • Určuje, zda neobrazové elektronické soubory (například dokumenty PDF) mají být uchovány v původním formátu, převedeny do obrazového formátu, nebo nemají být vůbec importovány.

  • Určuje sadu polí metadat, která lze pro vybraný dokument vyplnit.

Pokud klientský profil zahrnuje indexování, lze k dokumentům přiřadit hodnoty metadat, například ID a jméno zákazníka. Dokumenty různých typů v dávce obvykle mívají dostupné různé sady polí metadat. V dávkách pouze pro indexování můžete přiřazovat hodnoty metadat, ale nemůžete připojovat, vkládat ani nahrazovat stránky.

Jakmile je práce na dokumentech v dávce dokončena, můžete dávku uvolnit, čímž zrušíte její výhradní používání (pokud nejsou definovány žádné procesy uvolnění). Pokud jste uvolnili dávku a vybrali dostupný proces uvolnění, další akce provedená pro dávku závisí na vybraném procesu uvolnění. Následná akce závisí na nastavení klientského profilu:

  • Dávka může být odebrána ze seznamu v podokně dávek a potvrzena do služby Oracle Content Management, nebo může být umístěna do fronty k dalšímu zpracování, například k převodu do formátu PDF/TIFF nebo rozpoznání čárových kódů.

  • Dávka může zůstat v seznamu, ale neuzamčená (nezobrazí se ikona zámku). Vy nebo jiný uživatel může dávku uzamknout a provést další změny.