2 Om Content Capture-processen

Lad os kigge på den grundlæggende proces til opsamling af indhold og upload af det til Oracle Content management.

Viser, hvordan dokumenter behandles fra første til sidste stadie

Kilder

Indhold kan opsamles fra forskellige kilder:

Processorer

Uanset kilden videresendes hvert opsamlet dokument gennem en række processorer, før de uploades til Oracle Content Management med henblik på lagring og/eller yderligere behandling:
  • Importprocessoren udfører automatiseret masseimport fra kilder som en filsystemmappe, en afgrænset listetekstfil eller en e-mailserverkontos indbakke/mappe. Importjobbet overvåger kilden og importerer indhold med en angivet frekvens (for eksempel en gang i minuttet, i timen eller om dagen).

  • TIFF-konverteringsprocessoren konverterer automatisk ikke-billeddokumenter og vedhæftninger til TIFF- eller JPEG-format. Du kan vælge at flette dokumenter og vedhæftninger på forskellige måder under konvertering. Konverteringsprocessoren kan for eksempel konvertere dokumentfiler som PDF'er eller Microsoft Office-dokumenter til TIFF-billeder med henblik på stregkodebehandling.

  • PDF-konverteringsprocessoren konverterer dokumenter, billeder og vedhæftninger til PDF'er.
  • Genkendelsesprocessoren genkender automatisk stregkoder, organiserer dokumenter og indekserer dem.

  • Bekræftelsesprocessoren udfører bekræftelsesprofiler for automatisk at udlæse og uploade dokumenter i en batch til Oracle Content Management og fjerner derefter disse batches fra proceduren.

    En bekræftelsesprofil angiver, hvordan dokumenterne og deres metadata skal udlæses, hvilket inkluderer mappinger af metadatafelter, outputformat, vejledning i fejlhåndtering og indstillinger for bekræftelsesdriver.

  • Aktivopslagsprocessoren gør det muligt for klientbrugerne at søge efter understøttede aktiver i Oracle Content Management-informationsbasen.

  • XML-transformationsprocessoren giver klientbrugere mulighed for at transformere XML-dokumenter til den ønskede typografi på basis af en XSLT-fil.

Hvis du har konfigureret, at alle processorerne skal bruges, er de alle koordineret med hinanden. Mange opgaver i et batchflow begynder med importprocessoren og fortsætter derefter til PDF- eller TIFF-konverteringsprocessoren, hvor dokumenter konverteres til de konfigurerede formater. Genkendelsesprocessoren overtager derefter med henblik på genkendelse af stregkoder, organisering af dokumenter på de angivne måder og indeksering af dokumenterne. Og til sidst leverer (uploader) bekræftelsesprocessoren outputtet til Oracle Content Management.

Alle opsamlede dokumenter uploades og lagres i Oracle Content Management som separate indholdselementer med de metadata, der blev tildelt under indholdsopsamlingsprocessen. Du kan oprette adgang til og håndtere disse elementer fuldstændig ligesom alle andre elementer i Oracle Content Management.

Procedurer

Procedurer er definerede workflows for indholdsopsamling fra den første hentning og hele vejen til den endelige upload til Oracle Content Management. Hver procedure repræsenterer et komplet system til opsamling af indhold med en central lokation til konfiguration af metadata, behandlingsregler, konfigurationsprofiler og batchdata til et bestemt miljø. Content Capture Client-brugere opretter og åbner batches i en procedure, som de har fået tildelt adgang til.

Du kan oprette flere procedurer til din organisation, så du effektivt kan håndtere alle dine behov for opsamling og behandling af indhold, for eksempel efter afdeling eller lokation. Du kan også dele fælles konfigurationselementer mellem procedurer, så de genbruges optimalt. Og du kan kopiere en procedure, så andre miljøer nemt kan implementere den.

Batches

En batch indeholder et eller flere dokumenter, som kan være indbyrdes relaterede (for eksempel flere dokumenter for samme kunde) eller ikke-relaterede (for eksempel dokumenter adskilt af separatorark).
  • Et dokument kan bestå af scannede billeder eller en elektronisk fil, for eksempel en Microsoft Word- eller PDF-fil.

  • Et dokument indeholder muligvis vedhæftninger, for eksempel billeder eller elektroniske filer.

Når du arbejder med en batch, kan du låse den. Der vises et låseikon, hvis en batch er låst af dig eller en anden bruger. Frigivelse af en batch fjerner låseikonet og frigiver, afhængigt af klientprofilens indstillinger, batchen, så en anden bruger eller en systemprocessor kan arbejde på den.

Klientprofiler

Du scanner eller importerer grupper af sider i batches ved hjælp af en klientprofil, som den procedureansvarlige har defineret for dig. En klientprofil er en gruppe indstillinger, der bestemmer, hvordan dokumenterne i en batch skal scannes, importeres eller indekseres. En klientprofil gør følgende:
  • Den styrer for eksempel scannerindstillinger, hvordan dokumenter oprettes og separeres i batchen, om metadatafelter er tilgængelige, om og hvordan stregkoder behandles, og hvad der sker med batches, når du frigiver dem.

  • Den bestemmer, om du kun kan opsamle dokumenter, opsamle og indeksere dokumenter eller kun indeksere dokumenter.

  • Den bestemmer, om elektroniske ikke-billedfiler (for eksempel PDF-dokumenter) skal bevares i deres oprindelige format, konverteres til billedformat, eller om import af dem skal forhindres.

  • Den identificerer det sæt metadatafelter, der skal udfyldes for et valgt dokument.

Hvis din klientprofil inkluderer indeksering, kan du tildele dokumenter metadataværdier, for eksempel et kunde-ID og kundenavn. Dokumenter af forskellige typer i en batch har typisk forskellige sæt af tilgængelige metadatafelter. Du kan tildele metadataværdier til dokumenter i batches kun til indeksering, men du kan ikke vedhæfte, indsætte eller erstatte sider.

Når du er færdig med at arbejde på dokumenterne i en batch, kan du frigive batchen, så den låses op for andre (hvis der ikke er defineret nogen frigivelsesprocesser). Hvis du frigiver en batch og har valgt en tilgængelig frigivelsesproces, afhænger den næste handling, der udføres på batchen, af den pågældende frigivelsesproces. Hvad der sker derefter, afhænger af klientprofilens indstillinger:
  • Batchen kan fjernes fra batchrudens liste og bekræftes til Oracle Content Management, eller den kan placeres i en kø til yderligere behandling, for eksempel PDF-/TIFF-konvertering eller stregkodegenkendelse.

  • Batchen kan forblive på listen, men være ulåst (der vises intet låseikon). Det giver dig eller en anden bruger mulighed for at låse batchen og foretage yderligere ændringer.