2 A Content Capture munkafolyamatának ismertetése

Tekintsük meg a tartalom rögzítésének és az Oracle Content Management szolgáltatásba való feltöltésének alapvető folyamatát.

Bemutatja a dokumentumok feldolgozását az első szakasztól az utolsóig

Források

A tartalom különböző forrásokból rögzíthető:

manuálisan, papíralapú (nyomtatott) dokumentumokat beolvasva a Content Capture Client szoftverrel,
manuálisan, elektronikus dokumentumokat importálva a Content Capture Client szoftverrel,
automatikusan, egy figyelt fájlmappából (a File Import Agent segítségével),
automatikusan, egy figyelt levelezésikiszolgáló-fiók beérkező üzeneteket tartalmazó vagy más mappájából.

Feldolgozók

A forrástól függetlenül minden rögzített dokumentumnak számos feldolgozón kell áthaladnia, mielőtt feltöltődik az Oracle Content Management szolgáltatásba tárolás, illetve további feldolgozás céljából:

Az importálás-feldolgozó automatikus tömeges importálást biztosít az olyan forrásokból, mint például egy fájlrendszer mappája, egy tagolt listát tartalmazó szövegfájl vagy egy levelezési kiszolgálói fiók beérkezett üzeneteket tartalmazó vagy más mappája. Az importálási feladat figyeli a forrást, és megadott gyakorisággal (például percenként, óránként vagy naponta egyszer) importálja a tartalmat.
A TIFF átalakítás-feldolgozó automatikusan átalakítja a nem képdokumentumokat és mellékleteket TIFF vagy JPEG formátumúvá. Az átalakítás során lehetősége van a dokumentumok és mellékletek különböző módon történő egyesítésére. Például az átalakítás-feldolgozó dokumentumfájlokat (például PDF vagy Microsoft Office fájlokat) alakíthat át TIFF képekké a vonalkód feldolgozásához.
A TIFF átalakítás-feldolgozó átalakítja a dokumentumokat, képeket és mellékleteket PDF fájlokká.
A felismerés-feldolgozó automatikusan felismeri a vonalkódokat, rendszerezi és indexeli a dokumentumokat.
A jóváhagyás-feldolgozó a jóváhagyási profilokat hajtja végre automatikus kimeneti eredmények eléréséhez, és kötegekben feltölti a dokumentumokat az Oracle Content Management szolgáltatásba, majd eltávolítja a kötegeket az eljárásból.

A jóváhagyási profil határozza meg a dokumentumok és metaadatok kimeneti módját, és a következőket tartalmazza: metaadatmező-leképezések, kimeneti formátum, hibakezelési utasítások és jóváhagyási illesztőprogram beállításai.
A Forrásanyagkeresés-feldolgozó lehetővé teszi az ügyfélprogram felhasználói számára, hogy támogatott forrásanyagokat keressenek az Oracle Content Management adattárában.
Az XML-átalakítási feldolgozó segítségével az ügyfélprogram felhasználói XML-dokumentumokat alakíthatnak át kívánt stílusúra XSLT-fájl alapján.

Az egyes feldolgozók, ha úgy konfigurálta, hogy mindet használja, összehangoltan együttműködnek a többiekkel. A kötegfolyamban számos feladat kezdődik az importálás-feldolgozóval, majd folytatódik a PDF vagy TIFF átalakítás-feldolgozóval, amely átalakítja a dokumentumokat a konfigurált formátumokká. A felismerés-feldolgozó elvégzi a vonalkódok felismerését, a dokumentumok rendszerezését a megadott módon és az indexelésüket. Végül a jóváhagyás-feldolgozó továbbítja (feltölti) a kimeneti adatokat az Oracle Content Management szolgáltatásba.

Az összes rögzített dokumentum feltöltődik az Oracle Content Management szolgáltatásba, és ott tárolódik önálló tartalomelemként a tartalomrögzítési folyamat során hozzárendelt metaadatokkal együtt. Ezek az elemek épp úgy elérhetők és kezelhetők, mint bármilyen más elem az Oracle Content Management szolgáltatásban.

