Οι λειτουργίες αποτύπωσης περιεχομένου του Oracle Content Management σάς παρέχουν ένα σύστημα για την αποτύπωση, τη δεικτοδότηση, την αποθήκευση και τη διαχείριση του κρίσιμου επιχειρηματικού περιεχομένου σας. Μπορείτε να σάρωση και εισαγωγή εγγράφων μαζικά και να τα επεξεργαστείτε αυτόματα πριν αποσταλούν στο Oracle Content Management. Τα έγγραφα αποτελούνται από μία ή περισσότερες εικόνες που ελήφθησαν από έναν σαρωτή ή που εισήχθησαν από ένα αρχείο ή μπορεί να είναι ηλεκτρονικά αρχεία που δεν είναι εικόνες, όπως αρχεία Microsoft Word ή PDF. Κατά την εισαγωγή αρχείων που δεν είναι εικόνες, η καθορισμένη ροή αποτύπωσης προσδιορίζει εάν θα διατηρηθεί η αρχική μορφή τους, εάν θα γίνει μετατροπή σε μια μορφή εικόνας ή εάν θα αποτραπεί η εισαγωγή τους.
Οι δέσμες εγγράφων που δημιουργείτε είναι κλιμακούμενες, γεγονός που σας επιτρέπει να αναδιοργανώνετε τα έγγραφα, να αυτοματοποιείτε την ομαδοποίησή τους ώστε να ικανοποιεί τις επιχειρηματικές ανάγκες σας, να κάνετε ανάγνωση γραμμωτών κωδικών για σκοπούς τιμολόγησης ή αρχειοθέτησης, να δεικτοδοτείτε τα έγγραφα για να είναι εύκολα αναζητήσιμα και να τα μετατρέπετε σε τυπικές μορφές για τον οργανισμό σας. Δημιουργείτε ροές εργασίας ή διαδικασίες αποτύπωσης περιεχομένου, οι οποίες αυτοματοποιούν την επεξεργασία και τη δρομολόγηση των φυσικών και ηλεκτρονικών εγγράφων μαζικά.
Τα κύρια στοιχεία που καθοδηγούν την αποτύπωση περιεχομένου είναι οι δέσμες και τα έγγραφα. Τα έγγραφα έχουν σαρωθεί ή εισαχθεί και διατηρούνται σε δέσμες. Μια δέσμη αποτελείται από σαρωμένες εικόνες ή αρχεία ηλεκτρονικών εγγράφων (όπως PDF ή αρχεία Microsoft Office), τα οποία είναι οργανωμένα σε έγγραφα και έχουν αντιστοιχιστεί σε αυτά τιμές μεταδεδομένων (δεικτοδοτηθεί). Κάθε έγγραφο μοιράζεται ένα σύνολο τιμών μεταδεδομένων. Oracle Content Management παρέχει μια ποικιλία από προγράμματα επεξεργασίας αποτύπωσης περιεχομένου, τα οποία εισάγουν έγγραφα, τα μετατρέπουν σε PDF ή/και TIFF, αναγνωρίζουν αυτόματα γραμμωτούς κώδικες, διαχωρίζουν αυτόματα τα έγγραφα, συμπληρώνουν τιμές μεταδεδομένων και παραδίδουν το τελικό αποτέλεσμα στο Oracle Content Management.
Η σάρωση ή εισαγωγή εγγράφων σε δέσμες εντός μιας διαδικασίας αποτύπωσης περιεχομένου μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους:
Σάρωση μεγάλου όγκου με τη χρήση ενός σαρωτή αποτύπωσης εγγράφων παραγωγής
Ad hoc απομακρυσμένη σάρωση ή εισαγωγή, όπως από μια επιχειρηματική εφαρμογή
Αυτοματοποιημένη εισαγωγή, όπως από έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φάκελο υπό παρακολούθηση
Οι τελικοί χρήστες μπορούν να εκτελούν μη αυτόματα σάρωση έντυπων εγγράφων ή εισαγωγής ηλεκτρονικών εγγράφων σε δέσμες χρησιμοποιώντας το λογισμικό Content Capture Client (με βάση προφίλ client που έχουν δημιουργηθεί από υπεύθυνους διαδικασιών). Εναλλακτικά, με τη χρήση ρυθμίσεων που είναι αποθηκευμένες σε μια εργασία εισαγωγής, το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής μπορεί επίσης να εισάγει αυτόματα εικόνες και άλλα ηλεκτρονικά έγγραφα απευθείας από ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, φακέλους δικτύου ή αρχεία λίστας.
