Funkce pro zachycení obsahu poskytované službou Oracle Content Management nabízejí jeden systém pro zachytávání, indexování, ukládání a správu vašeho kritického firemního obsahu. Dokumenty můžete před odesláním do služby Oracle Content Management hromadně skenovat a importovat a poté automaticky zpracovat. Dokumenty se skládají z jednoho nebo více obrazů získaných ze skeneru nebo importovaných ze souboru, případně se může jednat o neobrazové elektronické soubory, například ve formátu PDF nebo z aplikace Microsoft Word. Když importujete neobrazové soubory, definovaný tok zachycení určuje, zda budou zachovány v původním formátu, převedeny do obrazového formátu nebo zda bude jejich importu zabráněno.
Dávky dokumentů, které vytvoříte, jsou škálovatelné, takže můžete dokumenty přeuspořádat, automatizovat jejich seskupování podle potřeb vaší firmy, číst čárové kódy pro účely fakturace nebo archivace, indexovat dokumenty, aby je bylo možné snadno vyhledávat, a převádět je do standardních formátů používaných vaší organizací. Můžete vytvářet pracovní postupy pro zachycení obsahu nebo procedury, které automatizují hromadné zpracování a směrování fyzických a elektronických dokumentů.
Primárními prvky pro zachycení obsahu jsou dávky a dokumenty. Dokumenty jsou skenovány nebo importovány a udržovány v dávkách. Dávka se skládá z naskenovaných obrazů nebo elektronických souborů dokumentů (jako jsou soubory ve formátu PDF nebo ze sady Microsoft Office), které jsou uspořádány do dokumentů a mají přiřazeny hodnoty metadat (jsou indexovány). Každý dokument sdílí sadu hodnot metadat. Služba Oracle Content Management poskytuje různé procesory pro zachycení obsahu, které importují dokumenty, převádějí je do formátu PDF nebo TIFF, automaticky rozpoznávají čárové kódy, automaticky oddělují dokumenty, vyplňují hodnoty metadat a předávají konečný výstup do služby Oracle Content Management.
Skenování nebo import dokumentů do dávek v rámci procedury zachycení obsahu lze provést různým způsobem:
Velkoobjemové skenování s využitím produkčního skeneru pro digitalizaci dokumentů
Ad hoc vzdálené skenování nebo import, například z obchodní aplikace
Automatizovaný import, například z e-mailového účtu nebo sledované složky
Koncoví uživatelé mohou ručně skenovat tištěné dokumenty nebo import elektronické dokumenty do dávek pomocí aplikace Content Capture Client (na základě klientské profily vytvořených správci procedur). Alternativně může procesor importu s využitím nastavení uložených v importované úloze také automaticky importovat obrázky a jiné elektronické dokumenty přímo z e-mailových zpráv, síťových složek nebo souboru seznamu.
V závislosti na vašich podnikových potřebách je někdy nutné převádět neobrazové vstupní dokumenty a přílohy do jiného formátu. Například sestavy výdajů ve formátu PDF, připojené k importovaným e-mailovým zprávám, je nutné převést na obrazový formát, aby bylo možné načítat čárové kódy v nich. V tomto případě procesor převodu do TIFF převede soubory PDF na obrázky TIFF. Procesor převodu do formátu TIFF automaticky převede dokumenty nebo přílohy a sloučí je v rámci dávky na základě nastavení uloženého v úloze převodu. Procesor převodu do PDF převede dokumenty do souborů PDF stejného typu obsahu jako zdrojový dokument a také do prohledávatelných souborů PDF.
Klasifikace je proces rozdělování dávek do jejich logických dokumentů a přiřazování profilů dokumentů. Profil klientu určuje možná pole metadat a dostupné typy příloh pro jednotlivé dokumenty. V rámci klasifikace je také přiřazen stav dávce.
