2 Κατανόηση της διαδικασίας Content Capture

Ας ρίξουμε μια ματιά στη βασική διαδικασία αποτύπωσης περιεχομένου και αποστολής του στο Oracle Content Management.

Παρουσιάζει τον τρόπο επεξεργασίας των εγγράφων από την πρώτη έως την τελευταία σελίδα

Προελεύσεις

Η αποτύπωση περιεχομένου μπορεί να γίνει από διάφορες προελεύσεις:

Προγράμματα επεξεργασίας

Ανεξάρτητα από την προέλευση, κάθε αποτυπωμένο έγγραφο δρομολογείται μέσω ενός πλήθους προγραμμάτων επεξεργασίας πριν αποσταλεί στο Oracle Content Management για αποθήκευση ή/και περαιτέρω επεξεργασία:

  • Το Πρόγραμμα επεξεργασία εισαγωγής παρέχει αυτοματοποιημένη μαζική εισαγωγή από προελεύσεις, όπως ένας φάκελος συστήματος αρχείων, ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου λίστας ή τα εισερχόμενα/ένας φάκελος ενός λογαριασμού server ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εργασία εισαγωγής παρακολουθεί την προέλευση και εισάγει περιεχόμενο σε μια καθορισμένη συχνότητα (για παράδειγμα, κάθε λεπτό, ώρα ή ημέρα).

  • Το Πρόγραμμα επεξεργασίας μετατροπής TIFF μετατρέπει αυτόματα έγγραφα και συνημμένα που δεν είναι εικόνες και σε μορφή TIFF ή JPEG. Μπορείτε να επιλέξετε να συγχωνεύετε έγγραφα και συνημμένα με διάφορους τρόπους κατά τη μετατροπή. Για παράδειγμα, το πρόγραμμα επεξεργασίας μετατροπής μπορεί να μετατρέπει αρχεία εγγράφων, όπως PDF ή έγγραφα Microsoft Office σε εικόνες TIFF για επεξεργασία γραμμωτών κωδικών.

  • Το Πρόγραμμα επεξεργασίας μετατροπής PDF μετατρέπει έγγραφα, εικόνες και συνημμένα σε PDF.

  • Το Πρόγραμμα επεξεργασίας αναγνώρισης αναγνωρίζει αυτόματα γραμμωτούς κώδικες, οργανώνει έγγραφα και τα δεικτοδοτεί.

  • Το πρόγραμμα επεξεργασίας οριστικοποίησης εκτελεί προφίλ οριστικοποίησης για την αυτόματη έξοδο και αποστολή των εγγράφων μιας δέσμης στο Oracle Content Management και, στη συνέχεια, καταργεί τις δέσμες από τη διαδικασία.

    Ένα προφίλ οριστικοποίησης καθορίζει τον τρόπο εξόδου των εγγράφων και των μεταδεδομένων τους και περιλαμβάνει αντιστοιχίσεις πεδίων μεταδεδομένων, μορφή εξόδου, οδηγίες χειρισμού σφαλμάτων και ρυθμίσεις προγράμματος οδήγησης οριστικοποίησης.

  • Το πρόγραμμα επεξεργασίας αναζήτησης πόρων επιτρέπει στους χρήστες του client να αναζητούν υποστηριζόμενους πόρους στο αποθετήριο του Oracle Content Management.

  • Το Πρόγραμμα επεξεργασίας μετασχηματισμού XML: επιτρέπει στους χρήστες client τον μετασχηματισμό εγγράφων XML σε επιθυμητό στυλ βάσει αρχείου XSLT.