Ανάλογα με τις επιχειρηματικές ανάγκες σας, ίσως πρέπει να μετατρέπετε έγγραφα εισόδου και συνημμένα που δεν είναι εικόνες σε μια διαφορετική μορφή. Για παράδειγμα, οι αναφορές εξόδων PDF που έχουν επισυναφθεί σε εισαχθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ίσως πρέπει να μετατραπούν σε μια μορφή εικόνας για να επιτρέπεται η ανάγνωση των γραμμωτών κωδικών τους. Σε αυτήν την περίπτωση, το πρόγραμμα επεξεργασίας μετατροπής σε TIFF μετατρέπει αρχεία PDF σε εικόνες TIFF. Το πρόγραμμα επεξεργασίας μετατροπής σε TIFF μετατρέπει αυτόματα έγγραφα ή συνημμένα και τα συγχωνεύει εντός μιας δέσμης με τη χρήση ρυθμίσεων που είναι αποθηκευμένες σε μια εργασία μετατροπής. Το πρόγραμμα επεξεργασίας μετατροπής PDF μετατρέπει έγγραφα σε PDF του ίδιου τύπου περιεχομένου καθώς και σε PDF με δυνατότητα αναζήτησης.
Ταξινόμηση είναι η διαδικασία διαχωρισμού των δεσμών στα λογικά έγγραφα που περιέχουν και η αντιστοίχιση προφίλ εγγράφων. Το προφίλ client καθορίζει ένα σύνολο από πιθανά πεδία μεταδεδομένων και τύπους συνημμένων που είναι διαθέσιμα σε κάθε έγγραφο. Η ταξινόμηση επίσης περιλαμβάνει την αντιστοίχιση μιας κατάστασης σε μια δέσμη.
Μη αυτόματα από τους χρήστες του Content Capture Client. Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν ένα προφίλ client που έχει διαμορφωθεί για έναν συγκεκριμένο αριθμό σελίδων ανά έγγραφο. Μπορούν επίσης να εισάγουν διαχωριστικά φύλλα μεταξύ των εγγράφων πριν από τη σάρωση για να προσδιορίσουν ένα νέο έγγραφο. Ενώ ελέγχουν οπτικά μια δέσμη, οι χρήστες του Content Capture Client μπορούν να δημιουργούν νέα έγγραφα διαχωρίζοντας τα μεγαλύτερα έγγραφα σε πολλά, μικρότερα έγγραφα.
Μη αυτόματα από τους χρήστες κατά την εισαγωγή αρχείων στο Content Capture Client.
Αυτόματα, όταν το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής εισάγει έγγραφα με βάση τις ρυθμίσεις εργασιών.
Αυτόματα, κατά την αναγνώριση γραμμωτών κωδικών από το πρόγραμμα επεξεργασίας αναγνώρισης. Αν μια δέσμη αποσταλεί στο πρόγραμμα επεξεργασίας αναγνώρισης, το πρόγραμμα επεξεργασίας εκτελεί αυτόματα αναγνώριση γραμμωτών κωδικών και ταξινόμηση των εγγράφων.
Στα έγγραφα αντιστοιχίζεται ένα σύνολο τιμών μεταδεδομένων με βάση ένα προφίλ εγγράφων, μια ενέργεια που ονομάζεται δεικτοδότηση. Αυτό το προφίλ προσδιορίζει τα πεδία μεταδεδομένων που είναι διαθέσιμα για τη δεικτοδότηση ενός συγκεκριμένου τύπου εγγράφου. Οι τιμές μεταδεδομένων μπορούν να αντιστοιχιστούν με διάφορους τρόπους:
Μη αυτόματα από τους χρήστες στο τμήμα παραθύρου "Μεταδεδομένα" στο Content Capture Client.
Αυτόματα, όταν το πρόγραμμα επεξεργασίας εισαγωγής επεξεργάζεται έγγραφα με βάση τις ρυθμίσεις εργασιών.
Αυτόματα, κατά την επεξεργασία από το πρόγραμμα επεξεργασίας αναγνώρισης, με βάση τις ρυθμίσεις εργασιών.