Eljárások

Eljárások: olyan definiált tartalomrögzítési munkafolyamatok, amelyek a kezdeti forráskiválasztástól egészen az Oracle Content Management szolgáltatásba történő végső feltöltésig tartanak. Minden eljárás teljes tartalomrögzítési rendszert jelent, központi helyet biztosítva metaadatok, feldolgozási szabályok, konfigurációs profilok és kötegadatok megadásához adott környezet számára. A Content Capture Client ügyfélprogram felhasználói egy olyan eljárásban hozzák létre és érik el a kötegeket, amelyhez hozzáférést kaptak.

Létrehozhat több eljárást a szervezetéhez, így például részlegek vagy helyszínek szerint hatékonyan kezelheti az összes tartalomrögzítési és -feldolgozási igényt. Az optimális újrahasznosítás érdekében az eljárások között megoszthatja a közös konfigurációs elemeket. Másolhat is egy eljárást, így egyszerűen alkalmazhatja más környezetekhez.

Kötegek

A köteg egy vagy több dokumentumot tartalmaz, ezek lehetnek kapcsolódók (például adott vevőhöz tartozó több dokumentum) vagy nem kapcsolódók (például elválasztó lapokkal felosztott dokumentumok).

Egy dokumentum tartalmazhat beolvasott képeket vagy egy elektronikus fájlt, például egy Microsoft Word vagy egy PDF fájlt.
A dokumentum tartalmazhat mellékleteket, például képeket vagy elektronikus fájlt.

Amikor köteggel dolgozik, zárolhatja azt. Lakat ikon jelenik meg, ha a köteget ön vagy másik felhasználó zárolta. A köteg feloldása eltávolítja a lakat ikont, és az ügyfélprofil beállításaitól függően felszabadítja a köteget, hogy másik felhasználó vagy egy rendszerfeldolgozó használhassa azt.

Ügyfélprofilok

Oldalcsoportokat olvashat be vagy importálhat kötegekben az eljáráskezelő által Önnek definiált ügyfélprofil használatával. Az ügyfélprofilnak olyan beállításcsoport, amely meghatározza a kötegben lévő dokumentumok beolvasásának, importálásának vagy indexelésének módját. Az ügyfélprofil az alábbi műveleteket végzi:

Vezérli például a lapolvasó beállításait, a dokumentumok létrehozását és szétválasztását a kötegben, meghatározza, hogy a metaadatmezők elérhetők legyenek-e, és hogy mi történjen a kötegekkel a feloldásuk után.
Meghatározza, hogy csak rögzítheti a dokumentumokat, rögzítheti és indexelheti a dokumentumokat, vagy csak indexelheti-e a dokumentumokat.
Meghatározza, hogy a nem képformátumú elektronikus fájlokat (például PDF dokumentumokat) az eredeti formátumukban kell-e megőrizni, át kell-e alakítani őket képformátummá, vagy pedig meg kell akadályozni az importálásukat.
Azonosítja a kijelölt dokumentumhoz kitöltendő metaadatmező-csoportot.

Ha az ügyfélprofil indexelést tartalmaz, a dokumentumokhoz metaadatértékeket rendelhet (például egy vevő azonosítója és neve). A kötegben lévő különböző típusú dokumentumok különböző metaadatmező-csoportokat tartalmaznak. A csak-indexelés típusú kötegekben hozzárendelheti a metaadatértékeket a dokumentumokhoz, de nem fűzhet hozzájuk, nem szúrhat be és nem cserélheti ki az oldalaikat.

Ha befejezte a kötegben lévő dokumentumokkal való műveleteket, a köteg feloldásával feloldhatja a köteg zárolását az Ön általi kizárólagos használat alól (ha még nincs definiálva feloldási folyamat). Ha felold egy köteget, és kijelölt egy használható feloldási folyamatot, a kötegen végrehajtandó következő művelet a feloldási folyamattól függ. Hogy mi történik azután, az az ügyfélprofil beállításaitól függ:

A köteg eltávolítható a Köteg ablaktábla listájából és kitehető az Oracle Content Management szolgáltatásba, vagy elhelyezhető egy további feldolgozásra várósorba, ilyen például a PDF/TIFF dokumentum konvertálása vagy a vonalkód-felismerés.
A köteg a listában maradhat, de a zárolását feloldják (nem jelenik meg a zárolás ikon). Ez lehetővé teszi Önnek vagy más felhasználónak, hogy zárolja a köteget, és további módosításokat végezzen rajta.