Az Oracle Content Management tartalomrögzítési funkciói egyetlen rendszert biztosítanak az ön alapvető fontosságú üzleti tartalmának rögzítésére, indexelésére, tárolására és kezelésére. Dokumentumokat olvashat be és importálhat tömegesen, és automatikusan feldolgozhatja azokat, mielőtt feltöltené őket az Oracle Content Management szolgáltatásba. A dokumentumok tartalmazhatnak egy vagy több, szkennerrel beolvasott vagy fájlból importált képet, illetve nem kép formátumú vagy egy elektronikus fájlokat, például Microsoft Word vagy PDF fájlokat. Nem képfájlok importálásakor a definiált rögzítési folyamat határozza meg, hogy a fájlok megőrzik-e eredeti formátumukat, átalakulnak-e képformátummá vagy nem importálhatók.
A létrehozott dokumentumkötegek méretezhetők és lehetővé teszik a dokumentumok átrendezését, az automatikus csoportosításukat az Ön üzleti igényeinek megfelelően, vonalkódok beolvasását számlázi és kitöltési célokból, a dokumentumok indexelését a könnyebb kereshetőség érdekében, valamint átalakításukat szabványos formátumokká az Ön szervezete számára. Hozzon létre olyan munkafolyamatokat vagy eljárásokat, amelyek automatizálják a fizikai és elektronikus dokumentumok feldolgozását és útválasztását.
A tartalomrögzítés elsődleges mozgató rugói a kötegek és a dokumentumok. A dokumentumokat kötegekben olvassák be vagy importálják, illetve kezelik. A köteg beolvasott képeket vagy elektronikus dokumentumfájlokat (például PDF vagy Microsoft Office fájlokat) tartalmazhat, amelyek dokumentumokba rendszerezhetők és metaadatok rendelhetők hozzájuk (indexeltek). Minden dokumentum metaadatértékek készletét használja. Az Oracle Content Management különböző tartalomrögzítés- feldolgozókat biztosít, amelyek importálják a dokumentumokat, átalakítják őket PDF, illetve TIFF formátumúvá, automatikusan felismerik a vonalkódokat, automatikusan elválasztják a dokumentumokat, feltöltik a metaadatértékeket, és továbbítják a végső eredményt az Oracle Content Management szolgáltatásnak.
Tartalomrögzítési eljárásban dokumentumok kötegekbe való beolvasása vagy importálása számos módon végrehajtható:
Nagy mennyiségű beolvasás nagy kapacitású dokumentumolvasó használatával
Alkalmi távoli beolvasás vagy importálás üzleti alkalmazásból
Automatikus importálás például e-mail-fiókból vagy figyelt mappából
A végfelhasználók manuálisan beolvasás műveletet hajthatnak végre a nyomtatott dokumentumokon, vagy importálás műveletet az elektronikus dokumentumokon kötegekbe való betöltéshez a Content Capture Client szoftver használatával (az ügyfélprofilok alapján, amelyeket az eljáráskezelők hoztak létre). Másik lehetőségként egy importálási feladatban tárolt beállítások használatával az importálási feldolgozó is automatikusan importálhat képeket és más elektronikus dokumentumokat közvetlenül e-mailből, hálózati mappákból vagy listafájlokból.
Az üzleti igényeitől függően szüksége lehet rá, hogy nem kép formátumú bemeneti dokumentumokat és mellékletek alakítson át különböző formátummá. Például az importált e-mail üzenetekhez csatolt PDF formátumú költségkimutatásokat át kell alakítania kép formátummá, hogy a bennük lévő vonalkódokat be lehessen olvasni. Ebben az esetben a TIFF átalakítás-feldolgozó átalakítja a PDF fájlokat TIFF képekké. A TIFF átalakítás-feldolgozó automatikusan átalakítja a dokumentumokat vagy a mellékleteket, és egy kötegben egyesíti őket egy átalakítási feladatban tárolt beállítások segítségével. A PDF átalakítás-feldolgozó átalakítja a dokumentumokat a forrásdokumentum tartalomtípusával megegyező PDF fájlokká, illetve kereshető PDF fájlokká.
Besorolás: a kötegek elválasztási folyamata logikai dokumentumokra, valamint a dokumentumok hozzárendelése. Az ügyfélprofil meghatározza az egyes dokumentumokhoz elérhető metaadatmezők és melléklettípusokat készletét. Az osztályozás szintén magában foglalja egy állapot hozzárendelését egy adott köteghez.
