Lad os kigge på den grundlæggende proces til opsamling af indhold og upload af det til Oracle Content management.
manuelt ved at scanne papirdokumenter med Content Capture Client-softwaren
manuelt ved at importere elektroniske dokumenter med Content Capture Client-softwaren
automatisk fra en overvåget filmappe (via filimportagenten)
automatisk fra en overvåget e-mailserverkontos indbakke eller mappe.
Importprocessoren udfører automatiseret masseimport fra kilder som en filsystemmappe, en afgrænset listetekstfil eller en e-mailserverkontos indbakke/mappe. Importjobbet overvåger kilden og importerer indhold med en angivet frekvens (for eksempel en gang i minuttet, i timen eller om dagen).
TIFF-konverteringsprocessoren konverterer automatisk ikke-billeddokumenter og vedhæftninger til TIFF- eller JPEG-format. Du kan vælge at flette dokumenter og vedhæftninger på forskellige måder under konvertering. Konverteringsprocessoren kan for eksempel konvertere dokumentfiler som PDF'er eller Microsoft Office-dokumenter til TIFF-billeder med henblik på stregkodebehandling.
Genkendelsesprocessoren genkender automatisk stregkoder, organiserer dokumenter og indekserer dem.
Bekræftelsesprocessoren udfører bekræftelsesprofiler for automatisk at udlæse og uploade dokumenter i en batch til Oracle Content Management og fjerner derefter disse batches fra proceduren.
En bekræftelsesprofil angiver, hvordan dokumenterne og deres metadata skal udlæses, hvilket inkluderer mappinger af metadatafelter, outputformat, vejledning i fejlhåndtering og indstillinger for bekræftelsesdriver.
Aktivopslagsprocessoren gør det muligt for klientbrugerne at søge efter understøttede aktiver i Oracle Content Management-informationsbasen.
Hvis du har konfigureret, at alle processorerne skal bruges, er de alle koordineret med hinanden. Mange opgaver i et batchflow begynder med importprocessoren og fortsætter derefter til PDF- eller TIFF-konverteringsprocessoren, hvor dokumenter konverteres til de konfigurerede formater. Genkendelsesprocessoren overtager derefter med henblik på genkendelse af stregkoder, organisering af dokumenter på de angivne måder og indeksering af dokumenterne. Og til sidst leverer (uploader) bekræftelsesprocessoren outputtet til Oracle Content Management.
Alle opsamlede dokumenter uploades og lagres i Oracle Content Management som separate indholdselementer med de metadata, der blev tildelt under indholdsopsamlingsprocessen. Du kan oprette adgang til og håndtere disse elementer fuldstændig ligesom alle andre elementer i Oracle Content Management.
Procedurer er definerede workflows for indholdsopsamling fra den første hentning og hele vejen til den endelige upload til Oracle Content Management. Hver procedure repræsenterer et komplet system til opsamling af indhold med en central lokation til konfiguration af metadata, behandlingsregler, konfigurationsprofiler og batchdata til et bestemt miljø. Content Capture Client-brugere opretter og åbner batches i en procedure, som de har fået tildelt adgang til.
Du kan oprette flere procedurer til din organisation, så du effektivt kan håndtere alle dine behov for opsamling og behandling af indhold, for eksempel efter afdeling eller lokation. Du kan også dele fælles konfigurationselementer mellem procedurer, så de genbruges optimalt. Og du kan kopiere en procedure, så andre miljøer nemt kan implementere den.
Et dokument kan bestå af scannede billeder eller en elektronisk fil, for eksempel en Microsoft Word- eller PDF-fil.
Et dokument indeholder muligvis vedhæftninger, for eksempel billeder eller elektroniske filer.
Når du arbejder med en batch, kan du låse den. Der vises et låseikon, hvis en batch er låst af dig eller en anden bruger. Frigivelse af en batch fjerner låseikonet og frigiver, afhængigt af klientprofilens indstillinger, batchen, så en anden bruger eller en systemprocessor kan arbejde på den.
Den styrer for eksempel scannerindstillinger, hvordan dokumenter oprettes og separeres i batchen, om metadatafelter er tilgængelige, om og hvordan stregkoder behandles, og hvad der sker med batches, når du frigiver dem.
Den bestemmer, om du kun kan opsamle dokumenter, opsamle og indeksere dokumenter eller kun indeksere dokumenter.
Den bestemmer, om elektroniske ikke-billedfiler (for eksempel PDF-dokumenter) skal bevares i deres oprindelige format, konverteres til billedformat, eller om import af dem skal forhindres.
Den identificerer det sæt metadatafelter, der skal udfyldes for et valgt dokument.
Hvis din klientprofil inkluderer indeksering, kan du tildele dokumenter metadataværdier, for eksempel et kunde-ID og kundenavn. Dokumenter af forskellige typer i en batch har typisk forskellige sæt af tilgængelige metadatafelter. Du kan tildele metadataværdier til dokumenter i batches kun til indeksering, men du kan ikke vedhæfte, indsætte eller erstatte sider.
Batchen kan fjernes fra batchrudens liste og bekræftes til Oracle Content Management, eller den kan placeres i en kø til yderligere behandling, for eksempel PDF-/TIFF-konvertering eller stregkodegenkendelse.
Batchen kan forblive på listen, men være ulåst (der vises intet låseikon). Det giver dig eller en anden bruger mulighed for at låse batchen og foretage yderligere ændringer.