Ručně uživateli aplikace Content Capture Client. Uživatelé si například mohou vybrat profil klientu s konfigurací pro určitý počet stránek na dokument. Mohou také před skenováním vložit oddělovací listy mezi dokumenty, a označit tak nový dokument. Při vizuální kontrole dávky mohou uživatelé aplikace Content Capture Client vytvářet nové dokumenty rozdělením větších dokumentů na několik menších dokumentů.
Ručně uživateli při importu souborů do aplikace Content Capture Client.
Automaticky, když procesor importu importuje dokumenty na základě nastavení úlohy.
Automaticky, při rozpoznávání čárového kódu procesorem rozpoznávání. Pokud je do procesoru rozpoznávání odeslána dávka, procesor automaticky provede rozpoznání čárového kódu a klasifikaci dokumentů.
Dokumentům je přiřazena sada hodnot metadat na základě profilu dokumentu, který se nazývá indexování. Tento profil identifikuje pole metadat dostupná pro indexování konkrétního typu dokumentu. Hodnoty metadat lze přiřadit různými způsoby:
Ručně, uživateli v podokně metadat aplikace Content Capture Client
Automaticky, když procesor importu zpracovává dokumenty na základě nastavení úlohy
Automaticky, během zpracování procesorem rozpoznávání na základě nastavení úlohy
Automaticky, během zpracování procesorem vyhledávání materiálů na základě nastavení úlohy
Pole metadat lze konfigurovat různými způsoby. Můžete konfigurovat masku vstupu a formát zobrazení nebo poskytnout regulární výraz pro ověřování. Hodnoty metadat mohou být automaticky vyplněny nebo vybrány ze seznamů voleb (či odvozeny z čárových kódů) a závislých seznamů voleb. Správci procedur konfigurují tyto definice polí metadat v proceduře a poté je používají v profilech klientů nebo úlohách procesorů.
Příloha je soubor obrázku nebo jiného typu přidružený k primárnímu dokumentu. Správci procedur definují typy příloh,, které lze přiřadit k profilům dokumentů. Tyto typy příloh mohou být používány ke klasifikaci příloh v dokumentech přiřazených k profilu dokumentu. Uživatelé aplikace Content Capture Client mohou prohlížet přílohy, změnit typ přílohy, vytvářet přílohy a měnit obrazové přílohy.
Správci procedur definují stavy dávek podle svých aktuálních potřeb. Stavy jsou k dávce přiřazeny ručně uživatelem kdykoli během procesu zachytávání obsahu nebo automaticky jedním z procesorů.
Služba Oracle Content Management používá metodu „uzamknutí a uvolnění“, aby zajistila, že k libovolné dávce zachycení obsahu má v daném okamžiku přístup pouze jeden uživatel nebo procesor. Dávka se automaticky uzamkne, když ji vytvoříte nebo otevřete (rozbalíte). Pokud chcete dávku zpřístupnit ostatním, musíte ji uvolnit nebo odemknout. Když dokončíte práci s dávkou, můžete ji uvolnit nebo odemknout. Při uvolnění dávky jsou automaticky synchronizovány její dokumenty a metadata se službou Oracle Content Management a dávka je směrována k dalšímu zpracování (potvrzení, rozpoznávání nebo převod) v souladu s konfigurací v jejím profilu klientu.
Když je dávka potvrzena, jsou všechny její dokumenty a jejich metadata odeslány do služby Oracle Content Management a poté odebrány z dávky. To umožňuje vyhledat a zpřístupnit dokumenty ve službě Oracle Content Management prostřednictvím jejich metadat nebo obsahu. Některé z dokumentů možná potvrzeny nebudou. Například dokumenty bez vyplněných povinných polí jsou vynechány. Když jsou potvrzeny všechny dokumenty v dávce, je dávka také odstraněna z procedury.
Během procesu potvrzení zůstanou neobrazové soubory, které nebyly převedeny na obrázky, v jejich původním formátu.