Funktionerne til indholdsopsamling i Oracle Content Management giver dig ét system til opsamling, indeksering, lagring og håndtering af missionskritisk forretningsindhold. Du kan scanne og importere mange dokumenter på én gang og behandle dem automatisk, før de uploades til Oracle Content Management. Dokumenter består af ét eller flere billeder, der hentes fra en scanner eller importeres fra en fil, eller det kan være ikke-billedfiler eller elektroniske filer som Microsoft Word- eller PDF-filer. Når du importerer ikke-billedfiler, bestemmer det definerede opsamlingsflow, om de bevares i deres oprindelige format, konverteres til et billedformat eller forhindres i at blive importeret.
De dokumentbatches, som du opretter, kan skaleres, hvilket gør det muligt for dig at reorganisere dokumenter, automatisere dokumentgrupperingen, så den passer til virksomhedens behov, læse stregkoder til fakturerings- eller arkiveringsformål, indeksere dokumenter for at gøre det nemt at søge efter og konvertere dem til organisationens standardformater. Du opretter workflows for indholdsopsamling eller procedurer, hvilket automatiserer behandlingen og videresendelsen af store mængder fysiske og elektroniske dokumenter.
De primære drivere til indholdsopsamling er batches og dokumenter. Dokumenter scannes eller importeres og vedligeholdes i batches. En batch består af scannede billeder eller elektroniske dokumentfiler (for eksempel PDF- eller Microsoft Office-filer), der organiseres i dokumenter og får tildelt metadataværdier (indekseres). Hvert dokument deler et sæt metadataværdier. Oracle Content Management indeholder en række processorer til Content Capture, som importerer dokumenter, konverterer dem til PDF og/eller TIFF, automatisk genkender stregkoder, automatisk separerer dokumenter, udfylder metadataværdier og leverer det endelige output til Oracle Content Management.
Scanning eller import af dokumenter i batches i en indholdsopsamlingsprocedure kan udføres på forskellige måder:
Scanning af store mængder ved hjælp af en produktionsscanner til dokumentbilledbehandling
Ad hoc-fjernscanning eller -import, for eksempel fra en forretningsapplikation
Automatiseret import, for eksempel fra en e-mailkonto eller en overvåget mappe
Slutbrugerne kan scanne papirkopier af dokumenter manuelt eller importere elektroniske dokumenter i batches ved hjælp af Content Capture Client-softwaren (på basis af klientprofiler, der er oprettet af proceduremanagers). Importprocessoren kan også automatisk importere billeder og andre elektroniske dokumenter direkte fra e-mail, netværksmapper eller listefiler ved hjælp af indstillinger, der er lagret i et importjob.
Afhængigt af din virksomheds behov er det muligvis nødvendigt at konvertere ikke-billedinputdokumenter og -vedhæftninger til et andet format. Det kan for eksempel være, at udgiftsrapporter i PDF-format, der er vedhæftet i e-mailmeddelelser, skal konverteres til billedformat, så deres stregkoder kan læses. I det tilfælde konverterer TIFF-konverteringsprocessoren PDF-filer til TIFF-billeder. TIFF-konverteringsprocessoren konverterer automatisk dokumenter eller vedhæftninger og fletter dem i en batch ved hjælp af indstillinger, der er gemt i et konverteringsjob. PDF-konverteringsprocessoren konverterer dokumenter til PDF'er af samme indholdstype som kildedokumentet og desuden til PDF'er, der kan søges i.
Klassificering er processen, hvor batches opdeles i deres logiske dokumenter, og hvor dokumentprofiler tildeles. Klientprofilen angiver et sæt mulige metadatafelter og vedhæftningstyper, der er tilgængelige for det enkelte dokument. Klassificering omfatter også tildeling af en status til en batch.
Manuelt af Content Capture Client-brugerne. Brugerne kan for eksempel vælge en klientprofil, der er konfigureret til et bestemt antal sider pr. dokument. De kan også indsætte separatorark mellem dokumenter før scanning for at identificere et nyt dokument. Under visuel gennemgang af en batch kan Content Capture Client-brugerne oprette nye dokumenter ved at opdele større dokumenter i flere mindre dokumenter.
Manuelt af brugerne under filimport i Content Capture Client.
Automatisk, når importprocessoren importerer dokumenter på basis af jobindstillinger.
Automatisk, når genkendelsesprocessoren udfører stregkodegenkendelse. Hvis der sendes en batch til genkendelsesprocessoren, udfører processoren automatisk stregkodegenkendelse og dokumentklassificering.
Dokumenter tildeles et sæt metadataværdier baseret på en dokumentprofil. Dette kaldes indeksering. Profilen identificerer de metadatafelter, der er tilgængelige for indeksering af en bestemt type dokument. Metadataværdier kan tildeles på forskellige måder:
Manuelt af brugere i metadataruden i Content Capture Client.
Automatisk, når importprocessoren behandler dokumenter baseret på jobindstillinger.
Automatisk under behandling af genkendelsesprocessoren baseret på jobindstillinger.
Automatisk under behandling af aktivopslagsprocessoren baseret på jobindstillinger.
Metadatafelter kan konfigureres på flere forskellige måder. Du kan konfigurere en inputmaske og et visningsformat eller angive et almindeligt udtryk til validering. Metadataværdier kan udfyldes automatisk eller vælges på valglister (eller udledes af stregkoder) og afhængige valglister. Procedureansvarlige konfigurerer disse metadatafeltdefinitioner i proceduren og bruger dem derefter i klientprofiler eller processorjobs.
En vedhæftning er en billedfil eller en ikke-billedfil, der er tilknyttet et primært dokument. Procedureansvarlige definerer vedhæftningstyper,, der kan tildeles til dokumentprofiler. Disse vedhæftningstyper kan bruges til klassificering af vedhæftninger med dokumenter, der er tildelt til en dokumentprofil. Content Capture Client-brugere kan se vedhæftninger, ændre en vedhæftningstype, oprette vedhæftninger og ændre billedvedhæftninger.
Procedureansvarlige definerer batchstatusser, der passer til virksomhedens behov. Brugeren tildeler dem manuelt til en batch når som helst i Content Capture-processen eller automatisk af en af processorerne.
Oracle Content Management bruger en lås-og-frigiv-metode til at sikre, at kun én bruger eller processor altid har adgang til alle indholdsopsamlingsbatches. En batch låses automatisk til dig, når du opretter eller åbner (udvider) batchen. Du skal frigive batchen eller låse den op for at gøre den tilgængelig for andre. Når du er færdig med at arbejde med en batch, frigiver du den eller låser den op. Når en batch frigives, synkroniseres dens dokumenter og metadata automatisk med Oracle Content Management, og den videresendes til yderligere behandling (bekræftelse, genkendelse eller konvertering), hvis dette er konfigureret i klientprofilen.
Når en batch bekræftes, uploades alle dens dokumenter og deres metadata til Oracle Content Management og fjernes derefter fra batchen. Dette gør det muligt at finde og få adgang til dokumenterne i Oracle Content Management via deres metadata eller indhold. Nogle af dokumenterne bekræftes muligvis ikke. Dokumenter, hvor påkrævede felter ikke er udfyldt, springes for eksempel over. Hvis alle dokumenter i en batch bekræftes, slettes batchen også fra proceduren.
Under bekræftelsesprocessen bevares det oprindelige format for ikke-billedfiler, der ikke er konverteret til et billedformat.