Manuálisan, a Content Capture Client ügyfélprogram felhasználói által. Például a felhasználók kiválaszthatnak egy olyan ügyfélprofilt, amelyet dokumentumonként megadott számú oldalra konfiguráltak. Elválasztó lapokat is beszúrhatnak a dokumentumok közé a beolvasás előtt, hogy azonosíthassanak egy új dokumentumot. A köteg vizuális ellenőrzése során a Content Capture Client ügyfélprogram felhasználói új dokumentumokat hozhatnak létre, ha a nagyobb dokumentumokat felosztják több kisebb dokumentumra.
Manuálisan a felhasználók által, amikor fájlokat importálnak a Content Capture Client ügyfélprogramba.
Automatikusan, amikor az importálás-feldolgozó dokumentumokat importál a feladat beállításai alapján.
Automatikusan, amikor a felismerés-feldolgozó vonalkód-felismerést hajt végre. Ha egy köteget elküldenek a felismerés-feldolgozónak, a feldolgozó automatikusan végrehajtja a vonalkód-felismerést és a dokumentumosztályozást.
A dokumentumokhoz metaadatértékek csoportja rendelhető egy dokumentumprofil alapján. Ennek a műveletnek a neve indexelés. Ez a profil azonosítja azokat a metaadatmezőket, amelyek egy adott dokumentumtípus indexeléséhez használhatók. A metaadatértékek hozzárendelése különböző módokon történhet:
Manuálisan a felhasználók által, a Content Capture Client ügyfélprogram Metaadatok ablaktáblájában.
Automatikusan, amikor az importálás-feldolgozó a feladat beállításai alapján dolgozza fel a dokumentumokat.
Automatikusan, amikor a felismerés-feldolgozó a feladat beállításai alapján dolgozza fel a dokumentumokat.
Automatikusan, amikor a forrásanyagkeresés-feldolgozó a feladat beállításai alapján dolgozza fel a dokumentumokat.
A metaadatmezők különböző módokon konfigurálhatók. Konfigurálhat egy bemeneti maszkot és egy megjelenítési formátumot, vagy megadhat egy reguláris kifejezést az érvényesítéshez. A metaadatok értékei automatikusan feltölthetők a választási listákból (vagy vonalkódokból származtatott) és függő választási listákból kiválasztott értékekkel. Az eljáráskezelők konfigurálják ezeket a metaadatmező-definíciókat az eljárásban, aztán az ügyfélprofilokban vagy feldolgozó feladatokban használják őket.
A melléklet elsődleges dokumentumhoz társított kép vagy nem kép típusú fájl. Az eljáráskezelők melléklettípusokat, definiálnak, amelyek dokumentumprofilokhoz rendelhetők. Ezek a melléklettípusok a mellékletek besorolására használhatók a dokumentumprofilhoz rendelt dokumentumokkal. A Content Capture Client felhasználói megtekinthetik a mellékleteket, módosíthatják a melléklettípust, mellékleteket hozhatnak létre, és módosíthatják a kép mellékleteket.
Az eljáráskezelők feladata a kötegállapotok definiálása az üzleti szükségletek kielégítése céljából. A kötegállapotot a felhasználó manuálisan bármikor hozzárendelheti egy köteghez a tartalomrögzítési folyamat során, vagy valamelyik feldolgozó hajtja ezt végre automatikusan.
Az Oracle Content Management egy zárolás-és-feloldás módszert használ annak biztosításához, hogy bármilyen megadott időpontban csak egy felhasználó vagy feldolgozó férhessen hozzá bármilyen tartalomrögzítési köteghez. A köteget a rendszer automatikusan Önhöz zárolja, amikor létrehozza vagy megnyitja (kibontja) a köteget. A köteget fel kell oldania vagy meg kell szüntetnie a zárolását ahhoz, hogy elérhető legyen más felhasználók számára. Ha befejezte a köteggel való munkát, oldja fel vagy szüntesse meg a zárolását. Ha felold egy köteget, akkor a rendszer automatikusan szinkronizálja annak dokumentumait és metaadatait az Oracle Content Management szolgáltatással, és továbbítja a köteget további feldolgozásra (jóváhagyás, felismerés vagy átalakítás), ha ez van konfigurálva a köteg ügyfélprofiljában.
Köteg jóváhagyásakor a benne lévő összes dokumentumot és ezek metaadatait feltölti a rendszer az Oracle Content Management szolgáltatásba, majd eltávolítja ezeket a kötegből. Ez lehetővé teszi a dokumentumok keresését és elérését az Oracle Content Management szolgáltatásban metaadataik vagy tartalmuk alapján. Előfordulhat, hogy egyes dokumentumok nem hagyhatók jóvá. Például a kötelező mezők kitöltése nélküli dokumentumokat kihagyja a rendszer. Ha kötegben lévő összes dokumentum jóvá lett hagyva, a köteget is törli a rendszer az eljárásból.
A jóváhagyási folyamat során a képformátumúra át nem alakított nem kép típusú fájlok eredeti formátumukban maradnak.