Κάθε πρόγραμμα επεξεργασίας, αν έχετε διαμορφώσει να χρησιμοποιούνται όλα, λειτουργεί σε συνδυασμό με τα υπόλοιπα. Πολλές εργασίες σε μια ροή δέσμης αρχίζουν με το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής και, στη συνέχεια, μεταβιβάζονται στο πρόγραμμα επεξεργασίας μετατροπής PDF ή TIFF για τη μετατροπή των εγγράφων στις διαμορφωμένες μορφές. Το πρόγραμμα επεξεργασίας αναγνώρισης αναλαμβάνει στη συνέχεια για την αναγνώριση γραμμωτών κωδικών, την οργάνωση των εγγράφων με καθορισμένες μεθόδους και τη δεικτοδότησή τους. Και τέλος, το πρόγραμμα επεξεργασίας οριστικοποίησης παραδίδει (αποστέλλει) το αποτέλεσμα στο Oracle Content Management.

Όλα τα αποτυπωμένα έγγραφα αποστέλλονται και αποθηκεύονται στο Oracle Content Management ως ξεχωριστά στοιχεία περιεχομένου με τα μεταδεδομένα να αντιστοιχίζονται κατά τη διαδικασία αποτύπωσης περιεχομένου. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να διαχειρίζεστε αυτά τα στοιχεία, όπως ακριβώς και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία στο Oracle Content Management.

Διαδικασίες

Διαδικασίες είναι καθορισμένες ροές εργασίας αποτύπωσης περιεχομένου, που καλύπτουν από την αρχική προέλευση έως την τελική αποστολή στο Oracle Content Management. Κάθε διαδικασία αντιπροσωπεύει ένα ολοκληρωμένο σύστημα αποτύπωσης περιεχομένου, παρέχοντας μια κεντρική θέση για τη διαμόρφωση μεταδεδομένων, κανόνων επεξεργασίας, προφίλ διαμόρφωσης και δεδομένων δέσμης για ένα συγκεκριμένο περιβάλλον. Οι χρήστες του Content Capture Client δημιουργούν και έχουν πρόσβαση σε δέσμες εντός μιας διαδικασίας στην οποία τους έχει εκχωρηθεί πρόσβαση.

Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές διαδικασίες για τον οργανισμό σας, οπότε μπορείτε να διαχειρίζεστε αποδοτικά όλες τις ανάγκες σας αποτύπωσης και επεξεργασίας περιεχομένου, για παράδειγμα ανά τμήμα ή τοποθεσία. Μπορείτε επίσης να κάνετε κοινή χρήση σε κοινά στοιχεία διαμόρφωσης μεταξύ διαδικασιών για βέλτιστη εκ νέου χρήση. Και μπορείτε επίσης να αντιγράψετε μια διαδικασία για εύκολη προσαρμογή για άλλα περιβάλλοντα.

Δέσμες

Μια δέσμη περιέχει ένα ή περισσότερα έγγραφα, τα οποία μπορεί να σχετίζονται (για παράδειγμα, πολλαπλά έγγραφα για έναν πελάτη) ή όχι (για παράδειγμα, έγγραφα που διαχωρίζονται από φύλλα διαχωρισμού).

  • Ένα έγγραφο μπορεί να αποτελείται από σαρωμένες εικόνες ή ένα ηλεκτρονικό αρχείο, όπως για παράδειγμα ένα αρχείο Microsoft Word ή PDF.

  • Ένα έγγραφο μπορεί να περιέχει ή όχι συνημμένα, όπως εικόνες ή ένα ηλεκτρονικό αρχείο.

Όταν εργάζεστε με μια δέσμη, μπορείτε να την κλειδώσετε. Μια κλειδαριά εμφανίζεται αν η δέσμη είναι κλειδωμένη από εσάς ή από κάποιον άλλον χρήστη. Αν αποδεσμεύσετε μια δέσμη, αφαιρείται το εικονίδιο κλειδώματος και, ανάλογα με τις ρυθμίσεις του προφίλ client, η δέσμη αποδεσμεύεται ώστε να μπορεί να εργαστεί με αυτή ένας άλλος χρήστης ή πρόγραμμα επεξεργασίας συστήματος.