Αυτόματα, κατά την επεξεργασία από το πρόγραμμα επεξεργασίας αναζήτησης πόρων, με βάση τις ρυθμίσεις εργασιών.
Τα πεδία μεταδεδομένων μπορούν να διαμορφωθούν με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να διαμορφώσετε μια μάσκα εισόδου και μια μορφή εμφάνισης ή να παρέχετε μια κανονική παράσταση για επικύρωση. Οι τιμές μεταδεδομένων μπορούν να συμπληρώνονται αυτόματα, να επιλέγονται από λίστες επιλογών (ή να προέρχονται από γραμμωτούς κώδικες) και εξαρτώμενες λίστες επιλογών. Οι υπεύθυνοι διαδικασιών διαμορφώνουν αυτούς τους ορισμούς πεδίων μεταδεδομένων στη διαδικασία και, στη συνέχεια, τους χρησιμοποιούν σε προφίλ client ή εργασίες προγραμμάτων επεξεργασίας.
Ένα συνημμένο είναι ένα αρχείο εικόνας ή εκτός εικόνας που συσχετίζεται με ένα κύριο έγγραφο. Οι υπεύθυνοι διαδικασιών ορίζουν τύπους συνημμένων, που μπορούν να αντιστοιχιστούν σε προφίλ εγγράφων. Αυτοί οι τύποι συνημμένων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ταξινόμηση συνημμένων με έγγραφα που έχουν αντιστοιχιστεί σε ένα προφίλ εγγράφου. Οι χρήστες του Content Capture Client μπορούν να προβάλουν συνημμένα, να αλλάζουν έναν τύπο συνημμένων, να δημιουργούν συνημμένα και να τροποποιούν συνημμένα εικόνας.
Οι υπεύθυνοι διαδικασιών ορίουν καταστάσεις δέσμης που ικανοποιούν τις επιχειρηματικές ανάγκες τους. Ο χρήστης τα αντιστοιχίζει σε μια δέσμη μη αυτόματα οποτεδήποτε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αποτύπωσης περιεχομένου ή αυτόματα από ένα πρόγραμμα επεξεργασίας.
Oracle Content Management χρησιμοποιεί μια μέθοδο κλειδώματος και αποδέσμευσης, για να εξασφαλίσει ότι μόνο ένας χρήστης ή ένα πρόγραμμα επεξεργασίας έχει πρόσβαση σε οποιαδήποτε δέσμη αποτύπωσης περιεχομένου τη δεδομένη χρονική στιγμή. Μια δέσμη γίνεται αυτόματα κλειδωμένη για εσάς όταν δημιουργείτε ή ανοίγετε (αναπτύσσετε) τη δέσμη. Πρέπει να κάνετε αποδέσμευση ή να ξεκλειδώσετε τη δέσμη για να την καταστήσετε διαθέσιμη σε άλλους χρήστες. Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας με μια δέσμη, την αποδεσμεύετε ή την ξεκλειδώνετε. Η αποδέσμευση μιας δέσμης συγχρονίζει αυτόματα τα έγγραφα και τα μεταδεδομένα της με το Oracle Content Management και δρομολογεί τη δέσμη για περαιτέρω επεξεργασία (οριστικοποίηση, αναγνώριση ή μετατροπή), εάν έχει ρυθμιστεί κάτι τέτοιο στο προφίλ client της δέσμης.
Όταν μια δέσμη οριστικοποιηθεί, όλα τα έγγραφά της και τα μεταδεδομένα τους αποστέλλονται στο Oracle Content Management και, στη συνέχεια, αφαιρούνται από τη δέσμη. Αυτό επιτρέπει τον εντοπισμό και την πρόσβαση στα έγγραφα στο Oracle Content Management μέσω των μεταδεδομένων ή των περιεχομένων τους. Ορισμένα έγγραφα ενδέχεται να μην έχουν οριστικοποιηθεί. Για παράδειγμα, τα έγγραφα χωρίς τα συμπληρωμένα απαιτούμενα πεδία τους παρακάμπτονται. Αν όλα τα έγγραφα σε μια δέσμη έχουν οριστικοποιηθεί, η δέσμη διαγράφεται επίσης από τη διαδικασία.
Κατά τη διαδικασία οριστικοποίησης, τα αρχεία που δεν είναι εικόνες και δεν μετατράπηκαν σε μορφή εικόνας παραμένουν στην αρχική μορφή τους.