Προφίλ Client

Εκτελείτε σάρωση ή εισαγωγής ομάδων σελίδων σε δέσμες χρησιμοποιώντας ένα προφίλ client που έχει ορίσει για εσάς ο υπεύθυνος διαδικασιών. Ένα προφίλ client είναι μια ομάδα ρυθμίσεων που προσδιορίζουν τον τρόπο σάρωσης, εισαγωγής ή δεικτοδότησης των εγγράφων σε μια δέσμη. Ένα προφίλ client κάνει τα εξής:

  • Ελέγχει στοιχεία, όπως τις ρυθμίσεις σαρωτή, τον τρόπο δημιουργίας και διαχωρισμού των εγγράφων σε μια παρτίδα, εάν τα πεδία μεταδεδομένων είναι διαθέσιμα και απαιτούμενα, εάν και με ποιον τρόπο γίνεται η επεξεργασία των γραμμωτών κωδικών και τι συμβαίνει στις δέσμες μετά την αποδέσμευσή τους.

  • Προσδιορίζει εάν μπορείτε να κάνετε μόνο αποτύπωση εγγράφων, αποτύπωση και δεικτοδότηση εγγράφων ή μόνο δεικτοδότηση εγγράφων.

  • Προσδιορίζει αν τα ηλεκτρονικά αρχεία που δεν είναι εικόνες (για παράδειγμα, έγγραφα PDF) πρέπει να διατηρηθούν στην αρχική μορφή τους, εάν θα γίνει μετατροπή σε μορφή εικόνας ή εάν θα αποτραπεί η εισαγωγή τους.

  • Προσδιορίζει το σύνολο των πεδίων μεταδεδομένων που πρέπει να συμπληρωθούν για ένα επιλεγμένο έγγραφο.

Αν το προφίλ client περιλαβάνει δεικτοδότηση, μπορείτε να αντιστοιχίσετε τιμές μεταδεδομένων σε έγγραφα, όπως ένα αναγνωριστικό και ένα όνομα πελάτη. Έγγραφα διαφορετικών τύπων σε μια παρτίδα συνήθως έχουν διαφορετικά σύνολα πεδίων μεταδεδομένων διαθέσιμα. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε τιμές μεταδεδομένων σε έγγραφα παρτίδων με προφίλ "Δημιουργία ευρετηρίου μόνο", αλλά δεν μπορείτε να προσαρτήσετε, να εισάγετε ή να αντικαταστήσετε σελίδες.

Μόλις ολοκληρωθεί η εργασία στα έγγραφα μιας δέσμης, αποδεσμεύετε τη δέσμη, ξεκλειδώνοντάς την έτσι από την αποκλειστική σας χρήση (εάν δεν έχουν οριστεί διαδικασίες αποδέσμευσης). Αν αποδεσμεύσετε μια δέσμη και επιλέξατε μια διαθέσιμη διαδικασία αποδέσμευσης, η επόμενη ενέργεια που εκτελείται στη δέσμη εξαρτάται από αυτήν τη διαδικασία αποδέσμευσης. Η επακόλουθη συμπεριφορά εξαρτάται από τις ρυθμίσεις του προφίλ client:

  • Η δέσμη μπορεί να καταργηθεί από τη λίστα τμήματος παραθύρου δεσμών και να οριστικοποιηθεί στο Oracle Content Management ή μπορεί να τοποθετηθεί σε μια ουρά για περαιτέρω επεξεργασία, όπως για μετατροπή PDF/TIFF ή αναγνώριση γραμμωτού κώδικα.

  • Η δέσμη ενδέχεται να παραμείνει στη λίστα, αλλά ξεκλειδώνεται (δεν εμφανίζεται το εικονίδιο της κλειδαριάς). Αυτό επιτρέπει σε εσάς ή σε κάποιον άλλον χρήστη να κλειδώσετε τη δέσμη και να εφαρμόσετε περαιτέρω αλλαγές.